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Checklist pour organiser un marché de Noël paroissial

Un marché de Noël paroissial demande plus qu’une décoration festive : il faut coordonner les exposants, les bénévoles, les stands, les boissons et la restauration. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis construisez le budget et le plan du marché avant de lancer les invitations. Cette checklist regroupe les étapes à suivre jusqu’aux achats, à l’installation et à la préparation de la caisse.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

    2 personnes

  • Établir le budget

    2 personnes

  • Dessiner le plan du marché

    2 personnes

  • Inventorier les stands et les tables

    2 personnes

  • Contacter les fournisseurs

    2 personnes

  • Faire les réservations

    2 personnes

  • Inviter les exposants

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

    2 personnes

  • Recruter des bénévoles

    2 personnes

  • Établir le planning des bénévoles

    2 personnes

  • Confirmer la répartition des stands

    2 personnes

  • Élaborer le programme

    2 personnes

  • Vérifier les autorisations

    2 personnes

  • Vérifier l’assurance

    2 personnes

  • Afficher la promotion

    2 personnes

  • Publier des messages sur les réseaux sociaux

    2 personnes

  • Informer les exposants

    2 personnes

  • Vérifier les stocks

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Récupérer les produits frais

    2 personnes

  • Trier les décorations de Noël

    3 personnes

  • Préparer l'argent liquide

    2 personnes

  • Préparer les caisses

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    5 personnes

  • Préparer les boissons chaudes

    3 personnes

  • Remplir les glacières

    3 personnes

  • Contrôler le site

    3 personnes

  • Monter les stands

    8 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    6 personnes

  • Brancher l’électricité

    3 personnes

  • Installer l'éclairage

    4 personnes

  • Suspendre la décoration

    4 personnes

  • Installer les étiquettes de stand

    3 personnes

  • Installer les tables de vente

    6 personnes

  • Mettre en place le buffet traiteur

    4 personnes

Événement

  • Tenir les caisses

    2 personnes

  • Réceptionner les supports de stand

    3 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Tenir les chalets de Noël

    8 personnes

  • Servir des boissons chaudes

    4 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    3 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    3 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

    2 personnes

  • Annoncer le programme

  • Fournir la musique

    2 personnes

  • Fermer les caisses

    2 personnes

  • Clôturer le départ des exposants

    2 personnes

Suivi

  • Démonter les stands

    8 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    6 personnes

  • Retirer la décoration

    4 personnes

  • Éteindre l’équipement

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    4 personnes

  • Rassembler les déchets

    4 personnes

  • Nettoyer le lieu

    6 personnes

  • Rapporter le stock

    3 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    3 personnes

  • Déposer les recettes de la caisse

    2 personnes

  • Stocker les restes en toute sécurité

    2 personnes

  • Envoyer un message de remerciement

    2 personnes

  • Partager les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Stands de marchéqté 12
  • Tentes de réceptionqté 4
  • Tablesqté 18
  • Chaisesqté 80
  • Tabourets de barqté 8
  • Housses de nappesqté 18
  • Portants à vêtementsqté 4
  • Caisses de rangementqté 20

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 120
  • Verresqté 150
  • Tassesqté 100
  • Assiettesqté 150
  • Bol à soupeqté 100
  • Couteauxqté 150
  • Fourchettesqté 150
  • Cuillèresqté 150
  • Louchesqté 12

Cuisine

  • Thermosqté 8
  • Bouilloiresqté 4
  • Marmites à soupeqté 3
  • Louches à soupeqté 3
  • Planches à découperqté 6
  • Couteaux de chefqté 6
  • Saladiersqté 8
  • Plats de serviceqté 20
  • Pincesqté 12
  • Verres doseursqté 4
  • Glacièresqté 6
  • Plateauxqté 10
  • Bacs avec couverclesqté 20
  • Plats de maintien au chaudqté 6

Équipement

  • Rallongesqté 10
  • Multiprisesqté 10
  • Enceintes portablesqté 2
  • Microphonesqté 2
  • Caissesqté 3
  • Terminaux de paiementqté 2
  • Imprimantes d’étiquettesqté 2
  • Passe-câblesqté 12
  • Poteaux de balisageqté 12
  • Ruban de balisageqté 4

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 12
  • Lanternes LEDqté 20
  • Bougies LEDqté 40

Décoration

  • Sapins de Noëlqté 4
  • Boules de Noëlqté 120
  • Guirlandes de Noëlqté 20
  • Couronnes de Noëlqté 8
  • Personnages de Noëlqté 12
  • Panneaux de menuqté 8
  • Panneaux indicateursqté 12
  • Cartes de numéro de standqté 12
  • Étiquettes de prixqté 200
  • Décorations de tableqté 18

Nettoyage

  • Seauxqté 6
  • Serpillièresqté 6
  • Balaisqté 4
  • Pelle et balayetteqté 4
  • Gants de nettoyageqté 12
  • Flacons de gel hydroalcooliqueqté 6
  • Poubellesqté 12

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez le budget et le plan du marché avant de contacter les exposants : vous saurez combien de stands, de tables et de tentes peuvent réellement être installés.
  • Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 3 à 4 semaines avant le marché. Cela laisse le temps d’adapter les quantités et le service de soupe ou de boissons chaudes.
  • Prévoyez un planning de bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures, avec une personne référente pour l’accueil, la caisse, le ravitaillement et le rangement.
  • Vérifiez les autorisations et l’assurance au moins 6 semaines avant la date. Les questions liées aux tentes, aux rallonges électriques et à la préparation alimentaire arrivent souvent trop tard.
  • Faites l’inventaire du matériel 7 jours avant, puis les courses 1 à 2 jours avant. Gardez les produits frais pour la veille et préparez la monnaie avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël paroissial ?
Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les autorisations, l’assurance, les réservations et les invitations aux exposants doivent être réglées avant les dernières semaines.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché de Noël paroissial ?
Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la caisse, 2 pour la restauration et 1 pour le ravitaillement par créneau. Pour un marché de 6 heures, organisez au moins 2 rotations afin d’éviter les postes non couverts.
Quand envoyer les invitations aux exposants ?
Envoyez-les 6 à 8 semaines avant le marché et fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant. Vous pourrez ensuite confirmer la répartition des stands et leurs besoins en tables ou en alimentation.
Que préparer la veille d’un marché de Noël paroissial ?
Récupérez les produits frais, vérifiez les stocks, triez les décorations et regroupez le matériel par zone. Préparez aussi la caisse, les boissons chaudes, les rallonges et le plan d’installation avant le jour de l’événement.

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