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Pfarrweihnachtsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Pfarrweihnachtsmarkt braucht mehr Vorlauf als nur dekorierte Stände und Glühwein. Kläre zuerst Datum, Ort, Budget und Genehmigungen, bevor du Standbetreiber und Lieferanten verbindlich einplanst. Danach folgen Marktaufteilung, Helferplan, Programm und Werbung. Kurz vor dem Termin entscheidet eine genaue Bestands- und Einkaufskontrolle, ob Geschirr, Thermoskannen, Suppenkessel, Kühlboxen und Verlängerungskabel wirklich vorhanden sind.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Budget festlegen

    2 Personen

  • Marktaufteilung zeichnen

    2 Personen

  • Stände und Tische inventarisieren

    2 Personen

  • Lieferanten kontaktieren

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

    2 Personen

  • Standbetreiber einladen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwilligenplan erstellen

    2 Personen

  • Standaufteilung bestätigen

    2 Personen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

    2 Personen

  • Versicherung prüfen

    2 Personen

  • Werbung aufhängen

    2 Personen

  • Social-Media-Posts veröffentlichen

    2 Personen

  • Standbetreiber informieren

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Kühlwaren abholen

    2 Personen

  • Weihnachtsdekoration sortieren

    3 Personen

  • Bargeld bereitlegen

    2 Personen

  • Kassen vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    5 Personen

  • Heißgetränke vorbereiten

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    3 Personen

  • Gelände kontrollieren

    3 Personen

  • Stände aufbauen

    8 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    6 Personen

  • Strom anschließen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Standbeschilderung anbringen

    3 Personen

  • Verkaufstische einrichten

    6 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    4 Personen

Event

  • Kassen besetzen

    2 Personen

  • Standbetreiber empfangen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Weihnachtsstände betreuen

    8 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    4 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Programm ankündigen

  • Musik organisieren

    2 Personen

  • Kassen abschließen

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Stände abbauen

    8 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    6 Personen

  • Dekoration entfernen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Location reinigen

    6 Personen

  • Vorräte zurückbringen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    3 Personen

  • Kassenbestand einzahlen

    2 Personen

  • Reste sicher lagern

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

    2 Personen

  • Fotos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 12
  • PartyzelteAnz. 4
  • TischeAnz. 18
  • StühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 8
  • TischdeckenhussenAnz. 18
  • KleiderständerAnz. 4
  • AufbewahrungsboxenAnz. 20

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • GläserAnz. 150
  • TassenAnz. 100
  • TellerAnz. 150
  • SuppenschalenAnz. 100
  • MesserAnz. 150
  • GabelnAnz. 150
  • LöffelAnz. 150
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • ThermoskannenAnz. 8
  • WasserkocherAnz. 4
  • SuppenkesselAnz. 3
  • SuppenkellenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 8
  • ServierplattenAnz. 20
  • ZangenAnz. 12
  • MessbecherAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6
  • TablettsAnz. 10
  • Behälter mit DeckelnAnz. 20
  • WarmhalteschalenAnz. 6

Ausstattung

  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • KassenboxenAnz. 3
  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • EtikettendruckerAnz. 2
  • KabelmattenAnz. 12
  • AbsperrpfostenAnz. 12
  • AbsperrbandAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 12
  • LED-LaternenAnz. 20
  • LED-KerzenAnz. 40

Dekoration

  • WeihnachtsbäumeAnz. 4
  • WeihnachtskugelnAnz. 120
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 20
  • WeihnachtskränzeAnz. 8
  • WeihnachtsfigurenAnz. 12
  • MenükartenAnz. 8
  • WegweiserAnz. 12
  • StandnummernkartenAnz. 12
  • PreisschilderAnz. 200
  • TischdekorationenAnz. 18

Reinigung

  • EimerAnz. 6
  • WischmopsAnz. 6
  • BesenAnz. 4
  • Kehrschaufel und BesenAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • HandsprayflaschenAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Marktfläche und Standaufteilung mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Zeichne Laufwege, Eingänge, Sitzplätze und Stromanschlüsse ein, damit Marktstände, Partyzelte und Tische passend eingeplant werden können.
  • Fordere Anmeldungen der Standbetreiber mit einer festen Frist von 3 bis 4 Wochen vor dem Markt an. Frage dabei auch nach Ernährungswünschen, benötigten Tischen und dem Strombedarf.
  • Plane Helfer nicht nur für den Aufbau ein: Für einen vierstündigen Markt brauchst du getrennte Schichten für Aufbau, Ausschank, Nachfüllen, Kasse und Abbau. Erstelle den Freiwilligenplan spätestens 10 Tage vorher.
  • Prüfe Genehmigungen und Versicherung mindestens 6 Wochen vor dem Termin. Besonders bei Ausschank, warmen Speisen, Zelten und elektrischen Geräten darf die Klärung nicht bis zur letzten Woche warten.
  • Mache 2 bis 3 Tage vorher eine Inventur und trenne Verbrauchsmaterial von Leihsachen. Kontrolliere dabei unter anderem Tassen, Gläser, Teller, Suppenschalen, Besteck, Servierutensilien und Verlängerungskabel, bevor du einkaufen gehst.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Pfarrweihnachtsmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In den ersten 2 Wochen sollten Datum, Ort, Budget und Genehmigungen geklärt werden; danach folgen Standbetreiber, Helfer und Programm.
Wie viele Helfer braucht ein Pfarrweihnachtsmarkt?
Für einen kleinen Markt mit bis zu 10 Ständen solltest du mindestens 8 bis 12 Helfer einplanen, verteilt auf Aufbau, Ausschank, Kasse, Betreuung und Abbau. Pro Schicht sind 4 bis 6 Personen sinnvoll.
Wann sollte die Werbung für den Pfarrweihnachtsmarkt starten?
Beginne 3 bis 4 Wochen vorher mit Plakaten und den ersten Social-Media-Posts. Veröffentliche in der letzten Woche noch mindestens 2 Erinnerungen mit Uhrzeit, Ort und Programmpunkten.
Wie viel Geschirr braucht man für einen Pfarrweihnachtsmarkt?
Plane pro erwarteten Besucher mindestens 1 Teller oder Suppenschale, 1 Trinkgefäß und 1 Besteckset ein, plus 10 bis 15 Prozent Reserve. Bei 100 Besuchern sind damit etwa 110 Geschirr- und Bestecksets sinnvoll.

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