Parfumworkshop organiseren: checklist van uitnodiging tot opruimen

Een parfumworkshop staat of valt met een goede voorbereiding van deelnemers, formules en werkplekken. Begin met de ruimte, uitnodigingen en het aanmeldformulier; verzamel daarna dieetwensen en stuur de definitieve informatie. In de laatste week controleer je alle materialen, van digitale weegschalen en pipetten tot parfumflesjes en veiligheidsbrillen. Op de dag zelf richt je per tafel een compleet workshopstation in, ventileer je de ruimte en leg je veiligheidsinformatie zichtbaar klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Ruimte reserveren
Aanmeldformulier openen
Workshopinformatie versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Definitieve bevestiging versturen
Programma afdrukken
Workshoprecepten afdrukken
Naamkaartjes maken
Parfumformules voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Workshopmaterialen controleren
2 personen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Materialen per tafel sorteren
2 personen
Toegang tot ruimte bevestigen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
2 personen
Workshopstations inrichten
3 personen
Registratietafel klaarzetten
Dranken en hapjes klaarzetten
2 personen
Veiligheidsinformatie ophangen
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Veiligheidsuitleg geven
Geurfamilies toelichten
Geurnoten laten testen
2 personen
Pauzedrankjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Parfumformules samenstellen
3 personen
Parfumflesjes vullen
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Werktafels tussentijds reinigen
2 personen
Etiketten controleren
2 personen
Parfums laten verpakken
2 personen
Groepsfoto maken
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen
Laatste dranken serveren
Gebruikt servies verzamelen
2 personen

Nazorg

Workshoptafels leegruimen
3 personen
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Overgebleven spullen opslaan
Geleende materialen retourneren
Facturen en bonnetjes archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 32
Registratietafel
Barkrukkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 40
Wijnglazenaantal 36
Koffiekopjesaantal 36
Dessertbordjesaantal 40
Theelepelsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Scharenaantal 8

Apparatuur

Digitale weegschalenaantal 8
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Presentatiescherm

Workshopmateriaal

Glazen maatbekersaantal 24
Glazen mengbekersaantal 24
Pipettenaantal 120
Trechtersaantal 12
Roerstaafjesaantal 60
Parfumflesjesaantal 36
Geurstrookjesaantal 300
Mengtraysaantal 12
Maatlepelsaantal 24
Veiligheidsbrillenaantal 12
Herbruikbare schortenaantal 12
Kleine afvalbakjesaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Bloemstukkenaantal 4
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 6

Verlichting

Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2

Keuken

Koffiezetapparaat
Thermoskannenaantal 3
Serveerbladenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier zodra de ruimte is gereserveerd en verwerk aanmeldingen doorlopend. Stuur de definitieve bevestiging pas nadat dieetwensen en deelnemersgegevens zijn gecontroleerd.
Maak parfumformules vooraf klaar en druk de workshoprecepten uiterlijk enkele dagen voor de workshop af. Zo hoef je tijdens de ontvangst niet meer te rekenen of ontbrekende informatie te zoeken.
Sorteer de materialen per tafel in aparte sets: mengbekers, maatbekers, pipetten, trechters, roerstaafjes en mengtrays. Leg ook voor elke deelnemer een parfumflesje, geurstrookjes, schort en veiligheidsbril klaar.
Controleer vóór het opstellen van de tafels hoeveel stopcontacten je nodig hebt voor digitale weegschalen, waterkokers en het presentatiescherm. Neem verlengsnoeren en stekkerdozen mee en test de apparatuur voordat deelnemers binnenkomen.
Plan op de workshopdag tijd voor ventileren en registreren vóór de start. Zet dranken en hapjes pas klaar nadat de workshopstations zijn ingericht, zodat servies en materialen niet door elkaar raken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een parfumworkshop organiseren?: Reserveer de ruimte en verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Houd de laatste 7 dagen vrij voor de definitieve deelnemerslijst, recepten, boodschappen en materiaalcontrole.
Wat moet ik per deelnemer klaarleggen voor een parfumworkshop?: Reken minimaal op één parfumflesje, geurstrookjes, een veiligheidsbril en een herbruikbaar schort per deelnemer. Voor het mengen zijn daarnaast gedeelde mengbekers, maatbekers, pipetten, trechters en roerstaafjes per tafel nodig.
Wanneer richt ik de workshopstations in?: Richt de tafels en stations op de dag zelf in nadat je toegang tot de ruimte hebt bevestigd en hebt geventileerd. Plan hiervoor minstens 60 minuten vóór de ontvangst, zodat je apparatuur en materialen nog kunt testen.
Hoeveel drankjes en hapjes heb ik nodig voor een parfumworkshop?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon; daarna volstaat meestal 1 drankje per persoon per uur. Voor hapjes is 4 tot 6 kleine porties per persoon een bruikbaar uitgangspunt, met aparte aandacht voor verzamelde dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.