Checklist para organizar un taller de perfumes

Un taller de perfumes necesita más preparación que una reunión informal: cada participante debe tener su estación, sus materiales y una fórmula clara para trabajar. Empieza con las inscripciones y las preferencias dietéticas, y deja cerrados el espacio y la información del taller con antelación. En los días previos, comprueba el equipo, prepara las fórmulas y organiza el material por mesa. El día del taller, reserva tiempo para ventilar, montar las estaciones y revisar la información de seguridad antes de recibir al grupo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Enviar invitaciones
Reservar el espacio
Abrir el formulario de inscripción
Enviar la información del taller
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Enviar la confirmación definitiva
Imprimir el programa
Imprimir recetas del taller
Hacer tarjetas con nombres
Preparar fórmulas de perfume
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales del taller
2 personas
Enfriar bebidas
Preparar aperitivos
2 personas
Ordenar los materiales por mesa
2 personas
Confirmar acceso al espacio
Ventilar el espacio
Montar mesas
3 personas
Colocar sillas
2 personas
Montar las estaciones del taller
3 personas
Preparar la mesa de registro
Preparar las bebidas y los aperitivos
2 personas
Colgar la información de seguridad
Instruir al equipo de recepción
2 personas

Evento

Recepción de participantes
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
Dar la charla de seguridad
Explicar las familias olfativas
Probar las notas olfativas
2 personas
Servir bebidas del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
Elaborar fórmulas de perfume
3 personas
Llenar frascos de perfume
3 personas
Servir aperitivos
2 personas
Limpiar las mesas de trabajo entre usos
2 personas
Comprobar etiquetas
2 personas
Encargar el empaquetado de los perfumes
2 personas
Hacer una foto de grupo
Organizar la despedida y el agradecimiento
2 personas
Servir las últimas bebidas
Recoger la vajilla usada
2 personas

Seguimiento

Despejar las mesas del taller
3 personas
Separar y desechar los residuos
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Empaquetar materiales
2 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
Almacenar el material sobrante
Devolver el material prestado
Archivar facturas y recibos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 6
Sillascant. 32
Mesa de registro
Taburetes de barcant. 4
Papeleracant. 4

Vajilla

Vasos para aguacant. 40
Copas de vinocant. 36
Tazas de cafécant. 36
Platos de postrecant. 40
Cucharillascant. 40
Bandejas de servircant. 8
Tijerascant. 8

Equipo

Básculas digitalescant. 8
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 3
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 4
Portátil
Pantalla de presentación

Material del taller

Jarras medidoras de vidriocant. 24
Vasos de mezcla de vidriocant. 24
Pipetascant. 120
Embudoscant. 12
Varillas para mezclarcant. 60
Frascos de perfumecant. 36
Tiras aromáticascant. 300
Bandejas de mezclacant. 12
Cucharas medidorascant. 24
Gafas de seguridadcant. 12
Delantales reutilizablescant. 12
Papeleras pequeñascant. 12

Decoración

Mantelescant. 6
Arreglos floralescant. 4
Cartel de bienvenida
Atriles para programascant. 6

Iluminación

Lámparas de mesacant. 6

Limpieza

Palangana para lavarcant. 2
Cubos de limpiezacant. 2

Cocina

Cafetera
Termoscant. 3
Bandejas de serviciocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones y envía la confirmación definitiva al menos 3 días antes. Así puedes actualizar la lista de participantes, preparar las tarjetas con nombres y calcular cuántas estaciones y fórmulas necesitas.
Prepara una estación completa por participante o pareja: vasos de mezcla, pipetas, embudos, varillas, tiras aromáticas, frascos y gafas de seguridad. Ordenar todo por mesa evita repartir material mientras empieza la actividad.
Comprueba las básculas digitales, las jarras medidoras y las teteras como mínimo 24 horas antes. Si vas a usar portátil, pantalla, cables alargadores y regletas, prueba las conexiones en el espacio antes de montar las mesas.
Deja listas las recetas, el programa y la información de seguridad el día anterior. Coloca esta última en un lugar visible y prepara también la mesa de registro para que la llegada no interrumpa la explicación inicial.
Enfría las bebidas y prepara los aperitivos antes de que lleguen los participantes, pero mantén despejada la zona de mezclas. Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona para la primera hora y coloca una papelera cerca de las mesas.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo antes hay que preparar un taller de perfumes?: Empieza la planificación entre 2 y 3 semanas antes para reservar el espacio, enviar invitaciones y abrir las inscripciones. Haz la comprobación final de materiales y equipos 24 horas antes.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones del taller de perfumes?: Cierra el formulario entre 3 y 5 días antes del taller. Ese margen permite actualizar la lista, recoger preferencias dietéticas, preparar las fórmulas y enviar la confirmación definitiva.
¿Cuánto material necesito por participante?: Prepara una estación individual por participante, o una por cada pareja si el ejercicio se hace en grupo. Ten al menos una báscula digital y una jarra medidora por mesa, y comprueba el número exacto de frascos, pipetas y tiras aromáticas antes de comprar.
¿Cuándo se montan las mesas y las estaciones del taller?: Monta las mesas, sillas y estaciones entre 1 y 2 horas antes de la llegada. Ventila el espacio y coloca la información de seguridad antes de distribuir las fórmulas y los materiales.

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