La checklist pour organiser un atelier de parfums

Un atelier de parfums demande plus qu’une table avec des flacons. Il faut suivre les inscriptions, prévoir les formules, préparer chaque poste et vérifier le matériel avant l’arrivée des participants. Cette checklist de 54 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation de la salle à l’accueil. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, accès à la salle, boissons fraîches, consignes de sécurité et rangement par table.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Réserver la salle
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les informations sur l’atelier
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer la confirmation définitive
Imprimer le programme
Imprimer les recettes de l’atelier
Créer des badges nominatifs
Préparer les formules de parfum
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel d’atelier
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer les en-cas
2 personnes
Trier le matériel par table
2 personnes
Confirmer l’accès à la salle
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Mettre en place les postes d'atelier
3 personnes
Préparer la table d'inscription
Préparer les boissons et les amuse-bouches
2 personnes
Afficher les consignes de sécurité
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Distribuer les badges
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
Expliquer les familles olfactives
Faire tester les notes olfactives
2 personnes
Servir les boissons de la pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Composer des formules de parfum
3 personnes
Remplir les flacons de parfum
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Nettoyer les tables de travail entre les utilisations
2 personnes
Vérifier les étiquettes
2 personnes
Faire emballer les parfums
2 personnes
Prendre une photo de groupe
Organiser les adieux et les remerciements
2 personnes
Servir les dernières boissons
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes

Suivi

Dégager les tables d'atelier
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Stocker les objets restants
Restituer le matériel emprunté
Classer les factures et les reçus
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 32
Table d'inscription
Tabourets de barqté 4
Poubellesqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 40
Verres à vinqté 36
Tasses à caféqté 36
Assiettes à dessertqté 40
Cuillères à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 8

Équipement

Balances numériquesqté 8
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Écran de présentation

Matériel d'atelier

Verres doseursqté 24
Béchers en verreqté 24
Pipettesqté 120
Entonnoirsqté 12
Bâtonnets mélangeursqté 60
Flacons de parfumqté 36
Bandelettes olfactivesqté 300
Plateaux de mélangeqté 12
Cuillères doseusesqté 24
Lunettes de sécuritéqté 12
Tabliers réutilisablesqté 12
Petites poubellesqté 12

Décoration

Nappesqté 6
Compositions floralesqté 4
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 6

Éclairage

Lampes de tableqté 6

Nettoyage

Bac à vaisselleqté 2
Seaux de nettoyageqté 2

Cuisine

Machine à café
Thermosqté 3
Plateaux de serviceqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez le formulaire d’inscription avant d’acheter les fournitures : vous pourrez confirmer le nombre de participants et recueillir les besoins alimentaires suffisamment tôt. Mettez ensuite la liste à jour après chaque inscription.
Préparez un poste de travail par participant ou par binôme, puis répartissez les béchers, pipettes, entonnoirs, bandelettes olfactives et flacons à l’avance. Le jour J, vous éviterez de chercher du matériel pendant les explications.
Testez les balances numériques, bouilloires, rallonges et multiprises au moins 24 heures avant l’atelier. Vérifiez aussi que l’accès à la salle est confirmé et que l’écran de présentation fonctionne.
Imprimez les recettes, le programme et les badges nominatifs avant le jour de l’événement. Gardez quelques exemplaires supplémentaires : les impressions de dernière minute sont faciles à oublier.
Refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’installation des tables. Aérez la salle, affichez les consignes de sécurité et placez les lunettes ainsi que les tabliers à chaque poste avant l’arrivée du groupe.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un atelier de parfums ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant l’atelier. Fermez les inscriptions quelques jours avant la date prévue afin de traiter les réponses, confirmer les participants et préparer les formules de parfum.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un atelier de parfums ?: Prévoyez au moins 2 heures le jour même pour installer les tables, les chaises, la table d’inscription et les postes de travail. Ajoutez 30 minutes pour l’aération de la salle, les boissons et l’affichage des consignes.
Quel matériel faut-il prévoir pour chaque poste de parfum ?: Chaque poste doit disposer au minimum de verres doseurs, béchers, pipettes, entonnoirs, bâtonnets mélangeurs, bandelettes olfactives et d’un flacon de parfum. Ajoutez une balance numérique lorsque les formules nécessitent des mesures précises.
Quand confirmer définitivement les participants ?: Envoyez la confirmation définitive 3 à 5 jours avant l’atelier, après le traitement des inscriptions et le recueil des besoins alimentaires. Ce délai laisse encore le temps d’ajuster les quantités, les badges et la disposition des tables.

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