Panelgesprek organiseren: checklist en planning

Een panelgesprek staat of valt met een strak programma, duidelijke rolverdeling en techniek die vooraf is getest. Leg eerst de locatie, panelleden en moderator vast en werk daarna toe naar uitnodigingen, vragen en een draaiboek. Regel presentaties, microfoons en projectie niet pas op de dag zelf: controleer aansluitingen en reserveer tijd voor een volledige test. Met deze checklist houd je ook registratie, naamkaartjes, catering en de zaalindeling overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Panelleden vastleggen
Moderator vastleggen
Reserveringen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma publiceren
Panelvragen verzamelen
2 personen
Panelvragen selecteren
2 personen
Draaiboek uitwerken
2 personen
Presentaties verzamelen
Techniek reserveren
Bevestigingen versturen
Naamkaartjes maken
Registratielijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Zaalindeling uitzetten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Paneltafel inrichten
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Presentaties klaarzetten
Techniek aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen

Event

Panelleden ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Panelgesprek begeleiden
Vragen uit de zaal begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Panelleden uitzwaaien
Avondbuffet klaarzetten
3 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Open netwerkdeel begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal opruimen
4 personen
Techniek afkoppelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Paneltafel
Bijzettafelsaantal 4
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 5

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 5
Presentatieklikker
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Naamkaartjesaantal 10
Tafelkledenaantal 6
Richtingsbordenaantal 6
Programmabordenaantal 3

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Lichtkabelsaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 2
Vloertrekkersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een technische test van minimaal 60 minuten vóór de ontvangst. Controleer daarbij beide draadloze microfoons, de audiomixer, luidsprekers, laptop, beamer, HDMI-kabels en presentatieklikker.
Laat panelleden hun presentaties en biografieën uiterlijk 7 dagen vooraf aanleveren. Zo kan de moderator vragen selecteren, het programma afronden en ontbrekende bestanden nog opvragen.
Stuur de uitnodigingen zodra locatie, panel en moderator vaststaan en sluit aanmeldingen enkele dagen vóór het gesprek. Gebruik de definitieve lijst om naamkaartjes, dieetwensen en catering te controleren.
Reserveer 90 minuten voor de opbouw van de zaal. Zet eerst de paneltafel en stoelen uit, richt daarna registratie en koffiepunt in en plaats richtings- en programmaborden vóór de eerste gasten binnenkomen.
Neem per spreker een eigen naamkaartje mee en leg water op de paneltafel. Houd daarnaast minimaal één extra microfoonstandaard, HDMI-kabel en verlengkabel achter de hand voor een snelle vervanging.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een panelgesprek organiseren?: Leg panelleden, moderator en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor het gesprek en sluit het programma uiterlijk 7 dagen van tevoren af.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een panelgesprek?: Reken op minimaal 90 minuten voor zaalopstelling, registratie, koffiepunt en bewegwijzering. Plan daarnaast 60 minuten voor een volledige techniektest met microfoons, geluid en presentaties.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een panelgesprek?: Gebruik één microfoon per spreker en één voor de moderator, dus bij vier panelleden zijn dat 5 draadloze microfoons. Houd daarnaast minstens één reserve-exemplaar of een reserveoplossing beschikbaar.
Wanneer moet ik de panelvragen verzamelen?: Verzamel vragen uiterlijk 10 tot 14 dagen vooraf, zodat je dubbele of onduidelijke vragen kunt verwijderen. Selecteer de definitieve set ongeveer 7 dagen voor het panel en deel de gespreksvolgorde met de moderator.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.