Podiumsdiskussion organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Plane für den Techniktest mindestens 60 Minuten vor Einlass ein. Prüfe dabei Funkmikrofone, Lautsprecher, Audiomischpult, Laptop, Beamer, HDMI-Kabel und Präsentationsklicker gemeinsam mit der Person, die die Technik bedient.
• Lege die Sitzordnung spätestens am Vortag fest: Paneltisch vorn, Stühle für das Publikum mit freier Sicht auf Leinwand und Sprecher sowie ein Registrierungstisch am Eingang. So musst du kurz vor Beginn keine Möbel mehr verschieben.
• Schließe die Anmeldephase nicht erst am Veranstaltungstag ab. Erfasse Ernährungswünsche einige Tage vorher und drucke die Registrierungsliste sowie Namensschilder, damit die Begrüßung pro Person höchstens ein bis zwei Minuten dauert.
• Sammle Fragen vorab und wähle daraus einen überschaubaren Fragenblock für die Moderation. Plane für jede Podiumsfrage etwa fünf bis sieben Minuten inklusive Antworten und Rückfragen ein.
• Richte Kaffee, Wasser und Geschirr vor dem Einlass vollständig ein. Stelle Kaffeemaschinen, Kaffeetassen, Wassergläser, Teller, Besteck und Servierlöffel bereit und kontrolliere mindestens zwei Verlängerungskabel, bevor Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Podiumsdiskussion planen?

Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Veranstaltungsort, Panelmitgliedern und Moderation. Spätestens zwei Wochen vor dem Termin sollten Einladungen, Programm und Technikreservierung feststehen.

Wie viele Personen brauche ich für die Organisation einer Podiumsdiskussion?

Plane mindestens drei Rollen ein: Moderation, Technik und Registrierung beziehungsweise Gästebetreuung. Bei mehr als 50 Gästen ist eine zusätzliche Person für Kaffee, Materialien und spontane Aufgaben sinnvoll.

Wie lange dauert eine Podiumsdiskussion?

Für ein Gespräch mit drei bis fünf Panelmitgliedern solltest du 60 bis 90 Minuten einplanen. Rechne zusätzlich 30 Minuten für Ankommen und Registrierung sowie mindestens 60 Minuten Vorbereitungszeit im Raum ein.

Wann sollte die Technik für eine Podiumsdiskussion getestet werden?

Führe den vollständigen Test mindestens 60 Minuten vor dem Einlass durch. Jede Präsentation sollte einmal über Laptop, Beamer und Projektionsleinwand geöffnet werden; außerdem braucht jedes Funkmikrofon einen kurzen Toncheck.

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