Checklist para organizar una mesa redonda sin olvidar nada
Una mesa redonda combina coordinación de ponentes, participación del público y bastante logística en una sola jornada. Esta checklist te ayuda a ordenar las 49 tareas del plan: primero reservas y contenidos, después inscripciones y confirmaciones, y al final montaje, técnica y registro. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, las preguntas del panel, las tarjetas con nombres y la comprobación de micrófonos, proyector y cables.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Confirmar a los panelistas
Contratar al moderador
Hacer reservas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa
Recopilar preguntas del panel
2 personas
Seleccionar preguntas del panel
2 personas
Desarrollar el programa
2 personas
Recopilar las presentaciones
Reservar técnica
Enviar confirmaciones
Hacer tarjetas con nombres
Imprimir la lista de registro
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Marcar la distribución de la sala
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesa de panel
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar las presentaciones
Conectar la técnica
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Evento
Recibir a los panelistas
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Servir café y té
2 personas
Moderación del panel de debate
Gestionar las preguntas del público
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Despedir a los panelistas
Preparar el bufé de la noche
3 personas
Servir la cena
4 personas
Coordinar la parte abierta de la red
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la sala
4 personas
Desconectar la tecnología
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesa de panel
- Mesas auxiliarescant. 4
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetescant. 5
Vajilla
- Tazas de cafécant. 90
- Vasos para aguacant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Cucharonescant. 8
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 3
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 5
- Clic de presentación
- Neveras portátilescant. 3
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 10
- Mantelescant. 6
- Señales direccionalescant. 6
- Carteles del programacant. 3
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Cables de luzcant. 2
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cubos de limpiezacant. 2
- Limpiacristalescant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar y confirma a los panelistas antes de abrir las inscripciones. Como mínimo, deja definido el espacio, la fecha, el moderador y la distribución prevista de la sala antes de enviar invitaciones.
- Publica el programa cuando estén cerrados los bloques, las presentaciones y la duración de cada intervención. Envía las confirmaciones al menos 7 días antes e incluye horario, acceso y cualquier indicación para los asistentes.
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y pásalas a la compra con tiempo. Para un punto de café, calcula aproximadamente 1 taza por persona al inicio y añade agua, vasos, platos y cubiertos según el número confirmado.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, proyector, pantalla, cables HDMI, alargadores y regletas. No des por hecho que el cable o el adaptador necesario estará disponible en el lugar.
- Reserva tiempo de montaje antes de la llegada del público. Marca la distribución, coloca las sillas y la mesa del panel, prepara el mostrador de registro y el punto de café, y deja listas las tarjetas con nombres y la lista impresa de registro.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una mesa redonda?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes si participan varios panelistas o necesitas reservar técnica. Deja la última semana para cerrar inscripciones, preferencias dietéticas, preguntas, presentaciones y confirmaciones.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los panelistas y al moderador?
- Confirma a los panelistas y contrata al moderador antes de publicar el programa, idealmente 3 o 4 semanas antes. Vuelve a confirmar horarios, formato y necesidades técnicas entre 5 y 7 días antes.
- ¿Cuántas sillas y micrófonos necesito para una mesa redonda?
- Prepara una silla por asistente confirmado y añade entre 5 y 10 sillas extra si el espacio lo permite. Para el panel, calcula un micrófono por participante y uno adicional para el moderador o las preguntas del público.
- ¿Cuándo se monta la sala y se prueba el equipo?
- Monta la sala entre 2 y 3 horas antes de la apertura del registro. Haz la prueba de sonido e imagen al menos 60 minutos antes y comprueba también el portátil, el proyector, los cables y el clic de presentación.
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