Paasvuur organiseren: checklist en planning

Een paasvuur organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen hout verzamelen. Regel eerst de vergunning, brandveiligheidsvoorwaarden, locatie en meldingen; pas daarna kun je uitnodigingen en aanmeldingen openen. In de laatste week draait alles om geschikt hout, een veilig terrein, vrijwilligers en voorzieningen zoals toiletten, licht en afvalinzameling. Gebruik deze checklist om de 83 taken in de juiste volgorde af te werken en controleer de weersverwachting en wind opnieuw op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Vergunning voor paasvuur aanvragen
Brandveiligheidsvoorwaarden controleren
2 personen
Terrein en stookplaats vastleggen
2 personen
Datum en locatie publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Vrijwilligers werven
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Leveranciers voor hout benaderen
2 personen
Mobiele toiletten reserveren
Afvalinzameling regelen
Brandweer informeren
Buren over het evenement informeren
2 personen
Weersvoorspelling en wind controleren
Veiligheidsinstructies afdrukken
Vrijwilligersrooster afdrukken
Houtinzameling aankondigen
Hout op geschiktheid controleren
4 personen
Niet-toegestaan materiaal verwijderen
4 personen
Terrein op obstakels controleren
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies en bestek sorteren
2 personen
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
EHBO-koffer controleren
Zaklampen en portofoons opladen
Weer en wind opnieuw controleren
Evenement bij slecht weer afgelasten
2 personen
Hout op de stookplaats stapelen
8 personen
Veilige afstand rond vuur markeren
3 personen
Afzettingen rond stookplaats plaatsen
4 personen
Blusmiddelen opstellen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Barren en uitgiftepunten inrichten
4 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Eten gekoeld klaarzetten
3 personen
Menuborden en prijzen plaatsen
2 personen
Toiletten controleren en bevoorraden
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
3 personen
Aanmeldingen bij entree controleren
2 personen
Houtinlevering begeleiden
4 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes uitserveren
3 personen
Dranken verkopen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Stookplaats opnieuw inspecteren
3 personen
Publiek op veilige afstand houden
4 personen
Paasvuur aansteken
3 personen
Vuur en windrichting bewaken
4 personen
Bezoekers informeren over veiligheid
2 personen
Blusmiddelen paraat houden
2 personen
Laatste ronde langs verkooppunten
2 personen
Bezoekers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

Vuur volledig laten uitbranden
3 personen
Gloeiende resten nablussen
3 personen
Stookplaats op restgevaar controleren
2 personen
Afzettingen verwijderen
3 personen
Houtresten en afval verzamelen
6 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
Servies en bestek afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken en reinigen
2 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Verlichting en kabels verwijderen
3 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
3 personen
Overgebleven voedsel veilig opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Terreinoplevering melden
Verloren voorwerpen verzamelen
Gevonden voorwerpen registreren
Eindstand van kas tellen
2 personen
Restvoorraad opbergen
2 personen
Toiletten laten ophalen
Vergunningvoorwaarden afronden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 8
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Tangenaantal 6
Thermoboxenaantal 3

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Portofoonsaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 3
Kassa'saantal 2
Geldkistjesaantal 2
Pinapparatenaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 8

Veiligheid

Brandblussersaantal 4
Blusdekensaantal 4
Waterslangenaantal 2
Wateremmersaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 16
Veiligheidsbrillenaantal 12
Gehoorbeschermingaantal 8
Afzethekkenaantal 20
Lint voor afzettingaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12

Decoratie

Paasvlaggenaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Menubordenaantal 6
Prijshoudersaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Blikvangersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de vergunning voor het paasvuur vroeg aan en controleer daarna alle brandveiligheidsvoorwaarden. Plan een extra controlemoment uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat ontbrekende maatregelen nog geregeld kunnen worden.
Maak vooraf duidelijke afspraken over houtinzameling. Controleer elk aangeleverd stuk hout en verwijder niet-toegestaan materiaal voordat het op de stookplaats terechtkomt; doe de laatste terreincontrole op obstakels op de dag zelf.
Wijs vrijwilligers per taak en tijdsblok toe en print het rooster uit. Zorg dat de coördinatie niet alleen van mobiele telefoons afhangt: leg portofoons klaar en spreek een eenvoudig noodsignaal af.
Plan de voorzieningen vóór je de bezoekersaantallen definitief verwerkt. Reserveer mobiele toiletten, regel afvalinzameling en test verlengkabels, kabelhaspels, bouwlampen en ledlichtsnoeren vóór het donker wordt.
Bereid eten en drinken zo dat het eerste uur direct gedekt is: reken op 2 tot 3 drankjes per persoon voor het eerste uur. Vul koelboxen, zet koffiezetapparaten en waterkokers klaar en houd hapjes afgedekt in thermoboxen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een paasvuur organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de vergunning, locatie en brandveiligheidsvoorwaarden. Regel vrijwilligers, leveranciers, toiletten en afvalinzameling uiterlijk 4 weken voor het paasvuur.
Wanneer moet ik het hout voor een paasvuur controleren?: Controleer hout al bij binnenkomst en verwijder direct behandeld of ander niet-toegestaan materiaal. Doe daarnaast 1 tot 2 dagen vooraf een volledige controle van de houtstapel en het terrein.
Wanneer moet ik de brandweer en buren informeren over een paasvuur?: Informeer de brandweer en omliggende buren zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur minimaal 2 tot 4 weken vooraf. Controleer de afspraken nog een keer in de laatste week.
Wat moet ik op de dag van een paasvuur controleren?: Controleer op de dag zelf de wind en weersvoorspelling, de stookplaats, obstakels, verlichting, kabels, toiletten en afvalpunten. Plan hiervoor minstens 60 minuten vóór de eerste bezoekers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.