Checklist voor een goed georganiseerde paasvoorstelling

Een paasvoorstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen een script en een repetitiedag. Je regelt tegelijk spelers, locatie, techniek, decor, ontvangst en catering. Begin met datum, locatie en programma, en werk daarna toe naar uitnodigingen, repetities en de technische doorloop. Deze checklist helpt je de voorbereiding over 71 taken te verdelen, zodat je bezoekersaantal, catering en apparatuur niet pas op het laatste moment hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Voorstellingsprogramma bepalen
3 personen
Script en rollen verdelen
3 personen
Repetitierooster maken
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Reservering locatie bevestigen
Catering reserveren
2 personen
Techniek reserveren
2 personen
Decorontwerp uitwerken
3 personen
Rekwisietenlijst opstellen
2 personen
Paasdecoratie inkopen
2 personen
Rekwisieten inkopen
2 personen
Kostuums passen
4 personen
Technische doorloop plannen
3 personen
Programmaboekje opmaken
2 personen
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
Laatste repetitie uitvoeren
8 personen
Aanmeldingen afsluiten
Bezoekersaantal bevestigen
2 personen
Cateringhoeveelheden bevestigen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Kleding en rekwisieten klaarzetten
3 personen
Programmaboekjes vouwen
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaal en foyer inspecteren
2 personen
Podium en speelvloer vrijmaken
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Decor opbouwen
4 personen
Rekwisieten klaarzetten
3 personen
Licht en geluid testen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Programma en routebord plaatsen
2 personen
Kleedkamers inrichten
2 personen
Artiesten omkleden
4 personen
Technische eindcontrole uitvoeren
3 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
Voorstelling begeleiden
4 personen
Pauzedrankjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Tweede voorstelling begeleiden
4 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Avondontvangst klaarzetten
3 personen
Avondhapjes serveren
4 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publieksvragen begeleiden
2 personen
Publiek uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Decor afbouwen
4 personen
Rekwisieten inpakken
3 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Kostuums wassen en opbergen
2 personen
Decor en rekwisieten opbergen
3 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Klaptafelsaantal 8
Ontvangsttafelaantal 2
Kledingrekkenaantal 3
Garderobehangersaantal 100

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Presentatieklikker

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
Ledlichtslingersaantal 6

Decoratie

Paasvlaggetjesaantal 8
Kunstbloemenaantal 20
Decoratieve paastakkenaantal 6
Kunststof paaseierenaantal 80
Tafelkledenaantal 10
Paasbeeldjesaantal 12
Krijtbordenaantal 3
Pijlbordenaantal 6
Kostuumaccessoiresaantal 20
Achtergronddoekaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie eerst vast en bevestig de reservering later nogmaals. Zonder definitieve ruimte kun je het aantal stoelen, de opstelling, techniek en catering niet betrouwbaar plannen.
Maak het repetitierooster direct nadat script en rollen zijn verdeeld. Plan naast de laatste repetitie ook een aparte technische doorloop voor microfoons, luidsprekers, podiumspots en presentatieapparatuur.
Sluit de aanmeldingen op een vooraf gekozen moment af en gebruik het definitieve bezoekersaantal voor catering en stoelopstelling. Verzamel dieetwensen vóór je de hoeveelheden bevestigt.
Controleer decor en rekwisieten niet alleen op aanwezigheid, maar ook op gebruik tijdens het programma. Leg paasdecoratie, kostuums en rekwisieten vóór de laatste repetitie bij elkaar, zodat ontbrekende onderdelen nog kunnen worden vervangen.
Instrueer vrijwilligers vóór de voorstellingsdag over ontvangst, garderobe, catering en techniek. Zet ontvangsttafel, kledingrekken, stoelen en servies klaar en test verlengkabels en stekkerdozen voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een paasvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma, script en rollen. Uitnodigingen kunnen daarna worden verstuurd, terwijl repetities, decor en techniek verder worden uitgewerkt.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een paasvoorstelling versturen?: Verstuur ze ongeveer 4 tot 6 weken voor de voorstelling. Vermeld een uiterste aanmelddatum, zodat je minimaal 1 week vóór de voorstelling het bezoekersaantal, dieetwensen en cateringhoeveelheden kunt bevestigen.
Hoeveel repetities heeft een paasvoorstelling nodig?: Plan meestal 4 tot 8 repetities, afhankelijk van de lengte en moeilijkheid van het programma. Reserveer daarnaast 1 volledige technische doorloop en voer de laatste repetitie uit voordat decor en rekwisieten definitief worden opgeborgen.
Wanneer regel ik de techniek voor een paasvoorstelling?: Reserveer microfoons, luidsprekers, mengpaneel en verlichting zodra locatie en programma vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Test alle kabels, stekkerdozen en apparatuur tijdens de technische doorloop, uiterlijk enkele dagen voor de voorstelling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.