Checklist pour organiser un Spectacle de Pâques

Un Spectacle de Pâques demande de coordonner la scène, les bénévoles, l’accueil et le repas au même moment. Cette checklist de 71 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu à la répétition finale. Vous y trouverez aussi les éléments souvent oubliés : besoins alimentaires, costumes, accessoires, micros, éclairage et confirmation du nombre de visiteurs. Commencez par fixer la date et le lieu, puis verrouillez progressivement le programme et les prestataires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le programme du spectacle
3 personnes
Répartir le script et les rôles
3 personnes
Créer le planning des répétitions
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Confirmer la réservation du lieu
Réserver le catering
2 personnes
Réserver la technique
2 personnes
Élaborer le design du décor
3 personnes
Établir la liste des accessoires
2 personnes
Acheter la décoration de Pâques
2 personnes
Acheter les accessoires
2 personnes
Essayer les costumes
4 personnes
Planifier la répétition technique
3 personnes
Mettre en page le programme
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Effectuer la répétition finale
8 personnes
Clôturer les inscriptions
Confirmer le nombre de visiteurs
2 personnes
Confirmer les quantités de traiteur
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les vêtements et les accessoires
3 personnes
Plier les livrets du programme
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter la salle et le foyer
2 personnes
Dégager la scène et l’aire de jeu
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Monter la décoration
4 personnes
Installer les accessoires
3 personnes
Tester l'éclairage et le son
3 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le programme et le panneau d’orientation
2 personnes
Aménager les vestiaires
2 personnes
Aider les artistes à se changer
4 personnes
Effectuer le contrôle technique final
3 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Animer le spectacle
4 personnes
Servir les boissons de la pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Accompagner la deuxième représentation
4 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Préparer l’accueil du soir
3 personnes
Servir les en-cas du soir
4 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer les questions du public
2 personnes
Saluer le public au revoir
3 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Démonter le décor
4 personnes
Emballer les accessoires
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Laver et ranger les costumes
2 personnes
Ranger le décor et les accessoires
3 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Ranger les provisions restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 100
Tables pliantesqté 8
Table d’accueilqté 2
Portants à vêtementsqté 3
Cintres de vestiaireqté 100

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Cliqueur de présentation

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Guirlandes lumineuses LEDqté 6

Décoration

Fanions de Pâquesqté 8
Fleurs artificiellesqté 20
Branches décoratives de Pâquesqté 6
Œufs de Pâques en plastiqueqté 80
Nappesqté 10
Figurines de Pâquesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 3
Panneaux indicateursqté 6
Accessoires de costumeqté 20
Bâche de fondqté 2

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de concevoir les invitations : la réservation du lieu doit être confirmée avant leur envoi. Vérifiez aussi la capacité d’accueil, l’espace scénique et les possibilités de branchement électrique.
Prévoyez plusieurs étapes de répétition plutôt qu’une seule répétition finale. Répartissez le script et les rôles, créez un planning, puis programmez une répétition technique avec les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage et les projecteurs.
Fermez les inscriptions avant de confirmer le traiteur. Utilisez le nombre final de visiteurs pour ajuster les quantités et prévoyez une liste séparée des besoins alimentaires recueillis auprès des participants.
Ne laissez pas les costumes et accessoires à la dernière semaine. Faites un essayage, vérifiez chaque élément de la liste des accessoires et regroupez le matériel par scène pour éviter les recherches pendant le spectacle.
Préparez l’accueil comme un poste à part entière. Installez une table d’accueil, des chaises et un vestiaire avec portants et cintres, puis briefez les bénévoles avant l’arrivée du public, idéalement lors de la répétition finale.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Spectacle de Pâques ?: Commencez dès que possible, en fixant d’abord la date et le lieu. Prévoyez ensuite suffisamment de temps pour les invitations, les inscriptions, les répétitions, les costumes et les réservations du traiteur et de la technique.
Combien de répétitions faut-il prévoir pour un Spectacle de Pâques ?: Prévoyez au minimum une répétition de travail, une répétition technique et une répétition finale. La répétition technique doit inclure le son, les micros, les éclairages, les accessoires et les changements de costumes.
Quand confirmer le nombre de repas pour le Spectacle de Pâques ?: Clôturez les inscriptions avant de confirmer les quantités du traiteur. Faites cette confirmation après avoir recensé les besoins alimentaires, afin de transmettre un nombre final de visiteurs et des quantités réalistes.
Que faut-il vérifier la veille d’un Spectacle de Pâques ?: Vérifiez la liste des courses, les costumes, les accessoires, les livrets imprimés et le matériel technique. Contrôlez également les rallonges, multiprises, microphones, haut-parleurs et projecteurs, puis confirmez la présence des bénévoles.

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