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Osteraufführung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Osteraufführung braucht neben Proben vor allem klare Fristen für Rollen, Technik und Besucherplanung. Lege zuerst Datum, Ort und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst oder Catering bestellst. Danach folgen Drehbuch, Rollenverteilung, Probenplan, Dekoration und Requisiten. In der letzten Woche zählen eine technische Generalprobe, bestätigte Mengen und eine kurze Einweisung aller Freiwilligen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Vorführungsprogramm festlegen

    3 Personen

  • Drehbuch und Rollen verteilen

    3 Personen

  • Probenplan erstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Reservierung der Location bestätigen

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Technik reservieren

    2 Personen

  • Dekorentwurf ausarbeiten

    3 Personen

  • Requisitenliste erstellen

    2 Personen

  • Osterdekorationen besorgen

    2 Personen

  • Requisiten besorgen

    2 Personen

  • Kostüme anprobieren

    4 Personen

  • Technische Generalprobe planen

    3 Personen

  • Programmheft gestalten

    2 Personen

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Letzte Probe durchführen

    8 Personen

  • Anmeldungen schließen

  • Besucherzahl bestätigen

    2 Personen

  • Cateringmengen bestätigen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kleidung und Requisiten bereitlegen

    3 Personen

  • Programmhefte falten

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal und Foyer inspizieren

    2 Personen

  • Bühne und Spielfläche freimachen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische für den Empfang aufstellen

    2 Personen

  • Dekor aufbauen

    4 Personen

  • Requisiten bereitstellen

    3 Personen

  • Licht und Ton testen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Programm- und Routenschild aufstellen

    2 Personen

  • Umkleidekabinen einrichten

    2 Personen

  • Künstler umkleiden

    4 Personen

  • Technische Endkontrolle durchführen

    3 Personen

  • Publikum empfangen

    4 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Aufführung begleiten

    4 Personen

  • Pausengetränke servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Zweite Vorstellung begleiten

    4 Personen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Abendempfang vorbereiten

    3 Personen

  • Abendhäppchen servieren

    4 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Publikumsfragen betreuen

    2 Personen

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Dekoration abbauen

    4 Personen

  • Requisiten einpacken

    3 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Kostüme waschen und verstauen

    2 Personen

  • Deko und Requisiten einlagern

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückbringen

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 100
  • KlappischeAnz. 8
  • EmpfangstischAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 3
  • GarderobenbügelAnz. 100

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServiertablettsAnz. 8
  • SchälchenAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ZangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2
  • ServierzangenAnz. 6

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Laptop
  • Präsentationsklicker

Beleuchtung

  • BühnenstrahlerAnz. 4
  • LED-LichterkettenAnz. 6

Dekoration

  • OsterfähnchenAnz. 8
  • KunstblumenAnz. 20
  • Dekorative OsterzweigeAnz. 6
  • Kunststoff-OstereierAnz. 80
  • TischdeckenAnz. 10
  • OsterfigurenAnz. 12
  • KreidetafelnAnz. 3
  • WegweiserAnz. 6
  • KostümaccessoiresAnz. 20
  • HintergrundtuchAnz. 2

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die technische Generalprobe spätestens 7 Tage vor der Aufführung. Teste dabei Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop, Präsentationsklicker und Bühnenstrahler gemeinsam im Raum.
  • Schließe die Anmeldungen 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Bestätige danach die Besucherzahl, Ernährungswünsche und Cateringmengen, statt mit Schätzwerten zu bestellen.
  • Ordne Requisiten und Kostüme spätestens nach der vorletzten Probe den einzelnen Rollen zu. Eine beschriftete Kiste pro Szene verhindert, dass Kleinteile am Aufführungstag fehlen.
  • Plane den Einlass mindestens 30 Minuten vor Beginn. Stelle Empfangstisch, Stühle, Garderobenständer und Bügel bereit und lege Programmhefte am Eingang aus.
  • Prüfe die Einkaufsliste am Vortag nach Bereichen: Geschirr, Küche, Technik und Dekoration. Denke bei Kaffeemaschinen und Wasserkochern auch an Thermoskannen, Verlängerungskabel und freie Steckdosen.

Häufige Fragen

Wann sollte man eine Osteraufführung organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Rollenverteilung. So bleiben mindestens 4 Wochen für Proben und Zeit für Einladungen, Technik und Catering.
Wie viele Proben braucht eine Osteraufführung?
Plane mindestens 4 bis 6 Proben ein, darunter eine vollständige Durchlaufprobe. Die technische Generalprobe sollte spätestens 7 Tage vor der Aufführung stattfinden.
Wann müssen die Einladungen zur Osteraufführung verschickt werden?
Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Setze den Anmeldeschluss 3 bis 5 Tage vor der Aufführung, damit Besucherzahl und Verpflegung noch bestätigt werden können.
Was muss bei einer Osteraufführung technisch geprüft werden?
Teste Mikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, Mischpult, Laptop, Klicker und Bühnenbeleuchtung mindestens einmal bei der Generalprobe. Halte außerdem mindestens 2 passende Verlängerungskabel und eine erreichbare Steckdose pro Technikbereich bereit.

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