Checklist voor een paasviering in een zorginstelling
Een paasviering in een zorginstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen een buffet en paasdecoratie. Je regelt vooraf de ruimte, aanmeldingen, dieetwensen en een indeling waarin bewoners veilig kunnen bewegen. Op de dag zelf draait het om duidelijke looproutes, herkenbare allergeneninformatie, voldoende zitplaatsen en een rustig ontvangst. Deze checklist volgt de voorbereiding van datum en catering tot koffie, thee en het opruimen na afloop.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en ruimte vastleggen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
Maaltijd en catering reserveren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Versiering sorteren
2 personen
Ruimte en looproutes controleren
2 personen
Muziek afspeellijst klaarmaken
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Paastafel voorbereiden
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen en rolstoelplaatsen zetten
3 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Naamkaartjes neerleggen
2 personen
Allergeneninformatie zichtbaar plaatsen
Event
Gasten ontvangen
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Paasverhaal of viering begeleiden
2 personen
Muziek en samenzang begeleiden
2 personen
Hapjes rondbrengen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Diner serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Koffie en dessert serveren
3 personen
Afscheid nemen van gasten
3 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Toiletten controleren en schoonmaken
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Buffettafelsaantal 3
- Tafelkledenaantal 8
- Krukkenaantal 4
Servies
- Dinerbordenaantal 60
- Diepe bordenaantal 60
- Dessertbordenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 60
- Drinkglazenaantal 70
- Messenaantal 60
- Vorkenaantal 60
- Lepelsaantal 60
- Theelepelsaantal 60
Keuken
- Opscheplepelsaantal 8
- Soepkommenaantal 6
- Serveerbladenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Koelboxenaantal 3
Decoratie
- Paastakkenaantal 4
- Paaseieren voor decoratieaantal 60
- Paasvlaggenaantal 4
- Kunstbloemenaantal 12
- Vazenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 60
Apparatuur
- Draagbare speaker
- Draadloze microfoon
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Schoonmaakkar
- Bezem en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum en ruimte vroeg vast en controleer direct of tafels, stoelen en rolstoelplaatsen passen zonder doorgangen te blokkeren. Houd extra ruimte vrij bij deuren, het buffet en sanitaire voorzieningen.
- Verzamel dieetwensen en allergieën uiterlijk één week vooraf en zet de informatie op één deelnemerslijst. Plaats allergeneninformatie ook zichtbaar bij ieder relevant onderdeel van het buffet.
- Tel servies en zitplaatsen op basis van de definitieve deelnemerslijst en leg per persoon een dinerbord, dessertbord, bestek en drinkglas klaar. Reserveer daarnaast enkele extra sets voor onverwachte gasten of vervanging.
- Zet dranken en gekoelde producten pas kort voor de start klaar: reken voor koffie en thee op minimaal één kop per deelnemer en controleer of thermoskannen, koffiezetapparaten en waterkokers beschikbaar zijn.
- Test muziek en microfoon minimaal één uur voor ontvangst en maak naamkaartjes vooraf compleet. Plan de opbouw van tafels, buffet en paasversiering in vaste volgorde, zodat de looproutes als laatste nog gecontroleerd kunnen worden.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren organiseer je een paasviering in een zorginstelling?
- Leg datum en ruimte bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken van tevoren en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de viering, zodat catering en zitplaatsen definitief kunnen worden geregeld.
- Wanneer moet je dieetwensen voor een paasviering verzamelen?
- Vraag dieetwensen en allergieën direct bij de aanmelding uit en controleer ze uiterlijk 1 week vooraf. Geef de definitieve lijst daarna door aan de catering en plaats allergeneninformatie zichtbaar bij het buffet.
- Hoeveel zitplaatsen heb je nodig bij een paasviering in een zorginstelling?
- Voorzie één zitplaats per aangemelde deelnemer en tel minimaal 2 tot 4 extra stoelen als reserve. Plan rolstoelplaatsen vooraf in en houd rond iedere plaats voldoende ruimte voor begeleiding en veilige doorgang.
- Hoe lang voor aanvang moet je de ruimte klaarzetten?
- Begin minimaal 2 uur voor de ontvangst met tafels, stoelen, buffet, servies en decoratie. Test muziek en microfoon ongeveer 1 uur vooraf en zet koffie, thee, koude dranken en hapjes pas in het laatste halfuur klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!