Paasviering organiseren: checklist van planning tot opruimen

Een paasviering vraagt meer voorbereiding dan alleen versiering en paaseieren. Je legt eerst datum, programma, locatie en begroting vast en werkt daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en taakverdeling. Let vooral op dieetwensen, kinderbegeleiding, muziek en de route voor de speurtocht. In de laatste week controleer je de boodschappen, materialen, bewegwijzering en geprinte programmaboekjes. Met deze checklist houd je overzicht over de 78 taken en 88 spullen in het plan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en ruimtes reserveren
Begroting en entree bepalen
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Kinderactiviteiten kiezen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Kinderbegeleiders aanwijzen
2 personen
Muzikanten bevestigen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Allergenenoverzicht maken
Paaseieren verstopplan maken
2 personen
Speurtocht voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programmaboekjes printen
Route en bewegwijzering maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Tafellinnen wassen
Versiering sorteren
2 personen
Eieren en knutselmateriaal inkopen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Paaseieren koken en kleuren
3 personen
Speurtochtmateriaal klaarzetten
2 personen
Koelproducten gekoeld opslaan
2 personen
Weersverwachting controleren
Sleutels en toegang regelen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffettafels opstellen
3 personen
Podiumhoek inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Kinderhoek inrichten
2 personen
Speurtocht uitzetten
3 personen
Paaseieren verstoppen
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen

Event

Inschrijftafel bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma aankondigen
Paasviering begeleiden
3 personen
Muziekoptredens begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Kinderknutselen begeleiden
4 personen
Paaseierenzoektocht begeleiden
5 personen
Gevonden eieren uitdelen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Maaltijd serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Live muziek verzorgen
3 personen
Nagerecht serveren
3 personen
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Restanten veilig koelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
Vloeren en toiletten schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Inschrijftafel
Kinderstoelenaantal 8
Krukkenaantal 12
Kapstokkenaantal 2
Tafellinnenaantal 16

Servies

Dinerbordenaantal 100
Kommetjesaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Theelepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Kannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Ovenschalenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 12
Laptop
Presentatiescherm

Decoratie

Paasslingersaantal 12
Paastakkenaantal 6
Kunstbloemenaantal 24
Tafeldecoratiesaantal 12
Paasmandjesaantal 40
Krijtbordenaantal 4
Naamkaarthoudersaantal 90
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Ledkaarsenaantal 24

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Kinderactiviteiten

Knutseltafelsaantal 4
Knutselmattenaantal 20
Plastic paaseierenaantal 120
Speurtochtkaartenaantal 40
Pennenaantal 50
Kleurpotlodenaantal 12
Viltstiftenaantal 12
Scharenaantal 12
Lijmstiftenaantal 24
Kleurplatenaantal 100
Stickersaantal 20
Prijzenmandjesaantal 10

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Toiletborstelsaantal 4
Papierdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4
Afzetlintaantal 2
Antislipmattenaantal 6

Administratie

Aanmeldformulierenaantal 100
Programmaboekjesaantal 100
Naamkaartjesaantal 100
Pennenaantal 20
Geldkist
Betaalterminal
Polsbandjesaantal 100
Clipboardsaantal 4

Tips

Plan de paasviering in vaste blokken: ontvangst, muziek, eten en kinderactiviteiten. Zet per onderdeel een verantwoordelijke en een begintijd, zodat vrijwilligers niet tegelijk bij de inschrijftafel, het buffet en de speurtocht nodig zijn.
Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en maak daarna één allergenenoverzicht. Controleer dit overzicht opnieuw wanneer je de cateringhoeveelheden berekent en leg het zichtbaar bij het buffet.
Wijs kinderbegeleiders vooraf aan en geef hen het verstopplan, de speurtocht en een duidelijke eindtijd. Reken per activiteit op voldoende toezicht en voorkom dat kinderen zonder begeleiding door andere ruimtes lopen.
Doe houdbare boodschappen eerder en plan verse catering dichter op de viering. Controleer uiterlijk een week vooraf of tafels, stoelen, buffettafels, kinderstoelen, serveerschalen en warmhoudbakken beschikbaar zijn.
Leg de laatste print- en loopzaken niet op de ochtend zelf. Print programmaboekjes en naamkaartjes vooraf, maak routebordjes en bewegwijzering compleet en sorteer de versiering minstens één dag eerder.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een paasviering organiseren?: Leg datum, locatie en programma bij voorkeur enkele weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra de basis geregeld is en sluit aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de viering, zodat je catering en vrijwilligers kunt indelen.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een paasviering?: Bereken de catering pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Houd per persoon rekening met de volledige maaltijd, extra porties voor kinderen en voldoende water; maak de definitieve aantallen uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf.
Wanneer moet ik paaseieren verstoppen en de speurtocht voorbereiden?: Maak het verstopplan en de route minstens 1 week vooraf. Controleer op de dag zelf de route, markeringen en veiligheid en verstop de eieren pas kort voor de start, zodat ze niet verdwijnen of beschadigd raken.
Welke spullen moet ik een week voor een paasviering controleren?: Controleer minstens 7 dagen vooraf het meubilair, servies, keukenmateriaal, tafellinnen, bewegwijzering en materialen voor kinderen. Test koffiezetapparaten en waterkokers en regel ontbrekende spullen uiterlijk 2 dagen voor de viering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.