Zo organiseer je een paasviering zonder last-minute gedoe

Begin met de datum, het programma en de ruimtes; pas daarna leg je catering, muziek en kinderactiviteiten vast. Werk vervolgens naar buiten toe: nodig mensen uit, verwerk aanmeldingen en verzamel dieetwensen. In de laatste week controleer je hoeveel eten, servies en vrijwilligers nodig zijn. Plan voor kinderen een eigen begeleider, speurtocht en eierzoekroute. Op de dag zelf draait alles om duidelijke bewegwijzering, een goed ingerichte inschrijftafel en een buffet dat op tijd klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en ruimtes reserveren
3
Begroting en entree bepalen
2 personen
4
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
5
Kinderactiviteiten kiezen
2 personen
6
Uitnodigingen ontwerpen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotie publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Kinderbegeleiders aanwijzen
2 personen
13
Muzikanten bevestigen
14
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
15
Allergenenoverzicht maken
16
Paaseieren verstopplan maken
2 personen
17
Speurtocht voorbereiden
2 personen
18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
19
Programmaboekjes printen
20
Route en bewegwijzering maken
2 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Houdbare boodschappen doen
2 personen
23
Materialen ophalen
2 personen
24
Tafellinnen wassen
25
Versiering sorteren
2 personen
26
Eieren en knutselmateriaal inkopen
2 personen
27
Verse boodschappen doen
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
4 personen
29
Paaseieren koken en kleuren
3 personen
30
Speurtochtmateriaal klaarzetten
2 personen
31
Koelproducten gekoeld opslaan
2 personen
32
Weersverwachting controleren
33
Sleutels en toegang regelen
34
Locatie openen
2 personen
35
Ruimtes controleren
2 personen
36
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
37
Buffettafels opstellen
3 personen
38
Podiumhoek inrichten
3 personen
39
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
40
Versiering ophangen
3 personen
41
Kinderhoek inrichten
2 personen
42
Speurtocht uitzetten
3 personen
43
Paaseieren verstoppen
3 personen
44
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
45
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
46
Servies en bestek klaarleggen
2 personen

Event

47
Inschrijftafel bemannen
2 personen
48
Bezoekers ontvangen
3 personen
49
Programma aankondigen
50
Paasviering begeleiden
3 personen
51
Muziekoptredens begeleiden
2 personen
52
Koffie en thee serveren
3 personen
53
Kinderknutselen begeleiden
4 personen
54
Paaseierenzoektocht begeleiden
5 personen
55
Gevonden eieren uitdelen
2 personen
56
Buffet openen
2 personen
57
Maaltijd serveren
5 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Buffet aanvullen
3 personen
60
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
61
Servies verzamelen
3 personen
62
Live muziek verzorgen
3 personen
63
Nagerecht serveren
3 personen
64
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen
65
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

66
Restanten veilig koelen
3 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Servies afwassen
4 personen
69
Keuken schoonmaken
3 personen
70
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
71
Versiering verwijderen
3 personen
72
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
73
Vloeren en toiletten schoonmaken
3 personen
74
Materialen inventariseren
2 personen
75
Geleende spullen retourneren
2 personen
76
Overgebleven eten verdelen
2 personen
77
Locatie opleveren
2 personen
78
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Inschrijftafel
Kinderstoelenaantal 8
Krukkenaantal 12
Kapstokkenaantal 2
Tafellinnenaantal 16

Servies

Dinerbordenaantal 100
Kommetjesaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Theelepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Kannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Ovenschalenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 12
Laptop
Presentatiescherm

Decoratie

Paasslingersaantal 12
Paastakkenaantal 6
Kunstbloemenaantal 24
Tafeldecoratiesaantal 12
Paasmandjesaantal 40
Krijtbordenaantal 4
Naamkaarthoudersaantal 90
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Ledkaarsenaantal 24

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Kinderactiviteiten

Knutseltafelsaantal 4
Knutselmattenaantal 20
Plastic paaseierenaantal 120
Speurtochtkaartenaantal 40
Pennenaantal 50
Kleurpotlodenaantal 12
Viltstiftenaantal 12
Scharenaantal 12
Lijmstiftenaantal 24
Kleurplatenaantal 100
Stickersaantal 20
Prijzenmandjesaantal 10

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Toiletborstelsaantal 4
Papierdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4
Afzetlintaantal 2
Antislipmattenaantal 6

Administratie

Aanmeldformulierenaantal 100
Programmaboekjesaantal 100
Naamkaartjesaantal 100
Pennenaantal 20
Geldkist
Betaalterminal
Polsbandjesaantal 100
Clipboardsaantal 4

Tips

Leg het programma eerst per uur vast, inclusief ontvangst, muziek, maaltijd en kinderactiviteiten. Zo weet je wanneer muzikanten, begeleiders en catering aanwezig moeten zijn en voorkom je overlap.
Verwerk aanmeldingen uiterlijk één week vooraf in drie lijsten: volwassenen, kinderen en dieetwensen. Gebruik die aantallen voor catering, kinderstoelen, naamkaartjes en de indeling van tafels en stoelen.
Maak voor het paaseieren verstoppen twee zones: één voor jonge kinderen en één voor oudere kinderen. Noteer vooraf hoeveel eieren per zone nodig zijn en wijs per zone minstens één begeleider aan.
Controleer de catering niet alleen op porties, maar ook op materiaal: serveerschalen, opscheplepels, kannen, warmhoudbakken en voldoende borden per gang. Zet houdbare boodschappen eerder klaar en haal verse materialen volgens een aparte planning op.
Loop de route een dag vooraf met iemand die de locatie niet kent. Plaats bewegwijzering vanaf de ingang naar de inschrijftafel, garderobe, toiletten, buffet en kinderactiviteiten; zo hoef je tijdens de viering minder vragen op te lossen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een paasviering organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, locatie en programma. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de viering, zodat je catering en vrijwilligers definitief kunt indelen.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een paasviering verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer de lijst 7 dagen vooraf. Maak daarna een apart allergenenoverzicht en geef dit vóór het buffet aan de cateraar en verantwoordelijke vrijwilligers.
Hoe plan ik een paaseierenzoektocht voor verschillende leeftijden?: Maak uiterlijk 1 week vooraf een verstopplan met minstens twee zoekzones: een eenvoudige zone voor jonge kinderen en een grotere zone voor oudere kinderen. Wijs per zone minimaal één kinderbegeleider aan en controleer de route op gevaarlijke plekken.
Wanneer moet ik vrijwilligers en muzikanten bevestigen?: Bevestig muzikanten en hoofdvrijwilligers uiterlijk 2 weken vooraf. Maak 7 dagen vooraf een definitieve indeling voor ontvangst, buffet, kinderactiviteiten, begeleiding en opruimen en deel die met iedereen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.