Zo organiseer je een paardrijwedstrijd

Een paardrijwedstrijd organiseren begint niet met het parcours, maar met duidelijke keuzes over locatie, onderdelen en reglement. Leg daarna juryleden, parcoursbouwer, inschrijfgeld en planning vast voordat je deelnemers uitnodigt. In de laatste weken draait alles om paardenpapieren, startlijsten, materiaal en vrijwilligers. Dit plan helpt je de voorbereiding in een logische volgorde te zetten, zodat je op de wedstrijddag niet nog stallen, prijzen of wedstrijdformulieren moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
3
Wedstrijdonderdelen bepalen
2 personen
4
Juryleden vastleggen
5
Parcoursbouwer vastleggen
6
Start- en prijzengeld bepalen
2 personen
7
Aanmeldformulier maken
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Inschrijvingen openen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Startlijst publiceren
13
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
14
Paardenpapieren controleren
2 personen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Catering bestellen
17
Prijzen en linten bestellen
18
Weersverwachting controleren
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Materiaal ophalen
2 personen
21
Startnummers sorteren
2 personen
22
Wedstrijdformulieren printen
23
Prijzengeld en prijzen klaarzetten
2 personen
24
Terrein maaien en controleren
2 personen
25
Stallen en paddocks controleren
2 personen
26
Parcours uitzetten
3 personen
27
Dressuurring opbouwen
3 personen
28
Inrijterrein markeren
2 personen
29
Publieksafzetting plaatsen
3 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Tent en verkoopbalie opbouwen
4 personen
32
Jurytafel inrichten
2 personen
33
Geluid en microfoon testen
2 personen
34
Stroom en verlichting controleren
2 personen
35
EHBO- en veiligheidsmateriaal plaatsen
2 personen

Event

36
Paarden aanmelden
3 personen
37
Startnummers uitdelen
2 personen
38
Paardenpapieren opnieuw controleren
2 personen
39
Jurybriefing houden
3 personen
40
Deelnemersbriefing geven
3 personen
41
Publiek ontvangen
3 personen
42
Startvolgorde omroepen
43
Dressuurproeven begeleiden
4 personen
44
Springparcours begeleiden
5 personen
45
Pauzehapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Paardenrust en water controleren
3 personen
48
Mest en afval verwijderen
2 personen
49
Uitslagen verwerken
2 personen
50
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
51
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
52
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

53
Publieksafval verzamelen
4 personen
54
Paardenverblijf schoon opleveren
3 personen
55
Parcours afbouwen
4 personen
56
Dressuurring afbouwen
3 personen
57
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
58
Catering afbreken
3 personen
59
Servies en keuken schoonmaken
3 personen
60
Terrein en toiletten schoonmaken
4 personen
61
Afval afvoeren
2 personen
62
Geleend materiaal controleren
2 personen
63
Materiaal retourneren
2 personen
64
Uitslagen en foto's versturen
2 personen
65
Locatie opleveringscontrole doen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Jurytafel
Barkrukkenaantal 4

Sportmateriaal

Springstaandersaantal 16
Springbalkenaantal 24
Parcoursvlaggenaantal 20
Dressuurlettersaantal 8
Dressuurhekjesaantal 12
Pionnenaantal 20
Meetlintaantal 2
Hindernisnummerbordjesaantal 20
Bodemplankenaantal 8
Balkhoudersaantal 32
Waterbak
Kruiwagensaantal 3
Mestvorkenaantal 4
Hooinettenaantal 20
Drinkbakkenaantal 20
Wateremmersaantal 12
Hekwerkpanelenaantal 30
Strobalenaantal 20
Poetskistenaantal 4
Zadelrekkenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Microfoon
Luidsprekersaantal 2
Stopwatchaantal 3
Portofoonsaantal 6
Megafoon
Rekenmachinesaantal 3

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6

Decoratie

Startnummerhoudersaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 6
Wedstrijdspandoekenaantal 4
Prijzenbekersaantal 12
Medaillelintenaantal 12
Rosettenaantal 24
Uitslagenbord

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 6
Handschoenenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 10
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de wedstrijdlocatie eerst en controleer meteen of terrein, stallen en paddocks geschikt zijn. Plan het terrein maaien en de controle van hekwerk, bodemplanken en waterpunten uiterlijk één week voor de wedstrijd.
Leg het wedstrijdreglement, de onderdelen en de beoordelingswijze vast vóór je inschrijvingen opent. Zo kun je het aanmeldformulier compleet maken en voorkom je dat deelnemers later vragen krijgen over bijvoorbeeld startvolgorde of prijzengeld.
Sluit de inschrijving enkele dagen vóór het publiceren van de startlijst. Gebruik die tijd om aanmeldingen te verwerken, paardenpapieren te controleren en deelnemersinformatie met starttijd, locatie en praktische regels te versturen.
Wijs vrijwilligers per taak toe en geef iedereen een tijdstip waarop die aanwezig moet zijn. Regel naast jury en parcoursbouwer ook hulp voor startnummers, formulieren, catering, parkeren en het opruimen van mest.
Leg prijzen, linten, prijzengeld, startnummers en geprinte wedstrijdformulieren de avond ervoor klaar. Controleer dan ook laptop, printer, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen; ontbrekende techniek valt op de wedstrijddag te laat op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een paardrijwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het reglement, de wedstrijdonderdelen en de juryleden. Open de inschrijvingen zodra deze basis vaststaat en reserveer de laatste week voor controles, materiaal en vrijwilligers.
Wanneer moet ik de startlijst van een paardrijwedstrijd publiceren?: Publiceer de startlijst bij voorkeur 3 tot 5 dagen vóór de wedstrijd. Zo hebben deelnemers tijd om hun starttijd, paardenpapieren, route en benodigde spullen te controleren.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een paardrijwedstrijd?: Reken bij een kleine wedstrijd op minimaal 6 tot 10 vrijwilligers naast de jury en parcoursbouwer. Verdeel vooraf taken voor ontvangst, startnummers, formulieren, catering, terrein, toezicht en opruimen.
Wanneer controleer ik de paardenpapieren?: Controleer de paardenpapieren direct na sluiting van de inschrijving en uiterlijk 3 dagen vóór de wedstrijd. Zet ontbrekende of onduidelijke documenten meteen uit bij de deelnemer, zodat je op de wedstrijddag niet hoeft te improviseren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.