Organiser un concours d’équitation, étape par étape
Un concours d’équitation se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, le règlement et les épreuves, puis les inscriptions et la logistique du terrain. Prévoyez rapidement le jury, le concepteur du parcours et les bénévoles, car ces rôles conditionnent tout le programme. Les dernières semaines servent à vérifier les documents des chevaux, les boxes, les paddocks et le matériel. La veille, concentrez-vous sur le terrain, les dossards, les formulaires et les informations remises aux participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu du concours
- 2
Définir le règlement du concours
2 personnes
- 3
Définir les épreuves de la compétition
2 personnes
- 4
Définir les membres du jury
- 5
Définir le concepteur du parcours
- 6
Définir les frais de départ et les prix
2 personnes
- 7
Créer le formulaire d’inscription
- 8
Envoyer les invitations
2 personnes
- 9
Ouvrir les inscriptions
- 10
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 11
Recueillir les besoins alimentaires
- 12
Publier la liste de départ
- 13
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
- 14
Vérifier les documents des chevaux
2 personnes
- 15
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 16
Commander le catering
- 17
Commander les prix et les rubans
- 18
Vérifier les prévisions météo
- 19
Faire les courses
2 personnes
- 20
Récupérer le matériel
2 personnes
- 21
Trier les dossards
2 personnes
- 22
Imprimer les formulaires de match
- 23
Préparer les gains et les prix
2 personnes
- 24
Tondre et vérifier le terrain
2 personnes
- 25
Vérifier les boxes et les paddocks
2 personnes
- 26
Mettre en place le parcours
3 personnes
- 27
Monter le carré de dressage
3 personnes
- 28
Baliser la zone d’accès en voiture
2 personnes
- 29
Installer les barrières de foule
3 personnes
- 30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 31
Monter la tente et le comptoir de vente
4 personnes
- 32
Installer la table du jury
2 personnes
- 33
Tester le son et le micro
2 personnes
- 34
Vérifier l’électricité et l’éclairage
2 personnes
- 35
Installer le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes
Événement
- 36
Enregistrer les chevaux
3 personnes
- 37
Distribuer les dossards
2 personnes
- 38
Revérifier les papiers des chevaux
2 personnes
- 39
Organiser le briefing du jury
3 personnes
- 40
Faire le briefing des participants
3 personnes
- 41
Accueillir le public
3 personnes
- 42
Annoncer l’ordre de départ
- 43
Encadrer les reprises de dressage
4 personnes
- 44
Encadrer le parcours de saut
5 personnes
- 45
Servir les en-cas de pause
3 personnes
- 46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 47
Vérifier le repos et l’eau des chevaux
3 personnes
- 48
Évacuer le fumier et les déchets
2 personnes
- 49
Traiter les résultats
2 personnes
- 50
Préparer la remise des prix
3 personnes
- 51
Animer la remise des prix
4 personnes
- 52
Accompagner les départs
3 personnes
Suivi
- 53
Collecter les déchets du public
4 personnes
- 54
Livrer l’abri des chevaux propre
3 personnes
- 55
Démonter le parcours
4 personnes
- 56
Démonter le manège de dressage
3 personnes
- 57
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 58
Démonter le service traiteur
3 personnes
- 59
Nettoyer la vaisselle et la cuisine
3 personnes
- 60
Nettoyer le site et les toilettes
4 personnes
- 61
Évacuer les déchets
2 personnes
- 62
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
- 63
Retourner le matériel
2 personnes
- 64
Envoyer les résultats et les photos
2 personnes
- 65
Faire la réception finale du site
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 80
- Table du jury
- Tabourets de barqté 4
Matériel de sport
- Bâtons de sautqté 16
- Poutres d'équilibreqté 24
- Drapeaux du parcoursqté 20
- Lettres de dressageqté 8
- Barrières de dressageqté 12
- Cônesqté 20
- Mètre rubanqté 2
- Panneaux de numéros d’obstaclesqté 20
- Planches de baseqté 8
- Supports de poutreqté 32
- Bac à eau
- Brouettesqté 3
- Fourches à fumierqté 4
- Filets à foinqté 20
- Bacs à boissonsqté 20
- Seaux d'eauqté 12
- Panneaux de clôtureqté 30
- Balles de pailleqté 20
- Kits de nettoyageqté 4
- Râteliers à vélosqté 12
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Imprimante
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Microphone
- Haut-parleursqté 2
- Chronomètreqté 3
- Talkies-walkiesqté 6
- Mégaphone
- Calculatricesqté 3
Éclairage
- Projecteurs de chantier LEDqté 4
- Guirlandes lumineusesqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 10
- Louchesqté 8
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 6
Décoration
- Porte-dossardsqté 20
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Banderoles de compétitionqté 4
- Coupes de prixqté 12
- Rubans de médailleqté 12
- Rosettesqté 24
- Tableau des résultats
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de balaiqté 4
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 4
- Épongesqté 6
- Gantsqté 12
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Extincteursqté 2
- Gilets de sécuritéqté 10
- Lampes de pocheqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Vérifiez dès ce moment la capacité des boxes et paddocks, l’accès des vans, les zones de circulation et l’alimentation électrique pour l’ordinateur, l’imprimante et le microphone.
- Fixez le règlement et les épreuves avant de créer le formulaire d’inscription. Indiquez notamment les horaires prévus, les frais de départ, les prix, les documents exigés et la date limite d’inscription, idéalement 2 à 3 semaines avant le concours.
- Ne gardez pas la liste de départ pour le dernier jour. Traitez les inscriptions, contrôlez les documents des chevaux, puis envoyez les horaires, les consignes d’arrivée et les informations pratiques au moins 5 jours avant l’épreuve.
- Préparez le parcours et le terrain avec une marge d’une demi-journée. Contrôlez les obstacles, les drapeaux, les lettres, les barrières, les cônes et le bac à eau, puis prévoyez pelles, brouettes, fourches à fumier et balles de paille pour les corrections de dernière minute.
- Répartissez les bénévoles par poste plutôt que par tâche générale. Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil et les dossards, une pour le jury, une pour le terrain et une personne de remplacement afin de couvrir les pauses et les imprévus.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concours d’équitation ?
- Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un concours avec plusieurs épreuves. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer le jury et le concepteur du parcours, ouvrir les inscriptions et commander les prix et les rubans.
- Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?
- Envoyez-les au moins 5 jours avant le concours, dès que la liste de départ est stabilisée. Rappelez l’horaire, les documents des chevaux à présenter, les consignes d’arrivée, les boxes ou paddocks attribués et les coordonnées de l’organisation.
- Combien de bénévoles faut-il pour un concours d’équitation ?
- Pour une petite journée, prévoyez au moins 6 à 8 bénévoles, avec des remplaçants pour les pauses. Il faut couvrir l’accueil, les dossards, le secrétariat, le jury, le terrain, la circulation et l’aide aux participants.
- Quand vérifier le terrain et le matériel du concours ?
- Faites une première vérification 7 jours avant, puis un contrôle complet la veille. Testez les obstacles, les clôtures, les lettres, les cônes, les rallonges, les multiprises, l’imprimante et le microphone avant l’arrivée des concurrents.
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