Zo organiseer je een paardrijwedstrijd

Begin niet met de uitnodiging, maar met de wedstrijdlocatie, jury en het reglement. Leg daarna de onderdelen, inschrijving en startgelden vast, zodat je weet hoeveel ruiters, paarden en vrijwilligers je moet plannen. In de laatste weken verschuift de aandacht naar startvolgorde, route, catering en prijzen. Controleer het terrein en de paardenvoorzieningen uiterlijk één dag vooraf; op de wedstrijddag wil je alleen nog klaarzetten, briefen en ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Wedstrijdjury reserveren
3
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
4
Wedstrijdonderdelen bepalen
2 personen
5
Inschrijfformulier aanmaken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Startgelden registreren
2 personen
10
Deelnemers bevestigen
2 personen
11
Startvolgorde opstellen
2 personen
12
Startlijst publiceren
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Parkeerplan maken
2 personen
15
Routeborden voorbereiden
2 personen
16
Prijzentafel samenstellen
2 personen
17
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Paardenboxen controleren
2 personen
21
Wedstrijdterrein maaien
2 personen
22
Wedstrijdbodem egaliseren
3 personen
23
Stallen uitmesten
3 personen
24
Hindernissen controleren
2 personen
25
Dressuurletters plaatsen
2 personen
26
Afzettingen plaatsen
3 personen
27
Parkeerterrein markeren
2 personen
28
Jurytafel inrichten
2 personen
29
Inschrijftafel inrichten
2 personen
30
Cateringruimte inrichten
3 personen
31
Koelboxen vullen
2 personen
32
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
33
Broodjes en hapjes bereiden
4 personen
34
Prijsbekers klaarzetten
2 personen
35
Techniek en microfoon testen
2 personen
36
Juryformulieren klaarleggen
2 personen
37
Terreinveiligheid controleren
3 personen

Event

38
Deelnemers ontvangen
3 personen
39
Paarden aanmelden
2 personen
40
Startnummers uitdelen
2 personen
41
Paarden naar boxen begeleiden
3 personen
42
Openingsbriefing geven
2 personen
43
Losrijterrein openen
2 personen
44
Wedstrijd starten
4 personen
45
Startvolgorde omroepen
46
Juryformulieren uitdelen
2 personen
47
Wedstrijdverloop registreren
2 personen
48
Paarden naar de start begeleiden
3 personen
49
Losrijterrein begeleiden
2 personen
50
Juryformulieren ophalen
2 personen
51
Tussenstanden verwerken
2 personen
52
Dranken serveren
3 personen
53
Broodjes en hapjes serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten controleren
57
Einduitslag controleren
3 personen
58
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
59
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
60
Vertrek van deelnemers begeleiden
3 personen
61
Paarden uitchecken
2 personen

Nazorg

62
Terrein nalopen
3 personen
63
Wedstrijdmateriaal afbouwen
4 personen
64
Hindernissen opruimen
3 personen
65
Stallen schoonmaken
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Catering opruimen
3 personen
68
Afval verzamelen
3 personen
69
Terrein schoonmaken
4 personen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Uitslagen naar deelnemers sturen
73
Prijzen en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Jurytafel
Inschrijftafel
Prijzentafel
Kledingrekkenaantal 2
Parasolsaantal 4

Sportmateriaal

Dressuurlettersaantal 8
Wedstrijdhindernissenaantal 8
Springbalkenaantal 16
Hindernisstandaardsaantal 16
Pionnenaantal 24
Afzetlintaantal 6
Startnummersaantal 60
Startnummerhoudersaantal 60
Meetlintenaantal 2
Strobalenaantal 20
Kruiwagensaantal 3
Mestvorkenaantal 4
Scheppenaantal 3
Hooivorkenaantal 3
Wateremmersaantal 12
Voerbakkenaantal 12
Drinkbakkenaantal 12
Stalborstelsaantal 6
Halstertouwenaantal 12
Rijbaanharkenaantal 3
Rijbaaneg
Juryformulierenaantal 100
Startlijstenaantal 80
Uitslagenformulierenaantal 80
Pennenaantal 30
Clipboardsaantal 12
Stempelset
Prijzendozenaantal 12

Apparatuur

Geluidsspeakeraantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Rekenmachinesaantal 3
Portofoonsaantal 8
Printer
Laptop

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheptangenaantal 8
Kurkentrekkersaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Nederlandse vlaggenaantal 4
Wedstrijdspandoekenaantal 4
Prijslintenaantal 60
Prijsbekersaantal 12
Medaillekoordenaantal 60

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Zaklampenaantal 6
Veiligheidsvestenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en jury eerst en leg het wedstrijdreglement schriftelijk vast. Doe dat bij voorkeur minimaal 8 weken voor de wedstrijd, omdat je onderdelen, inschrijfformulier en uitnodigingen ervan afhangen.
Sluit de inschrijving op een vaste datum, bijvoorbeeld 2 weken vooraf. Verwerk daarna aanmeldingen, dieetwensen en startgelden, bevestig deelnemers en publiceer de startlijst zodra de volgorde definitief is.
Maak per vrijwilliger een tijdslot en taak, inclusief parkeerbegeleiding, inschrijving, terreincontrole en catering. Plan de briefing 45 minuten voor de eerste start; zo weet iedereen waar de routeborden, afzetting en materialen liggen.
Controleer het wedstrijdterrein uiterlijk de dag ervoor: maai waar nodig, egaliseer de bodem, controleer hindernissen en plaats dressuurletters. Kijk ook alle paardenboxen na, mest stallen uit en zet wateremmers, voerbakken en drinkbakken klaar.
Bereken catering op basis van het aantal deelnemers, juryleden, vrijwilligers en bezoekers, niet alleen op basis van inschrijvingen. Zet partytenten, tafels en stoelen vooraf klaar en houd een aparte plek vrij voor inschrijving, jury en prijzentafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een paardrijwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met de locatie, jury en het reglement. Open de inschrijving daarna tijdig en reserveer de laatste 2 weken voor bevestigingen, startvolgorde en praktische controles.
Wanneer maak je de startlijst van een paardrijwedstrijd?: Maak de startvolgorde zodra de inschrijving is gesloten en de startgelden zijn gecontroleerd, meestal 10 tot 14 dagen voor de wedstrijd. Publiceer de definitieve startlijst uiterlijk 3 dagen vooraf.
Wat moet je de dag voor een paardrijwedstrijd controleren?: Controleer het terrein, de wedstrijdbodem, hindernissen, dressuurletters en paardenboxen uiterlijk 1 dag vooraf. Zet ook routeborden, afzetlint, startnummers en de tafels voor inschrijving en jury klaar.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een paardrijwedstrijd?: Reken op minimaal 1 coördinator, 1 inschrijver, 1 parkeerbegeleider, 1 terrein- of ringhulp en 1 à 2 mensen voor catering en prijzen. Bij meerdere ringen of veel deelnemers heb je per extra ring minstens 2 extra helpers nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.