Cómo organizar una competición ecuestre sin improvisar

Organizar una competición ecuestre exige coordinar el recinto, el reglamento, las pruebas, las inscripciones y la preparación del terreno en un orden concreto. Empieza por cerrar la sede y el jurado; después define las pruebas, publica la inscripción y confirma participantes antes de preparar el orden de salida. En la última semana se concentran los fallos más habituales: boxes sin revisar, obstáculos incompletos, señalización insuficiente y cantidades de catering mal calculadas. Este plan te ayuda a llegar al día de la competición con cada área asignada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el recinto de la competición
2
Reservar al jurado del concurso
3
Establecer el reglamento de la competición
2 personas
4
Definir las pruebas de la competición
2 personas
5
Crear el formulario de inscripción
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Registrar las tasas de inscripción
2 personas
10
Confirmar participantes
2 personas
11
Elaborar el orden de salida
2 personas
12
Publicar la lista de salida
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Hacer el plan de aparcamiento
2 personas
15
Preparar señales de ruta
2 personas
16
Montar la mesa de premios
2 personas
17
Calcular las cantidades de catering
2 personas
18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
19
Hacer la compra
3 personas
20
Comprobar los boxes de caballos
2 personas
21
Segar el terreno de competición
2 personas
22
Nivelar el suelo de la competición
3 personas
23
Limpiar los establos
3 personas
24
Comprobar los obstáculos
2 personas
25
Colocar letras de doma
2 personas
26
Colocar las barreras
3 personas
27
Delimitar el aparcamiento
2 personas
28
Preparar la mesa del jurado
2 personas
29
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
30
Montar el espacio de catering
3 personas
31
Llenar las neveras portátiles
2 personas
32
Preparar café y té
2 personas
33
Preparar bocadillos y aperitivos
4 personas
34
Colocar los trofeos
2 personas
35
Probar la técnica y el micrófono
2 personas
36
Preparar las hojas de jurado
2 personas
37
Revisar la seguridad del recinto
3 personas

Evento

38
Recepción de participantes
3 personas
39
Registrar caballos
2 personas
40
Repartir dorsales
2 personas
41
Guiar a los caballos a los boxes
3 personas
42
Dar la reunión inicial
2 personas
43
Abrir el área de calentamiento
2 personas
44
Iniciar la competición
4 personas
45
Anunciar el orden de salida
46
Repartir formularios del jurado
2 personas
47
Registrar el desarrollo de la competición
2 personas
48
Acompañar a los caballos a la salida
3 personas
49
Guiar el área de desensillado
2 personas
50
Recoger los formularios del jurado
2 personas
51
Procesar los resultados provisionales
2 personas
52
Servir las bebidas
3 personas
53
Servir bocadillos y aperitivos
3 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
56
Comprobar los baños
57
Comprobar el resultado final
3 personas
58
Preparar la entrega de premios
3 personas
59
Gestionar la entrega de premios
4 personas
60
Coordinar la salida de los participantes
3 personas
61
Hacer el check-out de los caballos
2 personas

Seguimiento

62
Revisar el terreno
3 personas
63
Desmontar el material de competición
4 personas
64
Retirar los obstáculos
3 personas
65
Limpiar los establos
3 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Recoger el catering
3 personas
68
Recoger la basura
3 personas
69
Limpiar el recinto
4 personas
70
Inventariar materiales
2 personas
71
Devolver el material prestado
2 personas
72
Enviar los resultados a los participantes
73
Archivar premios y documentos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesa del jurado
Mesa de inscripción
Mesa de premios
Percheroscant. 2
Sombrillascant. 4

Material deportivo

Letras de domacant. 8
Obstáculos de la competicióncant. 8
Vigas de saltocant. 16
Soportes de obstáculoscant. 16
Conoscant. 24
Cinta de balizamientocant. 6
Dorsalescant. 60
Portadorsalescant. 60
Cintas métricascant. 2
Pacas de pajacant. 20
Carretillascant. 3
Horcas de estiércolcant. 4
Palascant. 3
Horcascant. 3
Cubos de aguacant. 12
Cuencos para comidacant. 12
Cuencos de aguacant. 12
Cepillos de establocant. 6
Cabestroscant. 12
Rastrillar la pistacant. 3
Carril
Hojas de evaluación del juradocant. 100
Listas de salidacant. 80
Hojas de resultadoscant. 80
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 12
Juego de sellos
Cajas de premioscant. 12

Equipo

Altavozcant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 4
Calculadorascant. 3
Walkie-talkiescant. 8
Impresora
Portátil

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Linternas a pilascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Termoscant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas para servircant. 8
Sacacorchoscant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 8
Banderas de Países Bajoscant. 4
Banderas del concursocant. 4
Cintas de premiocant. 60
Copas premiocant. 12
Cordones para medallascant. 60

Limpieza

Escobascant. 4
Papelelerascant. 8
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Carros de limpiezacant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Linternascant. 6
Chalecos reflectantescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Reserva el recinto y el jurado antes de abrir las inscripciones. Deja el reglamento y las pruebas cerrados con varias semanas de margen para que los participantes conozcan las condiciones al inscribirse.
Cierra las inscripciones antes de elaborar el orden de salida. Confirma participantes, tasas y preferencias dietéticas, y publica la lista de salida con tiempo suficiente para corregir errores de nombres o categorías.
Asigna voluntarios por zonas, no solo por tarea. Necesitarás cubrir como mínimo la inscripción, el aparcamiento, la pista, los boxes y la mesa de premios durante toda la jornada.
Revisa el terreno y el material en dos momentos: una comprobación inicial y otra el día anterior. Segar, nivelar y rastrillar la pista no sustituye a comprobar uno por uno los obstáculos, soportes, vigas y letras de doma.
Calcula el catering a partir del número confirmado, no del número de invitaciones. Haz la compra cuando las inscripciones estén cerradas y reserva tiempo para montar las mesas, las señales, los dorsales y la zona de premios.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición ecuestre?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el recinto y el jurado, redactar el reglamento y abrir las inscripciones. Deja la revisión final de pista, boxes y obstáculos para los 2 días previos.
¿Cuándo se debe publicar el orden de salida?: Publícalo después de confirmar participantes y registrar las tasas de inscripción. Como referencia, intenta hacerlo entre 3 y 7 días antes de la competición para poder corregir cambios sin rehacer toda la jornada.
¿Qué hay que revisar en los boxes antes de la competición?: Comprueba los boxes, limpia los establos y verifica que haya cubos de agua, cuencos de comida, cabestros y herramientas de limpieza. Haz una primera revisión 48 horas antes y una segunda al abrir el recinto.
¿Cuándo se prepara la pista y se comprueban los obstáculos?: Realiza el trabajo principal entre 1 y 2 días antes: segar, nivelar y rastrillar el terreno. Comprueba obstáculos, soportes, vigas, conos, cinta de balizamiento y letras de doma de nuevo la mañana de la competición.

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