Paardrijwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een paardrijwedstrijd organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen een datum, jury en parcours. Je moet inschrijvingen, startgelden, paard- en ruitergegevens, stallen, paddocks, parkeren en het paardenwelzijnsplan op elkaar afstemmen. Plan daarnaast tijd voor prijzen, startnummers, leveringen en het controleren van wedstrijdmateriaal. Met deze checklist werk je van format en locatie naar de wedstrijddag, zodat beslissingen niet pas tijdens het opbouwen worden genomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Locatie en wedstrijddatum bevestigen
2 personen
Jury en wedstrijdleiding vastleggen
2 personen
Parcoursbouwer vastleggen
Dierenarts en hoefsmid informeren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Sponsoren benaderen
2 personen
Wedstrijdverzekering controleren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Startgelden registreren
2 personen
Paard- en ruitergegevens controleren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startlijst publiceren
2 personen
Wedstrijdreglement verspreiden
Parkeerindeling maken
2 personen
Stal- en paddockindeling maken
2 personen
Leveringen en reserveringen bevestigen
2 personen
Prijzen en linten bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Wedstrijdmateriaal verzamelen
3 personen
Prijzen en startnummers sorteren
2 personen
Paardenwelzijnsplan printen
Weersverwachting controleren
Dranken koelen
2 personen
Terrein en parkeerplaats inspecteren
3 personen
Paddocks en stallen controleren
3 personen
Inrijbaan slepen
2 personen
Wedstrijdpiste slepen
2 personen
Parcours opbouwen
4 personen
Dressuurring uitzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Start- en finishzone markeren
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Geluid en microfoons testen
2 personen
Jurytafel en scorepost inrichten
3 personen
EHBO- en veiligheidsmateriaal klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deelnemers aanmelden
4 personen
Paarden bij stallen controleren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Verkenning parcours begeleiden
2 personen
Wedstrijdonderdeel begeleiden
6 personen
Tijd en strafpunten registreren
3 personen
Paarden tussen rondes verzorgen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes en broodjes aanvullen
3 personen
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
Piste en veiligheid bewaken
3 personen
Uitslagen controleren
3 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
Paarden en deelnemers uitzwaaien
3 personen
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen

Nazorg

Parcours afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Piste en terrein schoonmaken
4 personen
Stallen en paddocks nalopen
3 personen
Scoremateriaal archiveren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Ongebruikte boodschappen opbergen
2 personen
Uitslagen en foto's publiceren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Jurytafelaantal 2
Biertafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Springstaandersaantal 24
Springbalkenaantal 36
Waterbak
Dressuurlettersaantal 12
Dressuurhekkenaantal 8
Pisteafzettingaantal 120
Pionnenaantal 30
Markeertapeaantal 6
Borstelsaantal 8
Hoofdstelrekkenaantal 12
Startnummersaantal 60
Startnummerhoudersaantal 60
Rangordebordenaantal 3
Prijzenaantal 12
Rosborstelsaantal 12
Hoofdstelsetsaantal 4
Wateremmersaantal 24
Voeremmersaantal 24
Hooinettenaantal 24
Kruiwagensaantal 4
Mestvorkenaantal 6
Scheppenaantal 4
Rijbaaneg
Slepenbord

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Stopwatchesaantal 4
Portofoonsaantal 8
Muziekinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Luidsprekersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Programmastandaardsaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Bouwlampenaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Handvegersaantal 6
Toiletborstelsaantal 3
Wasbare schoonmaakdoekenaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Koelzakkenaantal 6
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat en reglement minstens 8 weken vooraf vast. Dan kun je de juiste rubrieken openen, jury en wedstrijdleiding boeken en deelnemers tijdig informeren.
Open de inschrijving uiterlijk 6 weken voor de wedstrijd en sluit haar 10 tot 14 dagen vooraf. Controleer daarna per combinatie de paard- en ruitergegevens en registreer alle startgelden.
Maak de stal-, paddock- en parkeerindeling zodra je de eerste definitieve aanmeldingen hebt. Reserveer per paard een vaste plek en houd ruimte vrij voor aan- en afvoer, dierenarts en hoefsmid.
Bestel prijzen, linten en startnummers niet pas na het sluiten van de inschrijving. Sorteer ze vooraf per rubriek en leg startnummerhouders, rangordeborden en de jurytafel apart klaar.
Controleer de weersverwachting 48 en 24 uur vooraf. Zet partytenten, wateremmers, hooinetten, afvalbakken en afzetting klaar en plan een laatste controle van parcours, rijbaan en paardenwelzijnsplan voor de eerste start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een paardrijwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met format, locatie, datum, jury en wedstrijdleiding. Gebruik de laatste 2 weken voor definitieve startlijsten, materiaal, prijzen, leveringen en de weersafhankelijke indeling.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een paardrijwedstrijd?: Sluit de inschrijving meestal 10 tot 14 dagen voor de wedstrijddag. Zo houd je tijd over om startgelden te controleren, paard- en ruitergegevens te verwerken en de startlijst te publiceren.
Wat moet ik voor paarden en ruiters regelen op een wedstrijddag?: Maak vooraf een stal- en paddockindeling, verzamel dieetwensen en informeer dierenarts en hoefsmid. Zet wateremmers, voeremmers, hooinetten, mestvorken en scheppen klaar en neem het paardenwelzijnsplan mee naar de wedstrijdleiding.
Wanneer moet het parcours en wedstrijdmateriaal klaarstaan?: Verzamel en controleer het materiaal uiterlijk de dag vóór de wedstrijd. Bouw het parcours en de pisteafzetting volgens het vastgelegde format op en controleer vóór de eerste start springstaanders, springbalken, dressuurletters, pionnen en markeringen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.