Organiser un concours d’équitation : la checklist complète

Un concours d’équitation demande une coordination précise entre cavaliers, chevaux, jury, bénévoles et prestataires. Commence par fixer le format, le lieu et la date, puis avance vers les inscriptions, le règlement et la logistique du site. Les boxes, paddocks, parkings et livraisons doivent être répartis avant l’arrivée des participants. Cette checklist de 71 tâches et 70 éléments t’aide à suivre l’organisation dans le bon ordre, jusqu’au contrôle météo et à la remise des prix.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Confirmer le lieu et la date de la compétition
2 personnes
Définir le jury et l’organisation du concours
2 personnes
Définir le concepteur du parcours
Informer le vétérinaire et le maréchal-ferrant
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les sponsors
2 personnes
Vérifier l’assurance de la compétition
Traiter les inscriptions
2 personnes
Enregistrer les droits d’inscription
2 personnes
Vérifier les données du cheval et du cavalier
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Publier la liste de départ
2 personnes
Diffuser le règlement du concours
Créer l’agencement du parking
2 personnes
Établir la répartition des boxes et des paddocks
2 personnes
Confirmer les livraisons et les réservations
2 personnes
Commander les prix et les rubans
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
Trier les prix et les dossards
2 personnes
Imprimer le plan de bien-être des chevaux
Vérifier les prévisions météo
Refroidir les boissons
2 personnes
Inspecter le terrain et le parking
3 personnes
Vérifier les paddocks et les écuries
3 personnes
Brosser la piste d’accès
2 personnes
Tirer la piste de compétition
2 personnes
Installer le parcours
4 personnes
Délimiter le manège
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Marquer la zone de départ et d'arrivée
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Tester le son et les micros
2 personnes
Installer la table du jury et le poste de score
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Inscrire les participants
4 personnes
Vérifier les chevaux aux écuries
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Accompagner la reconnaissance du parcours
2 personnes
Encadrer l’épreuve
6 personnes
Enregistrer le temps et les points de pénalité
3 personnes
S’occuper des chevaux entre les manches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les amuse-bouches et les sandwiches
3 personnes
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
Surveiller la piste et la sécurité
3 personnes
Vérifier les résultats
3 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Animer la remise des prix
4 personnes
Saluer les chevaux et les participants
3 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Démonter le parcours
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la piste et le terrain
4 personnes
Vérifier les écuries et les paddocks
3 personnes
Archiver le matériel de score
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
Publier les résultats et les photos
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Table du juryqté 2
Tables de bièreqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Bâtons de sautqté 24
Poutres d'équilibreqté 36
Bac à eau
Lettres de dressageqté 12
Barrières de dressageqté 8
Dépôt sur pisteqté 120
Cônesqté 30
Ruban de marquageqté 6
Brossesqté 8
Supports de brideqté 12
Numéros de départqté 60
Porte-dossardsqté 60
Panneaux de classementqté 3
Prixqté 12
Brosses à queueqté 12
Ensembles de bridesqté 4
Seaux d'eauqté 24
Seaux d’alimentationqté 24
Filets à foinqté 24
Brouettesqté 4
Fourches à fumierqté 6
Pellesqté 4
Voie de circulation
Tableau de traction

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Chronomètresqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Installation musicale
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Haut-parleursqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Drapeaux de matchqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Balais à mainqté 6
Brosses de toilettesqté 3
Chiffons de nettoyage lavablesqté 24

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Sacs isothermesqté 6
Bacs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions au moins 6 à 8 semaines avant le concours. Prévois ensuite une date limite claire pour vérifier les données du cavalier, du cheval, les besoins alimentaires et le paiement des droits.
Confirme le jury, le vétérinaire, le maréchal-ferrant et le concepteur du parcours au plus tard 3 semaines avant l’épreuve. Sans ces confirmations, le règlement et les horaires risquent de changer au dernier moment.
Publie la liste de départ et le règlement 3 à 5 jours avant le concours. Les participants doivent connaître leur horaire, leur numéro de départ, les règles applicables et l’organisation des boxes ou paddocks.
Prépare un plan du parking, de la circulation et des boxes au moins 7 jours à l’avance. Sur place, installe une table dédiée au jury, les panneaux de classement et les numéros de départ avant l’arrivée des premiers cavaliers.
Vérifie les prévisions météo 48 heures avant, puis une dernière fois le matin même. Contrôle notamment les tentes, les poubelles, les seaux d’eau, les filets à foin et le matériel nécessaire au bien-être des chevaux.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un concours d’équitation ?: Ouvre le formulaire environ 6 à 8 semaines avant la date du concours. Fixe une clôture des inscriptions 7 à 10 jours avant l’épreuve afin de vérifier les paiements, les données des chevaux et la liste de départ.
Quand publier la liste de départ d’un concours d’équitation ?: Publie-la idéalement 3 à 5 jours avant le concours, une fois les inscriptions contrôlées. Envoie aussi le règlement et les horaires pour limiter les questions le jour de l’épreuve.
Combien de temps à l’avance réserver les boxes et les paddocks ?: Répartis les boxes et les paddocks au moins 2 semaines avant le concours, puis confirme les besoins 7 jours avant. Cela laisse le temps de corriger les doublons et d’adapter le plan d’accueil.
Quand vérifier l’assurance d’un concours d’équitation ?: Vérifie l’assurance dès que le lieu et la date sont confirmés, idéalement 6 semaines avant l’événement. Demande une confirmation écrite au plus tard 2 semaines avant le concours, avec les garanties adaptées aux chevaux, aux participants et au public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.