Checklist para organizar una competición ecuestre

Organizar una competición ecuestre requiere coordinar caballos, jinetes, pista, personal y horarios sin dejar cabos sueltos. Empieza por definir el formato, la sede y la fecha; después abre las inscripciones y confirma jueces, veterinario, herrador y constructor del recorrido. Durante las últimas semanas tendrás que cerrar establos, paddocks, aparcamiento, seguros, entregas y premios. Esta checklist reúne el orden de trabajo y el material necesario para que el día de la competición todo esté preparado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el formato de la competición
2 personas
Confirmar la sede y la fecha del partido
2 personas
Establecer el jurado y la dirección del concurso
2 personas
Coordinar al constructor del recorrido
Informar al veterinario y al herrador
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Contactar con los patrocinadores
2 personas
Comprobar el seguro de la competición
Gestionar inscripciones
2 personas
Registrar las tasas de inscripción
2 personas
Comprobar los datos de los caballos y jinetes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Publicar la lista de salida
2 personas
Distribuir el reglamento de la competición
Organizar el aparcamiento
2 personas
Hacer la distribución de establos y paddocks
2 personas
Confirmar las entregas y las reservas
2 personas
Encargar premios y cintas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger el material de competición
3 personas
Ordenar los premios y dorsales
2 personas
Imprimir el plan de bienestar equino
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enfriar bebidas
2 personas
Inspeccionar el recinto y el aparcamiento
3 personas
Comprobar los paddocks y los establos
3 personas
Arrastrar la pista de acceso
2 personas
Arrastrar la pista de competición
2 personas
Montar el recorrido
4 personas
Delimitar la pista de doma
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar carpas
4 personas
Marcar la zona de salida y meta
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Probar el sonido y los micrófonos
2 personas
Montar la mesa del jurado y el puesto de puntuación
3 personas
Preparar material de primeros auxilios y seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Inscribir participantes
4 personas
Controlar los caballos en los establos
3 personas
Repartir dorsales
2 personas
Recibir al público
3 personas
Dar la reunión inicial
2 personas
Guiar el recorrido de reconocimiento
2 personas
Supervisar la prueba de competición
6 personas
Registrar el tiempo y los puntos de penalización
3 personas
Atender a los caballos entre rondas
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Reponer aperitivos y bocadillos
3 personas
Mantener limpia la zona del público
2 personas
Velar por la pista y la seguridad
3 personas
Comprobar los resultados
3 personas
Preparar la entrega de premios
3 personas
Coordinar la entrega de premios
4 personas
Despedir a los caballos y participantes
3 personas
Acompañar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Desmontar el recorrido
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la pista y el recinto
4 personas
Revisar establos y paddocks
3 personas
Archivar el material de puntuación
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los víveres no utilizados
2 personas
Publicar los resultados y las fotos
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesa del juradocant. 2
Mesas de cervezacant. 4
Papeleracant. 8

Material deportivo

Soportes plegablescant. 24
Vigas de saltocant. 36
Bebedero
Letras de domacant. 12
Vallas de domacant. 8
Vallado de la pistacant. 120
Conoscant. 30
Cinta de marcadocant. 6
Cepilloscant. 8
Portacabezadascant. 12
Dorsalescant. 60
Portadorsalescant. 60
Carteles de clasificacióncant. 3
Premioscant. 12
Cepillos roscant. 12
Sets de cabezadacant. 4
Cubos de aguacant. 24
Cubos de piensocant. 24
Redes para henocant. 24
Carretillascant. 4
Horcas de estiércolcant. 6
Palascant. 4
Carril
Tablero de remolque

Equipo

Portátilcant. 2
Impresora
Cronómetroscant. 4
Walkie-talkiescant. 8
Instalación de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Altavocescant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de aguacant. 8

Decoración

Banderas de la competicióncant. 12
Guirnaldascant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Atriles para programascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas de obracant. 4

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 3
Cuboscant. 6
Escobas de manocant. 6
Escobillas de bañocant. 3
Paños de limpieza lavablescant. 24

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 6
Bolsas isotérmicascant. 6
Bandejas de comidacant. 12
Papel de aluminiocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el formato, la sede y la fecha antes de abrir las inscripciones. Reserva al menos 8 semanas para confirmar jurado, dirección del concurso, constructor del recorrido y proveedores.
Revisa cada inscripción con los datos del caballo y del jinete, y registra las tasas en una única lista. Publica la lista de salida cuando las comprobaciones estén terminadas, idealmente entre 3 y 5 días antes.
Asigna establos y paddocks con antelación y comunica las normas de llegada. Prepara bebederos, cubos de agua y pienso, redes para heno y material para retirar estiércol en varios puntos, no solo junto a la pista.
Comprueba que el vallado de la pista, los obstáculos, las letras de doma, los conos, los dorsales y los carteles de clasificación estén completos antes de cargar el material. Haz una revisión física 24 horas antes y corrige entonces cualquier falta.
No dejes el bienestar equino y el tiempo para el último día. Informa al veterinario y al herrador con varios días de margen, imprime el plan de bienestar y prepara una alternativa para carpas, mesas y sillas si cambia el pronóstico.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición ecuestre?: Reserva un mínimo de 8 semanas para una competición pequeña y de 12 semanas si habrá muchos participantes o patrocinadores. Las inscripciones deberían cerrarse entre 7 y 10 días antes para comprobar datos, pagos y preferencias.
¿Cuándo se publica la lista de salida de una competición ecuestre?: Publícala normalmente entre 3 y 5 días antes, después de revisar los datos de caballos y jinetes. Si hay cambios de última hora, actualiza la lista y comunícalos el día anterior.
¿Qué hay que preparar para el bienestar de los caballos?: Prepara agua, pienso, heno, cubos, bebederos y zonas de establo o paddock antes de la llegada. Confirma al veterinario y al herrador al menos 7 días antes e imprime el plan de bienestar equino para el equipo.
¿Cuándo hay que comprobar el material de la pista?: Haz una comprobación completa 24 horas antes: vallado, obstáculos, soportes, letras, conos, cinta de marcado, dorsales y material de limpieza. Revisa también las entregas y reservas antes de que lleguen los primeros caballos.

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