Checklist voor een goed georganiseerde paardensportwedstrijd

Een paardensportwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een datum, jury en parcours. Je regelt tegelijk de inschrijvingen, vergunningen, veiligheid voor ruiters en paarden, trailerverkeer, terreinindeling en wedstrijdmateriaal. Plan vaste controlemomenten, zodat startlijsten, betalingen en prijzen niet in de laatste week blijven liggen. Deze checklist helpt je van de eerste reserveringen tot de laatste controle op de wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijddatum en locatie vastleggen
2 personen
Wedstrijdreglement vaststellen
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
Jury en wedstrijdsecretariaat boeken
2 personen
Dierenarts en hoefsmid reserveren
Parcoursbouwer vastleggen
EHBO-bezetting regelen
Wedstrijdverzekering controleren
Deelnemersreglement publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgelden en betalingen controleren
2 personen
Startlijsten opstellen
2 personen
Startlijsten naar deelnemers sturen
Prijzen en linten bestellen
Verkeersplan voor trailers maken
2 personen
Parkeerindeling voor trailers maken
2 personen
Wedstrijdterrein inspecteren
3 personen
Bodem en omheining controleren
2 personen
Stroompunten en verlichting controleren
2 personen
Boodschappenlijst samenstellen
2 personen
Catering en dranken inkopen
3 personen
Wedstrijdmateriaal controleren
3 personen
Prijzen en startnummers sorteren
2 personen
Terrein maaien en vrijmaken
3 personen
Stallen en parkeerplaatsen markeren
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Secretariaat inrichten
2 personen
Jurytafel en juryhok plaatsen
3 personen
Parcours en oefenterrein opbouwen
5 personen
Wedstrijdletters en routeborden plaatsen
2 personen
Start- en finishlijn markeren
2 personen
Techniek en microfoon testen
2 personen
Koffiepunt en catering inrichten
3 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Toiletten controleren en bevoorraden
2 personen

Event

Deelnemers en paarden ontvangen
4 personen
Paarden bij aankomst controleren
2 personen
Startnummers en programma uitdelen
2 personen
Parkeerbegeleiding uitvoeren
3 personen
Ruiters naar de paddock verwijzen
2 personen
Jurybriefing verzorgen
3 personen
Oefenterrein openen
2 personen
Omroep en wedstrijdinformatie verzorgen
2 personen
Startvolgorde bijhouden
2 personen
Jurykaarten en uitslagen verwerken
3 personen
Parcours tussen rondes controleren
3 personen
Paardenwelzijn en veiligheid bewaken
3 personen
EHBO en incidenten afhandelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
Vertrek van deelnemers begeleiden
3 personen
Wedstrijdterrein veilig afsluiten
2 personen

Nazorg

Parcoursmateriaal afbouwen
5 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Wedstrijdletters en borden verwijderen
2 personen
Materiaal reinigen en sorteren
4 personen
Stallen en paddocks schoonmaken
4 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Cateringruimte schoonmaken
3 personen
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
Toiletten eindschoonmaak geven
2 personen
Uitslagen publiceren
Prijzengeld en documenten versturen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Wedstrijdadministratie archiveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Jurytafel
Barkrukkenaantal 4
Afzethekkenaantal 40

Sportmateriaal

Wedstrijdlettersaantal 12
Parcourshekkenaantal 24
Springstaandersaantal 24
Springbalkenaantal 36
Waterbak
Dressuurlettersaantal 8
Pionnenaantal 30
Meetlintenaantal 3
Startnummersaantal 120
Startnummerhoudersaantal 120
Linten voor prijzenaantal 60
Prijsbekersaantal 20
Ballen voor paardenmestaantal 6
Kruiwagensaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Printerpapieraantal 5
Mobiele portofoonsaantal 8
Geluidset
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Thermoskannenaantal 6
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Koelmattenaantal 6

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Emmersaantal 6
Poetsdoekenaantal 24
Handvegersaantal 6
Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 12
Zaklampenaantal 6
Nooddekensaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk enkele weken voor de wedstrijd het wedstrijdreglement, de vergunningen en de meldingen vast. Controleer ook of de wedstrijdverzekering de locatie, deelnemers en activiteiten dekt.
Open de inschrijving pas nadat het reglement en de betaalinformatie klaarstaan. Verwerk aanmeldingen wekelijks en stuur de definitieve startlijsten uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijd naar de deelnemers.
Reserveer jury, wedstrijdsecretariaat, dierenarts, hoefsmid, parcoursbouwer en EHBO afzonderlijk. Maak per functie een dienstrooster met een vervanger; bij een wedstrijd kun je niet alles op één persoon laten rusten.
Controleer het terrein minstens twee keer: eerst op bodem, omheining, stroom en verlichting, daarna kort voor de start. Zet trailerparkeren en verkeersroutes met pionnen, afzethekken en duidelijke aanwijzingen uit.
Test de wedstrijdadministratie vóór de eerste deelnemer arriveert. Print startlijsten en formulieren vooraf, laad portofoons en controleer laptop, printer, papier, geluidset, microfoons, verlengkabels en stekkerdozen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een paardensportwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, reglement, vergunningen en officials. Open de inschrijving zodra die basis vaststaat en reserveer materiaal niet later dan 4 weken voor de wedstrijd.
Wat moet ik regelen voor het parcours van een paardensportwedstrijd?: Leg de parcoursbouwer tijdig vast en controleer of alle parcourshekken, springstaanders, springbalken, wedstrijdletters, pionnen en eventueel de waterbak beschikbaar zijn. Plan een terreincontrole uiterlijk 1 week vooraf en een laatste veiligheidsronde op de wedstrijddag.
Hoeveel EHBO en medische begeleiding heb ik nodig bij een paardensportwedstrijd?: Plan minimaal één verantwoordelijke voor EHBO-bezetting en leg vooraf vast wie tijdens alle wedstrijduren bereikbaar is. Regel daarnaast de dierenarts en hoefsmid afzonderlijk; hun beschikbaarheid moet vóór het openen van de inschrijving bevestigd zijn.
Wanneer maak ik de startlijsten voor een paardensportwedstrijd?: Controleer betalingen en aanmeldingen eerst en maak de startlijsten meestal 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd. Stuur ze daarna direct naar de deelnemers en houd een bijgewerkte versie klaar voor het wedstrijdsecretariaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.