Reitsportwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Reitsportwettbewerb braucht deutlich mehr Vorbereitung als Parcours und Startliste. Früh müssen Termin, Gelände, Reglement, Genehmigungen und Fachpersonal feststehen; später folgen Anmeldungen, Pferdetransporte, Material und Verpflegung. Plane die letzten Kontrollen nicht erst am Veranstaltungstag: Boden, Umzäunung, Strom, Beleuchtung und Anhängerparkplatz entscheiden über einen reibungslosen Ablauf. Diese Checkliste bündelt 75 Aufgaben und 57 benötigte Gegenstände in einer praktikablen Reihenfolge.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wettkampftermin und -ort festlegen
2 Personen
Wettkampfreglement festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen regeln
Jury und Wettkampfsekretariat buchen
2 Personen
Tierarzt und Hufschmied reservieren
Parcoursbauer beauftragen
Erste-Hilfe-Besetzung organisieren
Wettkampfversicherung prüfen
Teilnehmerreglement veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Startgelder und Zahlungen prüfen
2 Personen
Startlisten erstellen
2 Personen
Startlisten an Teilnehmer senden
Preise und Bänder bestellen
Verkehrsplan für Trailer erstellen
2 Personen
Parkeinteilung für Anhänger erstellen
2 Personen
Wettkampfgelände inspizieren
3 Personen
Boden und Umzäunung kontrollieren
2 Personen
Stromanschlüsse und Beleuchtung prüfen
2 Personen
Einkaufsliste zusammenstellen
2 Personen
Catering und Getränke einkaufen
3 Personen
Wettkampfmaterial prüfen
3 Personen
Preise und Startnummern sortieren
2 Personen
Gelände mähen und freiräumen
3 Personen
Ställe und Parkplätze markieren
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Sekretariat einrichten
2 Personen
Jurytisch und Jurykabine aufstellen
3 Personen
Parcours und Übungsplatz aufbauen
5 Personen
Wettkampfbuchstaben und Routenschilder aufstellen
2 Personen
Start- und Ziellinie markieren
2 Personen
Technik und Mikrofon testen
2 Personen
Kaffeepunkt und Catering einrichten
3 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren und auffüllen
2 Personen

Event

Teilnehmer und Pferde empfangen
4 Personen
Pferde bei der Ankunft kontrollieren
2 Personen
Startnummern und Programm verteilen
2 Personen
Parkeinweisung durchführen
3 Personen
Reiter zum Paddock schicken
2 Personen
Jury-Briefing durchführen
3 Personen
Übungsgelände öffnen
2 Personen
Durchsagen und Wettkampfinformationen organisieren
2 Personen
Startreihenfolge festhalten
2 Personen
Jurykarten und Ergebnisse verarbeiten
3 Personen
Parcours zwischen den Runden kontrollieren
3 Personen
Pferdewohl und Sicherheit gewährleisten
3 Personen
Erste Hilfe und Vorfälle abwickeln
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks und Brötchen servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
Preisverleihung betreuen
4 Personen
Abreise der Teilnehmer begleiten
3 Personen
Wettkampfgelände sicher abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Parcoursmaterial abbauen
5 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Wettkampfbuchstaben und Schilder entfernen
2 Personen
Material reinigen und sortieren
4 Personen
Ställe und Paddocks reinigen
4 Personen
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
Cateringbereich reinigen
3 Personen
Geschirr und Küchenmaterial abwaschen
3 Personen
Toiletten endreinigen
2 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Preisgeld und Unterlagen versenden
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Wettkampfunterlagen archivieren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
Jurytisch
BarhockerAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 40

Sportmaterial

WettkampfbuchstabenAnz. 12
StreckenabsperrungenAnz. 24
FederständerAnz. 24
SprungbalkenAnz. 36
Wasserbecken
DressurbuchstabenAnz. 8
KegelAnz. 30
MessbänderAnz. 3
StartnummernAnz. 120
StartnummernhalterAnz. 120
Bänder für PreiseAnz. 60
PokalpreiseAnz. 20
Kugeln für PferdemistAnz. 6
SchubkarrenAnz. 4

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Drucker
DruckerpapierAnz. 5
HandfunkgeräteAnz. 8
Soundsystem
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ThermoskannenAnz. 6
AusgießkannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
KühlmattenAnz. 6

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 6
LichterkettenAnz. 6

Reinigung

BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 3
EimerAnz. 6
PutztücherAnz. 24
HandfegerAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6
NotfalldeckenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Gelände mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe dabei nicht nur die Reitfläche, sondern auch Zufahrt, Anhängerparkplätze, Stromanschlüsse, Beleuchtung und die Wege für Zuschauer.
Buche Jury, Wettkampfsekretariat, Tierarzt, Hufschmied, Parcoursbauer und Erste-Hilfe-Team frühzeitig. Für einen eintägigen Wettbewerb sollten die Einsatzzeiten spätestens 2 Wochen vorher schriftlich bestätigt sein.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Reglement, Gebühren, Fristen und Teilnehmerinformationen fertig sind. Schließe die Meldeliste 7 bis 10 Tage vor dem Wettbewerb, damit Startlisten, Nummern und Verpflegungsbedarf noch geprüft werden können.
Plane den Anhängerverkehr getrennt vom Publikumsbereich. Markiere Einfahrt, Abstellflächen und Ausfahrt vorab und kontrolliere, ob die Fläche auch bei nassem Boden ausreichend tragfähig bleibt.
Packe Technik und Verbrauchsmaterial nicht erst am Morgen ein. Drucker, Papier, Laptop, Funkgeräte, Mikrofone, Verlängerungskabel, Startnummern, Preisbänder und Pokale sollten spätestens am Vortag geprüft und vollständig bereitliegen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Reitsportwettbewerb organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Reglement und Genehmigungen. Fachpersonal wie Jury, Tierarzt, Hufschmied und Parcoursbauer sollte spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin gebucht sein.
Wann sollte die Anmeldung für einen Reitsportwettbewerb schließen?: Eine Frist von 7 bis 10 Tagen vor dem Wettbewerb lässt genug Zeit für Startlisten, Zahlungen, Startnummern und Teilnehmerinformationen. Nachmeldungen solltest du nur zulassen, wenn Sekretariat und Zeitplan das noch aufnehmen können.
Was muss am Gelände eines Reitwettbewerbs kontrolliert werden?: Kontrolliere spätestens am Vortag Boden, Umzäunung, Absperrungen, Strom, Beleuchtung und die Zufahrt für Anhänger. Plane zusätzlich getrennte Flächen für Pferde, Fahrzeuge, Zuschauer und Erste Hilfe ein.
Wie viele Helfer braucht ein Reitsportwettbewerb?: Für einen kleinen eintägigen Wettbewerb solltest du mindestens 8 bis 12 Helfer einplanen, zusätzlich zu Jury, Sekretariat, Tierarzt, Hufschmied und Erste-Hilfe-Besetzung. Teile die Aufgaben spätestens eine Woche vorher mit festen Schichten und Ersatzkontakten ein.

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