Checklist para organizar una competición ecuestre

Una competición ecuestre necesita coordinación mucho antes de que llegue el primer caballo. Empieza cerrando la fecha, el recinto y el reglamento; después asegúrate de que permisos, jueces, veterinario, herrador y primeros auxilios estén confirmados por escrito. Las inscripciones, los pagos y las listas de salida deben quedar revisados antes del día del concurso. Esta checklist también incluye el tráfico de remolques, el estado del terreno, el material deportivo, la electricidad y la atención a participantes y público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y ubicación de la competición
2 personas
Establecer el reglamento del concurso
2 personas
Gestionar permisos y notificaciones
Reservar al jurado y la secretaría de la competición
2 personas
Reservar veterinario y herrador
Coordinar al constructor del recorrido
Organizar personal de primeros auxilios
Comprobar el seguro de la competición
Publicar el reglamento para participantes
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar las inscripciones y los pagos
2 personas
Preparar las listas de salida
2 personas
Enviar las listas de salida a los participantes
Encargar premios y cintas
Hacer el plan de tráfico para remolques
2 personas
Crear distribución de aparcamiento para remolques
2 personas
Inspeccionar el recinto de competición
3 personas
Comprobar el terreno y el vallado
2 personas
Comprobar los puntos de corriente y la iluminación
2 personas
Elaborar la lista de la compra
2 personas
Comprar catering y bebidas
3 personas
Comprobar el material de competición
3 personas
Ordenar los premios y dorsales
2 personas
Cortar el césped y despejar el terreno
3 personas
Marcar los establos y los aparcamientos
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la secretaría
2 personas
Colocar la mesa del jurado y el cubículo del jurado
3 personas
Montar el circuito y el campo de prácticas
5 personas
Colocar letras de la competición y carteles de ruta
2 personas
Señalizar la salida y la meta
2 personas
Probar la técnica y el micrófono
2 personas
Montar el punto de café y el catering
3 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Comprobar y abastecer los baños
2 personas

Evento

Recibir a los participantes y los caballos
4 personas
Comprobar los caballos a la llegada
2 personas
Repartir dorsales y programa
2 personas
Gestionar el aparcamiento
3 personas
Indicar a los jinetes el paddock
2 personas
Dar la sesión informativa al jurado
3 personas
Abrir el recinto de prácticas
2 personas
Gestionar los anuncios y la información de la competición
2 personas
Llevar el orden de salida
2 personas
Procesar las tarjetas del jurado y los resultados
3 personas
Comprobar el recorrido entre rondas
3 personas
Vigilar el bienestar y la seguridad de los caballos
3 personas
Gestionar primeros auxilios e incidencias
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos y bocadillos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
Preparar la entrega de premios
3 personas
Coordinar la entrega de premios
4 personas
Coordinar la salida de los participantes
3 personas
Cerrar de forma segura el recinto de la competición
2 personas

Seguimiento

Desmontar el material del recorrido
5 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar las letras y los carteles de la competición
2 personas
Limpiar y clasificar el material
4 personas
Limpiar establos y paddocks
4 personas
Recoger y retirar la basura
3 personas
Limpiar la zona de catering
3 personas
Lavar la vajilla y el material de cocina
3 personas
Realizar la limpieza final de los baños
2 personas
Publicar los resultados
Enviar los premios y los documentos
Devolver el material alquilado
2 personas
Archivar la administración de la competición
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesa del jurado
Taburetes de barcant. 4
Vallas de separacióncant. 40

Material deportivo

Letras de competicióncant. 12
Vallas del recorridocant. 24
Soportes plegablescant. 24
Vigas de saltocant. 36
Bebedero
Letras de domacant. 8
Conoscant. 30
Cintas métricascant. 3
Dorsalescant. 120
Portadorsalescant. 120
Cintas para premioscant. 60
Copas premiocant. 20
Bolas para estiércol de caballocant. 6
Carretillascant. 4

Equipo

Portátilcant. 2
Impresora
Papel para impresoracant. 5
Walkie-talkiescant. 8
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Termoscant. 6
Jarras de servircant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de servircant. 8
Bandejas de servircant. 12
Alfombrillas de refrigeracióncant. 6

Iluminación

Focos LED de montajecant. 6
Guirnaldas de lucescant. 6

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 3
Cuboscant. 6
Paños de limpiezacant. 24
Escobas de manocant. 6
Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Chalecos reflectantescant. 12
Linternascant. 6
Mantas de emergenciacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra los servicios esenciales con varias semanas de margen. El jurado, la secretaría, el veterinario, el herrador, el constructor del recorrido y el equipo de primeros auxilios deben tener horario, funciones y contacto de emergencia.
No publiques las listas de salida hasta comprobar pagos y datos de cada binomio. Envíalas con suficiente antelación para que los participantes puedan planificar la llegada y el orden de salida.
Planifica los remolques antes de abrir el recinto. Define una ruta de entrada, una distribución de aparcamiento y zonas separadas para circulación, espera y descarga; el día del concurso, la señalización evita maniobras improvisadas.
Haz una inspección final del terreno y del vallado, y comprueba los puntos de corriente y la iluminación. Revisa también letras, vallas, soportes, vigas, conos, dorsales, walkie-talkies, impresora y cables alargadores antes de cargar el material.
Calcula el catering a partir de las inscripciones confirmadas y pregunta por preferencias dietéticas durante el registro. Compra bebidas y comida con margen, y deja preparadas neveras portátiles y máquinas de café para las primeras horas de la jornada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición ecuestre?: Empieza la planificación al menos 8 a 12 semanas antes. Los permisos, el seguro, el jurado, el veterinario, el herrador y el constructor del recorrido pueden requerir confirmación previa; deja las 2 últimas semanas para revisar inscripciones, pagos y logística.
¿Cuándo se deben publicar las listas de salida?: Publícalas después de comprobar todas las inscripciones y los pagos, normalmente entre 3 y 7 días antes de la competición. Envía la versión final a los participantes y conserva una copia para la secretaría.
¿Qué hay que revisar en el recinto antes del concurso?: Haz una inspección completa entre 7 y 14 días antes y repite una comprobación final el día anterior. Revisa terreno, vallado, iluminación, puntos de corriente, zonas de remolques, recorrido, material deportivo y accesos para emergencias.
¿Cuánto material de oficina y comunicación hace falta?: Prepara un portátil, una impresora, papel y suficientes walkie-talkies para los puestos que trabajen separados. Comprueba todo al menos 48 horas antes y lleva cables alargadores, regletas y micrófonos compatibles con el equipo de sonido.

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