Zo organiseer je een paardenmarkt

Begin niet met kramen of hapjes, maar met de vergunning, de indeling en de afspraken rond paardenwelzijn. Daarna leg je vast waar paarden, handelaren, standhouders en bezoekers komen en hoe verkeer en parkeren worden geregeld. Verzamel paardengegevens en aanmeldingen op tijd, zodat je plaatsen en communicatie kunt bevestigen. In de laatste week controleer je het weer, haal je bestellingen op en instrueer je vrijwilligers over kassa, noodnummers en de route op het terrein.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergunning controleren
2
Marktindeling vastleggen
2 personen
3
Paardenplaatsen indelen
2 personen
4
Verkoopplaatsen toewijzen
2 personen
5
Standhouders uitnodigen
2 personen
6
Paardenhandelaren uitnodigen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Paardengegevens registreren
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Reserveringen bevestigen
11
Bezoekersinformatie publiceren
2 personen
12
Routebeschrijving verspreiden
13
Parkeerplan uitwerken
2 personen
14
Verkeersborden voorbereiden
2 personen
15
Dierenwelzijnsplan controleren
2 personen
16
Veterinaire contactgegevens klaarleggen
17
Weersverwachting controleren
18
Boodschappen bestellen
2 personen
19
Boodschappen ophalen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Kassa voorbereiden
2 personen
23
Contant geld klaarleggen
24
Vrijwilligers instrueren
3 personen
25
Noodnummers uitdelen
26
Terrein inspecteren
3 personen
27
Terrein uitzetten
4 personen
28
Partytenten opbouwen
4 personen
29
Marktkramen plaatsen
4 personen
30
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
31
Paardenhekken opbouwen
5 personen
32
Waterpunten installeren
3 personen
33
Hooi- en stroplaatsen inrichten
3 personen
34
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
35
Verlichting ophangen
3 personen
36
Versiering ophangen
3 personen
37
Wegwijzers plaatsen
2 personen
38
Parkeerterrein markeren
3 personen
39
Afvalpunten plaatsen
2 personen
40
Toiletten controleren
2 personen
41
Kraampresentaties inrichten
6 personen
42
Paarden aanmelden
3 personen
43
Paardenplaatsen controleren
3 personen
44
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
45
Buffet klaarzetten
3 personen
46
Kassa en pinpunt testen
2 personen

Event

47
Openingsteam positioneren
4 personen
48
Bezoekers ontvangen
4 personen
49
Standhouders begeleiden
3 personen
50
Paardenverkeer begeleiden
4 personen
51
Paardenwelzijn controleren
3 personen
52
Water voor paarden bijvullen
3 personen
53
Hooi en stro aanvullen
2 personen
54
Informatiepunt bemannen
2 personen
55
Verkoop ondersteunen
2 personen
56
Koffie en thee serveren
3 personen
57
Hapjes serveren
3 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Afvalbakken legen
2 personen
60
Toiletten bijvullen
61
Paden vrijhouden
2 personen
62
Verlichting controleren
63
Omroepberichten verzorgen
64
Verloren voorwerpen registreren
65
Laatste bezoekers begeleiden
3 personen
66
Paarden rustig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

67
Kassa afsluiten
2 personen
68
Koelvoorraad veilig opbergen
2 personen
69
Kramen leegmaken
4 personen
70
Tenten en decoratie afbreken
5 personen
71
Paardenhekken afbreken
5 personen
72
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
73
Afval verzamelen
4 personen
74
Mest en stro verwijderen
4 personen
75
Terrein schoonmaken
4 personen
76
Servies afwassen
3 personen
77
Apparatuur reinigen
2 personen
78
Verkeersborden verwijderen
2 personen
79
Materialen inventariseren
2 personen
80
Geleende materialen retourneren
2 personen
81
Restanten veilig opslaan
2 personen
82
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 20
Partytentenaantal 6
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Kassatafelsaantal 3
Paardenhekkenaantal 40
Hooinettenaantal 20
Waterbakkenaantal 20
Kledingrekkenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Pinautomatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Handmegafoonsaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Bouwlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Paardenpostersaantal 20
Windzakkenaantal 6
Kraamkleedjesaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Koelcontainersaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 4

Catering

Waterkannenaantal 8
Drankdispensersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 16
Mestkruiwagensaantal 4
Hooivorkenaantal 6
Scheppenaantal 6
Bezemsetsaantal 6
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 8
Handborstelsaantal 6

Veiligheid

Afzethekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 30
Waarschuwingsbordenaantal 20
Reflectiehesjesaantal 20
Zaklampenaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12

Administratie

Kassakistenaantal 3
Prijslijstenaantal 30
Aanmeldformulierenaantal 100
Naamkaartjesaantal 100
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 10
Polsbandjesaantal 500
Ritbriefjesaantal 500

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Maak eerst één plattegrond met afzonderlijke zones voor paardenplaatsen, verkoopplaatsen, bezoekers, parkeren en eventuele horeca. Controleer daarna of paardenhekken, waterbakken en hooinetten op de juiste plekken kunnen staan.
Registreer per aangemeld paard de benodigde gegevens en leg veterinaire contactgegevens klaar op een vaste plek. Wacht niet tot de marktdag met controleren of alle aanmeldingen en reserveringen compleet zijn.
Publiceer bezoekersinformatie zodra route, parkeerplan en toegang duidelijk zijn. Vermeld niet alleen het adres, maar ook waar bezoekers parkeren en welke verkeersborden ze onderweg kunnen volgen.
Plan eten en drinken achteruit vanaf de opening: bestel boodschappen op tijd, koel dranken vooraf en houd met warmhoudbakken en koffiezetapparaten rekening met meerdere uitgiftepunten. Verzamel dieetwensen vóór je de boodschappen definitief maakt.
Geef vrijwilligers vóór de start een korte, schriftelijke instructie met hun post, telefoonnummers, noodnummers en betaalprocedure. Test pinautomaten, contant geld, verlengkabels en kabelhaspels voordat bezoekers en handelaren arriveren.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een vergunning voor een paardenmarkt controleren?: Controleer de vergunningseisen zodra de datum en locatie bekend zijn, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Vraag ook na welke aanvullende voorwaarden gelden voor dieren, verkeer, verkoop en tijdelijke voorzieningen.
Hoe deel je een terrein voor een paardenmarkt in?: Maak minimaal 4 duidelijke zones: paardenplaatsen, verkoopplaatsen, bezoekersgebied en parkeren. Leg de indeling uiterlijk 4 weken vooraf vast, zodat je standhouders, paardenhandelaren en bezoekers een juiste route kunt geven.
Wanneer moet ik paardengegevens en aanmeldingen verzamelen?: Start de registratie direct na het uitnodigen van paardenhandelaren en sluit de aanmelding minstens 2 weken voor de markt. Gebruik de laatste week om ontbrekende gegevens, reserveringen en dierenwelzijnsafspraken na te bellen.
Hoe bereid ik de catering voor een paardenmarkt voor?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 2 weken vooraf en bestel daarna de boodschappen met een kleine reserve. Koel dranken vóór de opening en controleer op de marktdag minstens 1 uur vooraf of koffie, hapjes, servies en betaalmiddelen klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.