Organiser un marché aux chevaux, étape par étape

Un marché aux chevaux se prépare d’abord comme un flux : arrivée des animaux, installation des vendeurs, circulation du public et départ. Commence par vérifier le permis, puis dessine les emplacements avant d’inviter les exposants et les marchands. Les inscriptions doivent recueillir les données de chaque cheval et les besoins alimentaires. Enfin, verrouille le stationnement, la signalisation, le plan de bien-être animal et les coordonnées du vétérinaire avant le jour du marché.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Vérifier le permis
2
Définir l'agencement du marché
2 personnes
3
Répartir les emplacements pour chevaux
2 personnes
4
Attribuer les emplacements de vente
2 personnes
5
Inviter les exposants
2 personnes
6
Inviter les marchands de chevaux
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Enregistrer les données des chevaux
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Confirmer les réservations
11
Publier les informations aux visiteurs
2 personnes
12
Diffuser l’itinéraire
13
Élaborer le plan de stationnement
2 personnes
14
Préparer les panneaux de signalisation
2 personnes
15
Vérifier le plan de bien-être animal
2 personnes
16
Préparer les coordonnées vétérinaires
17
Vérifier les prévisions météo
18
Commander les courses
2 personnes
19
Récupérer les courses
2 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Préparer la caisse
2 personnes
23
Préparer l'argent liquide
24
Briefer les bénévoles
3 personnes
25
Distribuer les numéros d’urgence
26
Inspecter le site
3 personnes
27
Délimiter le terrain
4 personnes
28
Monter les tentes de réception
4 personnes
29
Installer les stands du marché
4 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Monter les barrières pour chevaux
5 personnes
32
Installer des points d'eau
3 personnes
33
Aménager des emplacements pour le foin et la paille
3 personnes
34
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
35
Installer l'éclairage
3 personnes
36
Suspendre la décoration
3 personnes
37
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
38
Baliser le parking
3 personnes
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
40
Vérifier les toilettes
2 personnes
41
Mettre en place les stands
6 personnes
42
Enregistrer les chevaux
3 personnes
43
Vérifier les emplacements pour les chevaux
3 personnes
44
Préparer le café et le thé
2 personnes
45
Mettre le buffet en place
3 personnes
46
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes

Événement

47
Positionner l'équipe d'ouverture
4 personnes
48
Accueillir les visiteurs
4 personnes
49
Encadrer les exposants
3 personnes
50
Encadrer la circulation des chevaux
4 personnes
51
Contrôler le bien-être des chevaux
3 personnes
52
Remplir l’eau pour les chevaux
3 personnes
53
Compléter le foin et la paille
2 personnes
54
Tenir le point d'information
2 personnes
55
Soutenir les ventes
2 personnes
56
Servir le café et le thé
3 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Vider les poubelles
2 personnes
60
Réapprovisionner les toilettes
61
Maintenir les allées dégagées
2 personnes
62
Vérifier l'éclairage
63
Gérer les annonces
64
Enregistrer les objets trouvés
65
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
66
Faire partir les chevaux calmement
4 personnes

Suivi

67
Clôturer la caisse
2 personnes
68
Ranger en sécurité les stocks au frais
2 personnes
69
Vider les stands
4 personnes
70
Démonter les tentes et la décoration
5 personnes
71
Démonter les barrières pour chevaux
5 personnes
72
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
73
Rassembler les déchets
4 personnes
74
Enlever le fumier et la paille
4 personnes
75
Nettoyer le site
4 personnes
76
Faire la vaisselle
3 personnes
77
Nettoyer l’équipement
2 personnes
78
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
79
Inventorier le matériel
2 personnes
80
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
81
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
82
Rendre le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 20
Tentes de réceptionqté 6
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Tables de caisseqté 3
Barrières pour chevauxqté 40
Filets à foinqté 20
Bacs à eauqté 20
Portants à vêtementsqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Distributeurs automatiquesqté 2
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Mégaphones portatifsqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 6
Lampes à pilesqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Affiches de chevauxqté 20
Manches à airqté 6
Tapis de standqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Thermosqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 4

Catering

Carafes d’eauqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 16
Brouettes à fumierqté 4
Fourches à foinqté 6
Pellesqté 6
Sets de balaiqté 6
Serpillièresqté 4
Seauxqté 8
Brosses à mainqté 6

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 30
Panneaux d'avertissementqté 20
Gilets réfléchissantsqté 20
Lampes de pocheqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gants de travailqté 12

Administration

Caisses de caisseqté 3
Listes de prixqté 30
Formulaires d'inscriptionqté 100
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 10
Braceletsqté 500
Feuilles de routeqté 500

Courses

Courses

Conseils

Dessine l’agencement au moins 4 semaines avant l’événement. Sépare clairement les emplacements des chevaux, les stands de vente, les files de visiteurs et les zones de stationnement.
Demande les informations de chaque cheval dès l’inscription : identification, emplacement souhaité et besoins alimentaires. Fixe une date limite située 7 à 10 jours avant le marché pour pouvoir confirmer les réservations.
Prépare un plan de bien-être animal écrit, avec les barrières, les filets à foin et les bacs à eau prévus pour chaque zone. Garde les coordonnées vétérinaires imprimées et disponibles le jour même.
Publie l’itinéraire et le plan de stationnement au moins une semaine à l’avance. Ajoute des panneaux visibles dès l’entrée : les visiteurs avec remorque ne doivent pas chercher leur zone sur place.
Briefe les bénévoles 60 à 90 minutes avant l’ouverture. Remets à chacun les numéros d’urgence, le plan du site et sa responsabilité précise, puis vérifie la caisse, l’argent liquide, les boissons refroidies et les en-cas avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché aux chevaux ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour vérifier le permis, réserver les équipements et inviter les exposants. Commence 3 mois à l’avance si plusieurs marchands ou un grand nombre de chevaux sont attendus.
Quand faut-il confirmer les inscriptions des chevaux ?: Fixe la clôture des inscriptions 7 à 10 jours avant le marché. Tu auras ainsi le temps d’enregistrer les données, de répartir les emplacements et de confirmer les réservations à chaque participant.
Que faut-il prévoir pour le bien-être des chevaux sur un marché ?: Prépare une zone délimitée avec des barrières, un filet à foin et un bac à eau pour chaque emplacement adapté. Le plan de bien-être animal et les coordonnées d’un vétérinaire doivent être prêts avant l’ouverture, idéalement au moins une semaine à l’avance.
Quand publier l’itinéraire et le plan de stationnement ?: Publie-les au moins 7 jours avant l’événement, avec les consignes pour les véhicules et les remorques. Installe ensuite les panneaux de signalisation et vérifie leur visibilité la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.