Zo organiseer je een kerstmarkt zonder last-minute stress

Begin een kerstmarkt niet met decoratie, maar met de datum, openingstijden en indeling van het terrein. Daarna regel je kraamhouders, aanmeldingen, leveranciers en een vrijwilligersrooster, zodat je weet wie waar nodig is. Plan vervolgens de praktische uitvoering: kramen en partytenten, verlichting, betaalpunten, warme dranken en bewegwijzering. Vooral wisselgeld, verlengkabels, dieetwensen en een plan voor regen of wind worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2
Locatie en terreinindeling bepalen
2 personen
3
Kraamhouders benaderen
2 personen
4
Kraamhouders registreren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Kraamindeling publiceren
9
Weersverwachting controleren
10
Leveringen met leveranciers afspreken
11
Reserveringen bevestigen
12
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
13
Contactlijst uitprinten
14
Naambadges voorbereiden
15
Plattegrond en bewegwijzering printen
16
Contant geld en wisselgeld regelen
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Houdbare voorraad sorteren
2 personen
19
Verse producten controleren
2 personen
20
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
21
Kramen en tenten klaarzetten
4 personen
22
Terrein afzetten
2 personen
23
Partytenten opbouwen
6 personen
24
Kramen opbouwen
6 personen
25
Tafels opstellen
4 personen
26
Stoelen en zitplekken plaatsen
3 personen
27
Verlichting ophangen
4 personen
28
Stroom aansluiten
3 personen
29
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
30
Versiering ophangen
4 personen
31
Kraamhouders ontvangen
3 personen
32
Kraamhouders naar plek begeleiden
3 personen
33
Kraamhouders laten inrichten
6 personen
34
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
35
Warme dranken klaarzetten
3 personen
36
Hapjes voorbereiden
4 personen
37
Buffettafels inrichten
3 personen
38
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
39
Afvalpunten plaatsen
2 personen
40
Toiletten controleren
2 personen
41
Openingscontrole uitvoeren
3 personen

Event

42
Bezoekers verwelkomen
3 personen
43
Informatiepunt bemannen
2 personen
44
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
45
Koffie en thee serveren
3 personen
46
Warme chocolademelk serveren
3 personen
47
Glühwein serveren
3 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Dranken koud zetten
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Buffet bijvullen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Tafels schoonhouden
2 personen
54
Toiletten tussentijds controleren
55
Verlichting controleren
56
Kassa afsluiten
2 personen
57
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

58
Kraamhouders laten afbouwen
6 personen
59
Voorraad veilig opbergen
3 personen
60
Afwas verzamelen
2 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Tenten afbreken
6 personen
64
Verlichting verwijderen
3 personen
65
Versiering verwijderen
3 personen
66
Terrein schoonmaken
4 personen
67
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
68
Materialen inventariseren
2 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Koelboxen en apparatuur reinigen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 14
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 8
Kassatafelsaantal 2
Opbergboxenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 20
Batterijlantaarnsaantal 10
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudketelsaantal 4
Glühweinwarmersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Pinapparatenaantal 2
Kassaboxenaantal 2
Thermoskannenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Glühweinbekersaantal 150
Glazenaantal 150
Bordenaantal 180
Kommetjesaantal 80
Besteksetsaantal 180
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Soeplepelsaantal 4
Opscheptangenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Dienbladenaantal 10

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 80
Kerstkransenaantal 8
Kersttafellopersaantal 16
Kerstfigurenaantal 12
Houten kratjesaantal 20
Stoffen tafelkledenaantal 16
Krijtbordenaantal 14
Stoepbordenaantal 6
Naamkaartstandaardsaantal 14

Catering

Thermische transportboxenaantal 4
Drankdispensersaantal 4
Broodmandenaantal 8
Koelelementenaantal 24
Voorraadbakkenaantal 16

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handvegersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3

Veiligheid

Antislipmattenaantal 12
Kabelmattenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12
Zaklampenaantal 6
Brandblussersaantal 4

Administratie

Naambadgesaantal 40
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Kassabonnenrollenaantal 12
Wisselgeldbakkenaantal 2
Polsbandjesaantal 200

Bebording

Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Kraamnummersaantal 14
Afvalbordjesaantal 10

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg de terreinindeling vast voordat je kraamhouders definitief registreert. Reserveer ruimte voor looproutes, kassatafels, wachtrijen en leveranciers die moeten lossen.
Bevestig leveringen en reserveringen uiterlijk één week vooraf. Controleer daarna nog één keer de hoeveelheden, contactpersonen en aankomsttijden.
Maak het vrijwilligersrooster per tijdsblok van twee tot drie uur. Print de contactlijst en geef iedere vrijwilliger bij aankomst een naambadge en duidelijke plek.
Test verlichting en stroom vóór de opbouw. Verlengkabels, stekkerdozen, lichtsnoeren en ledlampen moeten veilig liggen en voldoende licht geven zodra het donker wordt.
Regel betalingen minimaal drie dagen vooraf. Zorg per verkooppunt voor een getest pinapparaat of kassabox en voldoende wisselgeld; controleer ook koelboxen, warmhoudketels en glühweinwarmers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de datum, locatie en openingstijden. Benader daarna direct de kraamhouders, want registratie, dieetwensen en de kraamindeling kosten meestal meerdere weken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstmarkt?: Reken op minimaal één vrijwilliger per actief verkooppunt en daarnaast twee mensen voor ontvangst, terrein en problemen. Werk met diensten van 2 tot 3 uur, zodat de bezetting tijdens de hele openingstijd op peil blijft.
Wanneer moet je de kerstmarkt opbouwen?: Plan de opbouw minimaal 4 tot 6 uur vóór opening. Zet eerst het terrein af, bouw daarna tenten, kramen en tafels op en test vervolgens verlichting, stroom, betaalapparatuur en warme dranken.
Wat moet je regelen bij slecht weer voor een kerstmarkt?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur vooraf. Zorg dat partytenten stevig staan, kwetsbare voorraad in opbergboxen zit en er een besluit klaar ligt over wind, regen en veilige doorgangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.