Kerstmarkt organiseren: checklist van voorbereiding tot opbouw

Een kerstmarkt organiseren vraagt meer dan kramen en kerstdecoratie. Leg eerst datum, openingstijden, locatie en terreinindeling vast; daarna volgen kraamhouders, aanmeldingen, leveranciers en vrijwilligers. In de laatste week controleer je de weersverwachting, bevestig je reserveringen en sorteer je voorraad. Op de dag zelf draait alles om een vaste opbouwvolgorde: terrein afzetten, tenten en kramen plaatsen, verlichting aansluiten en de verkoop- en uitgiftepunten inrichten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
Locatie en terreinindeling bepalen
2 personen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Kraamhouders registreren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Kraamindeling publiceren
Weersverwachting controleren
Leveringen met leveranciers afspreken
Reserveringen bevestigen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Contactlijst uitprinten
Naambadges voorbereiden
Plattegrond en bewegwijzering printen
Contant geld en wisselgeld regelen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad sorteren
2 personen
Verse producten controleren
2 personen
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
Kramen en tenten klaarzetten
4 personen
Terrein afzetten
2 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Kramen opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen en zitplekken plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Stroom aansluiten
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Kraamhouders ontvangen
3 personen
Kraamhouders naar plek begeleiden
3 personen
Kraamhouders laten inrichten
6 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Warme dranken klaarzetten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Openingscontrole uitvoeren
3 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
3 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Warme chocolademelk serveren
3 personen
Glühwein serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Verlichting controleren
Kassa afsluiten
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kraamhouders laten afbouwen
6 personen
Voorraad veilig opbergen
3 personen
Afwas verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
6 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Koelboxen en apparatuur reinigen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 14
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 8
Kassatafelsaantal 2
Opbergboxenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 20
Batterijlantaarnsaantal 10
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudketelsaantal 4
Glühweinwarmersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Pinapparatenaantal 2
Kassaboxenaantal 2
Thermoskannenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Glühweinbekersaantal 150
Glazenaantal 150
Bordenaantal 180
Kommetjesaantal 80
Besteksetsaantal 180
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Soeplepelsaantal 4
Opscheptangenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Dienbladenaantal 10

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 80
Kerstkransenaantal 8
Kersttafellopersaantal 16
Kerstfigurenaantal 12
Houten kratjesaantal 20
Stoffen tafelkledenaantal 16
Krijtbordenaantal 14
Stoepbordenaantal 6
Naamkaartstandaardsaantal 14

Catering

Thermische transportboxenaantal 4
Drankdispensersaantal 4
Broodmandenaantal 8
Koelelementenaantal 24
Voorraadbakkenaantal 16

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handvegersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3

Veiligheid

Antislipmattenaantal 12
Kabelmattenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12
Zaklampenaantal 6
Brandblussersaantal 4

Administratie

Naambadgesaantal 40
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Kassabonnenrollenaantal 12
Wisselgeldbakkenaantal 2
Polsbandjesaantal 200

Bebording

Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Kraamnummersaantal 14
Afvalbordjesaantal 10

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Plan de terreinindeling vóór je kraamhouders registreert. Houd ruimte vrij voor looproutes, leveringen, kassatafels en partytenten, zodat je op de opbouwdag niet opnieuw hoeft te schuiven.
Maak het vrijwilligersrooster uiterlijk een week vooraf en print de contactlijst, plattegrond en bewegwijzering. Zo kan iemand tijdens de markt direct inspringen zonder eerst alle informatie op zijn telefoon te zoeken.
Controleer stroompunten voordat je lichtsnoeren, ledlampen, koffiezetapparaten en glühweinwarmers verdeelt. Tel verlengkabels en stekkerdozen per zone en test de apparatuur vóór opening.
Regel contant geld, wisselgeld en pinapparaten minimaal één werkdag vooraf. Richt kassatafels in met kassaboxen en houd een aparte opbergbox klaar voor reservebenodigdheden en documenten.
Sorteer houdbare voorraad eerder, maar controleer verse producten pas kort voor de markt. Zet koelboxen, thermoskannen, bekers, borden en bestek per uitgiftepunt klaar, zodat vrijwilligers niet tijdens de opening hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en kraamhouders. Plan de terreinindeling, vrijwilligers en leveranciers uiterlijk 2 weken voor de markt definitief.
Wanneer moet ik kraamhouders voor een kerstmarkt benaderen?: Benader kraamhouders ongeveer 8 weken vooraf en sluit de registratie 3 tot 4 weken voor de markt. Publiceer de definitieve kraamindeling zodra aanmeldingen en benodigde voorzieningen zijn gecontroleerd.
Wanneer controleer ik het weer voor een kerstmarkt?: Controleer de weersverwachting 7 dagen vooraf en nogmaals 24 uur voor opening. Gebruik die laatste controle om partytenten, afzetting, verlichting en extra bescherming voor voorraad definitief te plannen.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een kerstmarkt?: Reken voor een markt met meerdere kramen en partytenten op minimaal 3 tot 4 uur opbouwtijd. Zet terrein en tenten eerst klaar, bouw daarna kramen en tafels op en sluit verlichting en apparatuur als laatste aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.