Pferdemarkt organisieren: Diese Reihenfolge funktioniert

Bei einem Pferdemarkt laufen Tierhaltung, Verkauf, Besucherverkehr und Gastronomie gleichzeitig. Starte deshalb nicht mit der Dekoration, sondern mit Genehmigungen, Flächenaufteilung und der Anmeldung von Händlern und Pferdehaltern. Danach legst du Wege, Parkplätze, Pferdeplätze und Sicherheitsmaßnahmen fest. Kurz vor dem Termin prüfst du Wetter, Verpflegung, Kasse und die Einweisung der Helfer. So erkennst du Engpässe, bevor die ersten Besucher eintreffen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Genehmigung prüfen
2
Marktaufteilung festlegen
2 Personen
3
Pferdeplätze einteilen
2 Personen
4
Verkaufsplätze zuweisen
2 Personen
5
Standbetreiber einladen
2 Personen
6
Pferdehändler einladen
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Pferdedaten erfassen
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Reservierungen bestätigen
11
Besucherinformationen veröffentlichen
2 Personen
12
Wegbeschreibung verteilen
13
Parkplan ausarbeiten
2 Personen
14
Verkehrsschilder vorbereiten
2 Personen
15
Tierschutzplan prüfen
2 Personen
16
Tierärztliche Kontaktdaten bereitlegen
17
Wettervorhersage prüfen
18
Einkäufe bestellen
2 Personen
19
Einkäufe abholen
2 Personen
20
Getränke kühlen
2 Personen
21
Snacks vorbereiten
3 Personen
22
Kasse vorbereiten
2 Personen
23
Bargeld bereitlegen
24
Freiwillige einweisen
3 Personen
25
Notrufnummern ausgeben
26
Gelände inspizieren
3 Personen
27
Gelände abstecken
4 Personen
28
Partyzelte aufbauen
4 Personen
29
Marktstände aufstellen
4 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
31
Pferdezäune aufbauen
5 Personen
32
Wasserstellen installieren
3 Personen
33
Heu- und Strohplätze einrichten
3 Personen
34
Stromversorgung anschließen
2 Personen
35
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
36
Dekoration aufhängen
3 Personen
37
Wegweiser aufstellen
2 Personen
38
Parkplatz markieren
3 Personen
39
Müllstationen aufstellen
2 Personen
40
Toiletten kontrollieren
2 Personen
41
Standpräsentationen einrichten
6 Personen
42
Pferde anmelden
3 Personen
43
Pferdestände kontrollieren
3 Personen
44
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
45
Buffet vorbereiten
3 Personen
46
Kasse und Kartenzahlung testen
2 Personen

Event

47
Openingsteam positionieren
4 Personen
48
Besucher empfangen
4 Personen
49
Standbetreiber betreuen
3 Personen
50
Pferdeverkehr begleiten
4 Personen
51
Pferdewohl kontrollieren
3 Personen
52
Wasser für Pferde nachfüllen
3 Personen
53
Heu und Stroh nachfüllen
2 Personen
54
Infostand besetzen
2 Personen
55
Verkauf unterstützen
2 Personen
56
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
57
Snacks servieren
3 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Mülleimer leeren
2 Personen
60
Toiletten auffüllen
61
Wege freihalten
2 Personen
62
Beleuchtung kontrollieren
63
Durchsagen machen
64
Verlorene Gegenstände erfassen
65
Letzte Besucher begleiten
3 Personen
66
Pferde ruhig abfahren lassen
4 Personen

Nachbereitung

67
Kasse abschließen
2 Personen
68
Kühlvorräte sicher verstauen
2 Personen
69
Stände leeren
4 Personen
70
Zelte und Dekoration abbauen
5 Personen
71
Pferdeabsperrungen abbauen
5 Personen
72
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
73
Abfall sammeln
4 Personen
74
Mist und Stroh entfernen
4 Personen
75
Gelände reinigen
4 Personen
76
Geschirr abwaschen
3 Personen
77
Geräte reinigen
2 Personen
78
Verkehrsschilder entfernen
2 Personen
79
Materialien inventarisieren
2 Personen
80
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
81
Reste sicher lagern
2 Personen
82
Gelände übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 20
PartyzelteAnz. 6
KlappischeAnz. 12
BiertischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
KassentischeAnz. 3
PferdehekkenAnz. 40
HeunetzeAnz. 20
WasserbehälterAnz. 20
KleiderständerAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
KartenterminalsAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4
HandmegafoneAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
BaustrahlerAnz. 6
BatterielaternenAnz. 10

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
PferdeposterAnz. 20
WindsäckeAnz. 6
StandtischdeckenAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
AusgießkannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
KühlcontainerAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4

Catering

WasserkannenAnz. 8
GetränkespenderAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 16
MistkarrenAnz. 4
HeugabelnAnz. 6
SchöpferAnz. 6
BesensetsAnz. 6
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 8
HandbürstenAnz. 6

Sicherheit

AbsperrgitterAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 30
WarnschilderAnz. 20
WarnwestenAnz. 20
TaschenlampenAnz. 8
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12

Verwaltung

KassenkistenAnz. 3
PreislisteAnz. 30
AnmeldeformulareAnz. 100
NamensschilderAnz. 100
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 10
ArmbänderAnz. 500
FahrtkartenAnz. 500

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Kläre die Genehmigung und den Tierschutzplan mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Lege außerdem die Kontaktdaten eines Tierarztes bereit und bestimme, wer bei einem Notfall entscheidet.
Teile das Gelände zuerst in Pferdeplätze, Verkaufsstände, Besucherwege und Parkflächen auf. Plane Pferdehecken, Heunetze und Wasserbehälter so, dass jedes Tier versorgt werden kann, ohne dass Besucherströme gekreuzt werden.
Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und bestätige Reservierungen spätestens 7 Tage vor dem Markt. Erfasse Pferdedaten und Ernährungswünsche in einer gemeinsamen Liste, damit am Veranstaltungstag nichts handschriftlich zusammengesucht werden muss.
Prüfe Strom- und Lichtbedarf vor dem Aufbau: Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kartenterminals und Beleuchtung brauchen getrennte, sichere Anschlüsse. Lege Verlängerungskabel und Kabeltrommeln nicht in Laufwege und teste die Geräte spätestens am Vortag.
Plane die letzte Vorbereitungsrunde für den Vortag ein: Einkäufe abholen, Getränke kühlen, Snacks vorbereiten, Kasse und Bargeld prüfen sowie Helfer einweisen. Gib jedem Helfer Notrufnummern und einen klaren Zuständigkeitsbereich.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Pferdemarkt organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Genehmigungen, Flächenplanung und Einladungen. Die verbindlichen Anmeldungen und Reservierungen sollten spätestens 7 Tage vor dem Markt abgeschlossen sein.
Was braucht man für die Pferde auf einem Pferdemarkt?: Plane pro Pferd einen eindeutig zugewiesenen Platz mit stabiler Abgrenzung, Zugang zu Wasser und passender Futterversorgung. Pferdedaten, Ernährungswünsche und die tierärztlichen Kontaktdaten sollten am Veranstaltungstag gesammelt vorliegen.
Wann soll man den Park- und Wegeplan veröffentlichen?: Veröffentliche Besucherinformationen, Wegbeschreibung und Parkplan mindestens 5 bis 7 Tage vorher. Verkehrsschilder und Handmegafone bereitest du spätestens am Vortag vor, damit die Anfahrt und die Besucherlenkung funktionieren.
Wie viele Helfer braucht ein Pferdemarkt?: Die genaue Zahl hängt von Gelände und Besucherzahl ab; teile die Aufgaben aber mindestens in Anmeldung, Pferdebereich, Besucherlenkung, Kasse und Verpflegung auf. Weise alle Helfer 1 bis 2 Stunden vor Beginn ein und gib ihnen Notrufnummern sowie einen festen Bereich.

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