Paardenmarkt organiseren: checklist en planning

Een paardenmarkt vraagt om meer voorbereiding dan alleen kramen en paarden regelen. Je moet standhouders, paardenplaatsen en parkeerplaatsen op elkaar afstemmen, terwijl bezoekers duidelijke route- en terreininfo nodig hebben. Controleer dierenregistraties en noodcontacten ruim vóór de markt en plan een laatste terreinronde op de dag zelf. Met deze checklist houd je de organisatie overzichtelijk en voorkom je dat verkeersborden, waterbakken of bevestigingen te laat klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Verkoopvoorwaarden vastleggen
2 personen
Standhouders uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standplaatsen indelen
2 personen
Paardenplaatsen toewijzen
2 personen
Parkeerplaatsen indelen
2 personen
Reserveringen maken
Routebeschrijving opstellen
Plattegrond maken
2 personen
Bezoekersinformatie publiceren
Standhouderslijst controleren
2 personen
Dierenregistraties controleren
2 personen
Noodcontacten verzamelen
Weersverwachting controleren
Bevestiging versturen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Inschrijfformulieren klaarleggen
Terrein controleren
3 personen
Verkeersborden plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Kraamtafels opstellen
4 personen
Dranghekken plaatsen
4 personen
Paardenboxen opbouwen
6 personen
Drinkpunten installeren
3 personen
Hooi en stro klaarzetten
3 personen
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen

Event

Standhouders ontvangen
4 personen
Paarden veilig begeleiden
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma toelichten
Kassa bemannen
2 personen
Informatietafel bemannen
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Paardenverkeer begeleiden
3 personen
Dierenwelzijn controleren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Paarden water geven
3 personen
Stro bijvullen
2 personen
Terreinrondes lopen
2 personen
Laatste verkoop aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
4 personen
Paarden terug begeleiden
4 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Paardenplaatsen schoonmaken
5 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Dranghekken afbreken
4 personen
Paardenboxen afbreken
5 personen
Tenten afbreken
6 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Wegwijzers verwijderen
2 personen
Materialen reinigen
4 personen
Materialen opslaan
4 personen
Materialen retourneren
3 personen
Verloren voorwerpen sorteren
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Kraamtafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 10
Krukkenaantal 20
Kassatafel
Informatietafel
Kledingrekkenaantal 6
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 24
Paardenboxenaantal 12
Zadelrekkenaantal 8
Hooiruivenaantal 12
Waterbakkenaantal 12
Afzethekkenaantal 40
Dranghekkenaantal 30
Pionnenaantal 30
Parasolsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Serveerplateausaantal 20
Schaaltjesaantal 30

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 8
Koelkastenaantal 2
Pinautomatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Handlampenaantal 8
Megafoon

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Serveertangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Koelelementenaantal 30
Jerrycansaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Marktkrijtbordenaantal 10
Pijlbordenaantal 18
Programmapostersaantal 20
Standnummerbordenaantal 24

Verlichting

Lichtslingersaantal 10
Ledlampenaantal 12
Batterijenaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 18
Dweilsetsaantal 4
Bezemsetsaantal 6
Schoffelsaantal 4
Scheppenaantal 6
Poepkruiwagensaantal 3
Poepgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg standplaatsen, paardenplaatsen en parkeerplaatsen vast zodra de aanmeldingen binnen zijn. Zo kun je de plattegrond en routebeschrijving op tijd publiceren en voorkom je last-minute wijzigingen.
Verzamel dierenregistraties en noodcontacten niet pas bij aankomst. Plan hiervoor een aparte controle vóór de laatste bevestiging aan standhouders en deelnemers.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf en kijk dan opnieuw naar tenten, parasols, afzethekken en de indeling van het terrein. Pas de opstelling aan voordat materialen worden opgehaald.
Plan boodschappen, materiaaltransport en het koelen van dranken als afzonderlijke stappen. Dranken in koelboxen of koelkasten pas op het laatste moment vullen geeft onnodige druk op de opbouw.
Loop het terrein vóór de opening volledig na: controleer paardenboxen, zadelrekken, hooiruiven, waterbakken, pionnen en verkeersborden. Houd daarnaast inschrijfformulieren en pinautomaten bij de juiste tafel klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een paardenmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, verkoopvoorwaarden en uitnodigingen voor standhouders. Plan de definitieve indeling en bevestiging uiterlijk 1 week voor de markt.
Wanneer moet ik paardenplaatsen en parkeerplaatsen indelen?: Maak de indeling zodra de aanmeldingen grotendeels verwerkt zijn, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Controleer de aantallen opnieuw na de laatste aanmeldingsdeadline en verwerk ze in de plattegrond.
Wat moet ik de dag voor een paardenmarkt controleren?: Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, standhouderslijst, dierenregistraties, noodcontacten, boodschappen en materialen. Zet waar mogelijk verkeersborden en andere terreinmarkeringen alvast klaar.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een paardenmarkt?: Reken voor een markt met tenten, kramen, paardenboxen, afzettingen en informatiepunten op minimaal 3 tot 4 uur opbouw. Plan daarna nog 30 minuten voor een terreincontrole vóór bezoekers en standhouders aankomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.