Organiser un marché aux chevaux sans rien oublier

Un marché aux chevaux demande plus qu’une liste d’exposants et quelques boxes. Il faut coordonner les inscriptions, les documents des animaux, les emplacements, le stationnement et la circulation sur le site. Cette checklist de 79 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au contrôle final. Elle inclut aussi le matériel souvent oublié : barrières, points d’eau, râteliers à foin, signalétique et tables d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Définir les conditions de vente
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les emplacements
2 personnes
Attribuer les emplacements pour les chevaux
2 personnes
Répartir les places de parking
2 personnes
Faire les réservations
Établir l’itinéraire
Créer le plan
2 personnes
Publier les informations aux visiteurs
Vérifier la liste des exposants
2 personnes
Vérifier les enregistrements des animaux
2 personnes
Recueillir les contacts d'urgence
Vérifier les prévisions météo
Envoyer la confirmation
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les formulaires d'inscription
Contrôler le site
3 personnes
Installer les panneaux de signalisation
3 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables de stand
4 personnes
Installer des barrières de sécurité
4 personnes
Monter les boxes pour chevaux
6 personnes
Installer les points de boisson
3 personnes
Préparer le foin et la paille
3 personnes
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
4 personnes
Guider les chevaux en toute sécurité
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Présenter le programme
Tenir la caisse
2 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Encadrer la circulation des chevaux
3 personnes
Vérifier le bien-être animal
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Abreuver les chevaux
3 personnes
Refaire le stock de paille
2 personnes
Faire des rondes sur le site
2 personnes
Annoncer la dernière vente
Reconduire les visiteurs
4 personnes
Reconduire les chevaux
4 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les box à chevaux
5 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les barrières de sécurité
4 personnes
Démonter les boxes à chevaux
5 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Retirer les panneaux indicateurs
2 personnes
Nettoyer le matériel
4 personnes
Stocker le matériel
4 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Trier les objets perdus
Rendre le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de standqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 10
Tabouretsqté 20
Table de caisse
Table d'information
Portants à vêtementsqté 6
Tables hautesqté 8
Nappesqté 24
Boxes pour chevauxqté 12
Râteliers à vélosqté 8
Râteliers à foinqté 12
Bacs à eauqté 12
Barrières de sécuritéqté 40
Barrières de fouleqté 30
Cônesqté 30
Parasolsqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 20
Petits bolsqté 30

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 8
Réfrigérateursqté 2
Distributeurs automatiquesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Lampes de pocheqté 8
Mégaphone

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Pinces de serviceqté 12
Louchesqté 8
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Pains de glaceqté 30
Jerricansqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux ardoise de marchéqté 10
Panneaux indicateursqté 18
Affiches du programmeqté 20
Panneaux numérotés des standsqté 24

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 12
Pilesqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 18
Sets de serpillièreqté 4
Sets de balaiqté 6
Binettesqté 4
Pellesqté 6
Brouettes à crottesqté 3
Ramasse-crottesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de lancer les invitations : prévoyez ensuite un délai d’au moins 2 à 3 semaines pour traiter les inscriptions et répartir les emplacements.
Demandez à chaque exposant les besoins alimentaires, les coordonnées d’urgence et les informations d’enregistrement des animaux. Faites une vérification finale 7 jours avant le marché.
Séparez le plan des stands, celui des boxes pour chevaux et celui du parking. Indiquez les accès, les zones de circulation et les emplacements des barrières de sécurité.
Contrôlez la météo 48 heures avant, puis à nouveau le matin même. Selon les prévisions, adaptez les tentes, parasols, points d’eau et zones d’attente.
Préparez la signalétique, les formulaires d’inscription et la table d’information avant l’arrivée des exposants. Refroidissez les boissons la veille et récupérez le matériel au moins un jour avant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché aux chevaux ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, inviter les exposants, recueillir les inscriptions et réserver le matériel. Gardez les 7 derniers jours pour les vérifications, le plan définitif et la météo.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un marché aux chevaux ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 2 semaines avant l’événement afin de finaliser les boxes, les stands, le parking et les besoins alimentaires.
Quels documents vérifier pour les chevaux exposés ?: Vérifiez l’enregistrement de chaque animal et conservez un contact d’urgence pour chaque exposant. Faites ce contrôle au plus tard 7 jours avant le marché, puis gardez les formulaires d’inscription accessibles sur place.
Quel matériel prévoir pour un marché aux chevaux ?: Prévoyez notamment des boxes, des barrières, des bacs à eau, des râteliers à foin, des tables, des tentes et de la signalétique. Récupérez le matériel au moins 24 heures avant pour contrôler les quantités et repérer les éléments manquants.

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