Paardenbeurs organiseren: checklist en planning

Een paardenbeurs draait om een strakke indeling, duidelijke informatie en een opbouw die niet op het laatste moment hoeft te gebeuren. Bevestig eerst locatie en datum, benader standhouders en verwerk aanmeldingen voordat je standplaatsen toewijst. Regel daarna registratie, badges, plattegrond en praktische voorzieningen. Op de beursdag zelf moeten entreebalie, looproutes, standwanden, tafels en stroom klaarstaan voordat bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Standhouders benaderen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Beursinformatie publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Standhouders bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Bezoekersregistratie afsluiten
Standhouderslijst afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Plattegrond afdrukken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Promotiemateriaal klaarleggen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Opbouwteam instrueren
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Standwanden opstellen
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Looproutes vrijmaken
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Naambadges klaarleggen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Toiletten controleren
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar stands wijzen
2 personen
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

Entree openen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Plattegronden uitdelen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
Afvalpunten legen
2 personen
Toiletten tussendoor controleren
Voorraad controleren
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Eindmededeling doen
Uitgang begeleiden
2 personen
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

Standmaterialen afbreken
4 personen
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Vloeren schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie eindcontrole uitvoeren
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten opruimen
2 personen
Standhouders naberichten
Bezoekers naberichten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 70
Informatiebalie
Krukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Kapstokkenaantal 2
Transportkarrenaantal 2
Standwandenaantal 16
Tafelkledenaantal 24
Presentatierekkenaantal 10

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Laptopsaantal 2
Printers
Betaalterminalsaantal 2
Portofoonsaantal 6
Handlampenaantal 4

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
LED-bouwlampenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Schenkkanaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Koelboxenaantal 4

Decoratie

Paardenpostersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Decoratieve strobalenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Tafelbordjesaantal 24
Naambadgesaantal 120
Polsbandjesaantal 300
Pijlbordenaantal 12
Standnummersaantal 24
Clipboardsaantal 6
Markeerstiftenaantal 12
Balpennenaantal 50
Plakbandrollenaantal 12
Scharenaantal 6
Touwrollenaantal 4
Printpapieraantal 3

Schoonmaak

Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekhoudersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de bezoekersregistratie op tijd af en druk daarna de standhouderslijst, naambadges en plattegrond af. Houd enkele lege badges achter de hand voor last-minute wijzigingen.
Maak de standindeling ruim genoeg voor kledingrekken, presentatierekken en bezoekers die met jassen of tassen rondlopen. Controleer de looproutes voordat de deuren opengaan.
Plan transportkarren en voldoende hulp voor het naar binnen brengen van tafels, stoelen, standwanden en promotiemateriaal. Laat het opbouwteam vooraf weten welke zone als eerste wordt ingericht.
Test koffiezetapparaten, waterkokers, koelkasten, printers en betaalterminals vóór de beurs begint. Leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten zo neer dat er geen kabels in de looproute liggen.
Richt de entreebalie in met informatie, registratiebenodigdheden en een actuele plattegrond. Gebruik portofoons voor het team en spreek vooraf af wie vragen over standplaatsen, reserveringen en bezoekers opvangt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een paardenbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie en datum, standhouders en inschrijvingen. Plan de definitieve standindeling, catering- en dieetwensen en bezoekersregistratie uiterlijk 1 tot 2 weken voor de beurs.
Wat moet ik op de dag vóór een paardenbeurs klaarzetten?: Leg standhouderslijst, naambadges, plattegrond, promotiemateriaal en boodschappen bij elkaar. Controleer ook tafels, standwanden, verlengkabels, stekkerdozen, printers en betaalterminals, zodat de opbouw op de beursdag direct kan starten.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een paardenbeurs?: Reserveer minimaal 3 uur voor een kleine tot middelgrote beurs met tafels, stoelen en standwanden. Voeg extra tijd toe als veel standhouders eigen rekken of presentatiemateriaal meenemen en wijs één persoon aan voor de coördinatie.
Wanneer moet ik standhouders hun standplaats bevestigen?: Bevestig de standplaats zodra de aanmeldingen zijn verwerkt en de plattegrond definitief is, bij voorkeur uiterlijk 7 dagen vooraf. Stuur tegelijk de aankomsttijd, ingang, praktische beursinformatie en eventuele regels voor stroom en opbouw mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.