Organiser un Salon du cheval : la checklist complète

Un Salon du cheval demande une coordination précise entre les exposants, les visiteurs et l’équipe sur place. Commence par confirmer le lieu et la date, puis ouvre les inscriptions et attribue les emplacements avant de préparer l’accueil. Les derniers jours servent surtout à imprimer les listes, préparer les badges, vérifier les achats et acheminer le matériel. Cette checklist suit le déroulement réel de l’organisation, du premier contact avec les exposants à l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et la date
Contacter les exposants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier les informations du salon
Traiter les inscriptions
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Confirmer les exposants
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Clôturer l’enregistrement des visiteurs
Imprimer la liste des exposants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le plan
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Préparer le matériel promotionnel
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Briefer l’équipe de montage
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les cloisons du stand
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Installer la signalisation
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les toilettes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Orienter les exposants vers leurs stands
2 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Distribuer les plans
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes entre-temps
Vérifier les stocks
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Faire l'annonce de clôture
Encadrer la sortie
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

Démonter le matériel du stand
4 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Nettoyer les sols
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Effectuer le contrôle final du site
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Contacter les exposants après l’événement
Relancer les visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 70
Bureau d’information
Tabouretsqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 8
Porte-manteauxqté 2
Chariots de transportqté 2
Panneaux de standqté 16
Nappesqté 24
Supports de présentationqté 10

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes
Terminaux de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Lampes de pocheqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs de chantier LEDqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Carafeqté 6
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Bacs de rangementqté 12
Glacièresqté 4

Décoration

Affiches de chevauxqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Bottes de paille décorativesqté 6
Compositions floralesqté 6
Pancartes de tableqté 24
Badges nominatifsqté 120
Braceletsqté 300
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de standqté 24
Presse-papiersqté 6
Marqueursqté 12
Stylos à billeqté 50
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Ciseauxqté 6
Rouleaux de cordeqté 4
Papier d’impressionqté 3

Nettoyage

Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-essuie-tout en papierqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Confirme les exposants avant d’attribuer définitivement les emplacements : leurs besoins en mobilier, alimentation ou branchements peuvent modifier le plan du salon.
Ferme les inscriptions visiteurs avant l’impression des badges et de la liste des exposants. Prévois une version numérique de secours pour les changements de dernière minute.
Prépare le plan avec les numéros de stand avant l’arrivée de l’équipe de montage. Les panneaux, cloisons et affichages doivent correspondre exactement aux emplacements attribués.
Le jour du montage, dégage les voies de circulation avant d’installer les tables et les chaises. Les chariots de transport, rallonges et multiprises ne doivent pas rester dans les passages.
Vérifie le coin accueil séparément du reste du matériel : bureau d’information, badges, liste imprimée, terminal de paiement et moyen de communication pour l’équipe doivent être disponibles dès l’ouverture du lieu.

Questions fréquentes

Quand faut-il contacter les exposants pour un Salon du cheval ?: Commence les contacts plusieurs semaines avant le salon, dès que le lieu et la date sont confirmés. Demande au même moment leurs besoins en emplacement, mobilier, alimentation et branchements afin de finaliser le plan sans retard.
Quand fermer les inscriptions des visiteurs ?: Clôture les inscriptions quelques jours avant l’événement, avec une date précise communiquée dans les informations du salon. Garde ensuite une petite marge pour traiter les modifications et imprimer la liste finale.
Que faut-il préparer la veille d’un Salon du cheval ?: La veille, vérifie la liste des courses, prépare les badges et le matériel promotionnel, puis achemine tout le nécessaire sur le site. Contrôle aussi les imprimantes, terminaux de paiement, rallonges et multiprises avant le montage.
Comment organiser le montage des stands le jour du salon ?: Ouvre le lieu avant l’arrivée de l’équipe et prévois un briefing court de 10 à 15 minutes. Installe ensuite les cloisons, tables et chaises, suspends les numéros de stand et vérifie les circulations avant l’accueil des visiteurs.

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