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Pferdemesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Pferdemesse steht und fällt mit gut koordinierten Ausstellern, einem klaren Lageplan und einem reibungslosen Aufbau. Kläre zuerst Ort und Termin, sprich Standbetreiber an und öffne die Anmeldung. Danach folgen Einladungen, Besucherregistrierung, Standvergabe und Verpflegung. Am Messetag brauchst du genügend Zeit für Standwände, Tische, Beschilderung, Technik und den Eingangstresen. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ort und Datum bestätigen

  • Standbetreiber ansprechen

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Messeinformationen veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Standplätze zuweisen

    2 Personen

  • Standbetreiber bestätigen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen vornehmen

  • Besucherregistrierung abschließen

  • Liste der Standbetreiber drucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Lageplan drucken

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Werbematerial bereitlegen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Das Aufbauteam einweisen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Standwände aufstellen

    4 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Laufwege freimachen

    2 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Anmeldematerial bereitlegen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standbetreiber zu den Ständen weisen

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitsrunde gehen

    2 Personen

Event

  • Eingang öffnen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Pläne verteilen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet und Tische sauber halten

    2 Personen

  • Abfallstationen leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Bestand prüfen

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Abschlussmeldung machen

  • Ausgang begleiten

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Messestandmaterial abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle einsammeln

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Kaffeepunkt reinigen

    2 Personen

  • Böden reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Abschlusskontrolle am Veranstaltungsort durchführen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Reste aufräumen

    2 Personen

  • Aussteller im Nachgang benachrichtigen

  • Besucher nachbefragen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 24
  • StühleAnz. 70
  • Informationsstand
  • HockerAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 2
  • TransportwagenAnz. 2
  • StandwändeAnz. 16
  • TischdeckenAnz. 24
  • PräsentationsregaleAnz. 10

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlschränkeAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 12
  • LaptopsAnz. 2
  • Drucker
  • KartenterminalsAnz. 2
  • FunkgeräteAnz. 6
  • HandlampenAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-BaustrahlerAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 120
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • KaraffeAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 6
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • KühlboxenAnz. 4

Dekoration

  • PferdeposterAnz. 12
  • WimpelkettenAnz. 8
  • Dekorative StrohballenAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • TischschilderAnz. 24
  • NamensschilderAnz. 120
  • ArmbänderAnz. 300
  • WegweiserAnz. 12
  • StandnummernAnz. 24
  • KlemmbretterAnz. 6
  • MarkerAnz. 12
  • KugelschreiberAnz. 50
  • KlebebandrollenAnz. 12
  • ScherenAnz. 6
  • SeilrollenAnz. 4
  • DruckpapierAnz. 3

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • BesensetsAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • MikrofasertücherAnz. 24
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • PapierhandtuchhalterAnz. 6
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • FeuerlöscherAnz. 2
  • AbsperrpfostenAnz. 12
  • AbsperrbandAnz. 4
  • Rutschfeste MattenAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Standvergabe erst nach dem Anmeldeschluss endgültig. Drucke anschließend eine aktuelle Liste der Standbetreiber, Namensschilder und den Lageplan, damit am Eingang und beim Aufbau dieselben Informationen vorliegen.
  • Lass mindestens 2 Stunden für den Aufbau einplanen. Tische, Stühle, Standwände, Standnummern und freie Laufwege müssen vor dem Einlass kontrolliert werden.
  • Prüfe Strom und Technik am Vortag oder früh am Morgen: Verlängerungskabel, Kabelkanäle, Laptops, Drucker und Kartenterminals funktionieren nur, wenn Anschlüsse und Wege feststehen.
  • Kümmere dich früh um Ernährungswünsche und Reservierungen. Für Kaffee, Wasser und Pausen brauchst du Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kühlschränke, Thermoskannen sowie Tassen, Gläser und Teller am richtigen Ort.
  • Richte den Eingangstresen vor dem ersten Besucher ein. Lege dort die Besucherregistrierung, Namensschilder, Ausstellerliste und einen Lageplan bereit, statt diese Unterlagen erst während des Einlasses zu suchen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Pferdemesse organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Termin und der Ansprache der Standbetreiber. Die Anmeldung, Standvergabe und Besucherkommunikation sollten spätestens 2 Wochen vor der Messe abgeschlossen sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Pferdemesse?
Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden ein, bei vielen Ständen eher 3 bis 4 Stunden. Standwände, Tische, Beschilderung, Beleuchtung, Kabel und Laufwege müssen vor dem Einlass geprüft werden.
Wann sollte die Anmeldung für Aussteller geschlossen werden?
Schließe die Anmeldung etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Messetermin. So bleiben dir genügend Tage für Rückfragen, Standplätze, Bestätigungen, Namensschilder und den gedruckten Lageplan.
Was braucht man am Eingang einer Pferdemesse?
Am Eingang gehören mindestens ein Informationstresen, Besucherregistrierung, Namensschilder, eine Ausstellerliste und ein Lageplan bereit. Richte den Bereich spätestens 30 Minuten vor dem Einlass vollständig ein.

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