Checklist para organizar una feria de caballos sin olvidos
Organizar una feria de caballos requiere coordinar expositores, visitantes, puestos y montaje en un orden concreto. Esta checklist reúne 69 tareas y 66 artículos para que puedas avanzar desde la reserva del lugar hasta la apertura. Incluye detalles que suelen quedar para el último momento, como imprimir el plano, preparar las acreditaciones y despejar las rutas de paso. Úsala como guía de trabajo y marca cada punto a medida que lo completes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar lugar y fecha
Contactar con los expositores
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la información de la feria
Gestionar inscripciones
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Cerrar el registro de visitantes
Imprimir la lista de expositores
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir el plano
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Preparar el material promocional
Llevar materiales al lugar
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Instruir al equipo de montaje
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar los paneles del stand
4 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Despejar las rutas de paso
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Colocar las acreditaciones
Colocar la señalización
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar los baños
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores sus stands
2 personas
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas
Evento
Abrir la entrada
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Repartir planos
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpio el bufé y las mesas
2 personas
Vaciar puntos de residuos
2 personas
Comprobar los baños entre medias
Comprobar el inventario
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Dar el anuncio de cierre
Guiar la salida
2 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Seguimiento
Desmontar los materiales del stand
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el rincón del café
2 personas
Limpiar los suelos
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger objetos perdidos
Realizar la revisión final del recinto
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger los restos
2 personas
Enviar seguimiento a los expositores
Enviar un seguimiento a los visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 70
- Punto de información
- Taburetescant. 8
- Percheroscant. 4
- Papeleracant. 8
- Percheroscant. 2
- Carros de transportecant. 2
- Paredes para standscant. 16
- Mantelescant. 24
- Expositores de presentacióncant. 10
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Neverascant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Canaletas para cablescant. 12
- Portátilescant. 2
- Impresoras
- Terminales de pagocant. 2
- Walkie-talkiescant. 6
- Linternas de manocant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Focos LED de obracant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Jarracant. 6
- Termoscant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Neveras portátilescant. 4
Decoración
- Pósters de caballoscant. 12
- Guirnaldascant. 8
- Fardos de paja decorativoscant. 6
- Arreglos floralescant. 6
- Carteles de mesacant. 24
- Credencialescant. 120
- Pulserascant. 300
- Carteles direccionalescant. 12
- Números de standcant. 24
- Portapapelescant. 6
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Bolígrafoscant. 50
- Rollos de cinta adhesivacant. 12
- Tijerascant. 6
- Rollos de cuerdacant. 4
- Papel de impresióncant. 3
Limpieza
- Aspiradorascant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 12
- Paños de microfibracant. 24
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Dispensadores de papel de cocinacant. 6
- Escobillas de bañocant. 4
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Extintorescant. 2
- Postes separadorescant. 12
- Cinta de balizamientocant. 4
- Alfombrillas antideslizantescant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar y la fecha antes de contactar con los expositores. Después abre el formulario de inscripción y fija una fecha límite clara; así sabrás cuántos puestos y acreditaciones necesitas preparar.
- Asigna los espacios de los puestos cuando el registro esté avanzado, no la víspera. Imprime el plano y los números de stand con antelación para que el equipo pueda colocarlos sin hacer cambios durante el montaje.
- Calcula el material de entrada según el número final de visitantes y expositores. Deja listas la lista de expositores, las acreditaciones y el mostrador de entrada al menos un día antes.
- Separa el montaje en zonas: mesas y sillas, paneles de stand, punto de información y recorridos. Lleva carros de transporte, walkie-talkies y linternas para resolver movimientos y comprobaciones sin detener todo el trabajo.
- Comprueba la instalación eléctrica antes de conectar cafeteras, neveras, portátiles o terminales de pago. Lleva alargadores, regletas y canaletas suficientes, y mantén los cables fuera de las rutas de paso.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de caballos?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes de la fecha prevista. Reserva primero el lugar y la fecha, y usa las semanas siguientes para confirmar expositores, abrir inscripciones y planificar los puestos.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de una feria de caballos?
- Cierra las inscripciones de expositores al menos 10 días antes y el registro de visitantes entre 3 y 5 días antes. Así tendrás tiempo para imprimir listas, preparar acreditaciones y ajustar compras y espacios.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a la feria?
- Deja listos el plano, los números de stand, las acreditaciones, la lista de expositores y el material promocional. También conviene comprobar la compra y separar todo lo que debe transportarse al lugar.
- ¿Cuándo se montan los puestos de una feria de caballos?
- Reserva una franja de montaje de al menos 4 horas antes de la apertura. En ese tiempo se pueden colocar mesas, sillas y paneles, fijar los soportes, despejar los recorridos y probar la entrada y los equipos eléctricos.
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