Zo organiseer je een overdekte kerstmarkt

Begin met de datum, locatie en plattegrond voordat je kraamhouders uitnodigt. Leg daarna de registratie, aanmeldingen, reserveringen en leveranciers vast, zodat je weet hoeveel kramen, tafels, stoelen en catering nodig zijn. In de laatste week draait alles om bevestigen, printwerk, routebordjes en gekoelde producten. Op de dag zelf werk je van een vrije marktvloer en veiligheidscontrole naar het opstellen van tafels en kramen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Plattegrond van de markt maken
2 personen
3
Kraamhouders benaderen
2 personen
4
Kraamhouders registreren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Reserveringen maken
9
Leveranciers bevestigen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Kraamindeling delen
12
Betaalmiddelen controleren
13
Prijslijsten maken
2 personen
14
Routebordjes ontwerpen
15
Printwerk voorbereiden
16
Versiering inkopen
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Koelproducten controleren
2 personen
19
Dranken koud zetten
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
4 personen
21
Kraamhouders herinneren
22
Locatie openen
2 personen
23
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
24
Marktvloer vrijmaken
4 personen
25
Tafels opstellen
4 personen
26
Stoelen plaatsen
3 personen
27
Kramen inrichten
6 personen
28
Versiering ophangen
4 personen
29
Kerstboom versieren
2 personen
30
Verlichting aansluiten
2 personen
31
Entreebalie inrichten
2 personen
32
Infopunt inrichten
2 personen
33
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
34
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
35
Hapjes uitstallen
3 personen
36
Servies klaarzetten
2 personen
37
Afvalpunten plaatsen
2 personen
38
Routebordjes ophangen
2 personen
39
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

40
Kraamhouders ontvangen
3 personen
41
Bezoekers verwelkomen
3 personen
42
Entree registreren
2 personen
43
Infopunt bemannen
44
Catering bedienen
4 personen
45
Koffie en thee schenken
2 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Servies inzamelen
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Toiletten controleren
51
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
52
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
53
Verkoop afronden
2 personen
54
Kraamhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

55
Kramen afbreken
6 personen
56
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
57
Decoratie verwijderen
4 personen
58
Apparatuur uitschakelen
2 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Locatie schoonmaken
5 personen
62
Voorraad sorteren
2 personen
63
Overgebleven eten koelen
2 personen
64
Materialen controleren
2 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 14
Barkrukkenaantal 8
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Kapstokkenaantal 3
Afzetpalenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Waterkaraffenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Betaalterminalsaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Laptopsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelbakkenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4

Decoratie

Kunstkerstboom
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 6
Kerststal
Tafelkledenaantal 20
Kerstfigurenaantal 12

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 18
LED-kaarsenaantal 40
Lichtschakelaarsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalzakhoudersaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handvegersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de plattegrond voordat je kraamhouders benadert. Reserveer ruimte voor looproutes, buffettafels, kapstokken en afzetpalen; een extra kraam past zelden zonder gevolgen voor de doorstroming.
Stuur kraamhouders uiterlijk een week vooraf hun kraamindeling en herinnering. Vraag tegelijk opnieuw naar aankomsttijd, betaalmiddelen en eventuele dieetwensen, zodat ontbrekende informatie niet op de opbouwdag verschijnt.
Plan de catering op aantallen, niet op gevoel. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen vóór je boodschappen doet en controleer koelproducten, dranken en hapjes opnieuw op de dag vóór de markt.
Test betaalterminals, laptops, stekkerdozen en verlengkabels minstens één dag vooraf. Maak prijslijsten en routebordjes tegelijk met het printwerk; zonder vaste bewegwijzering ontstaan bij een overdekte markt snel opstoppingen.
Begin op de dag zelf met de locatie openen, een veiligheidscontrole en een vrije marktvloer. Stel daarna tafels en kramen op en zet warme dranken en hapjes pas klaar nadat stroompunten, koeling en looproutes zijn gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een overdekte kerstmarkt beginnen te organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en plattegrond. Benader kraamhouders daarna direct, zodat registratie, uitnodigingen en reserveringen nog tijdig verwerkt kunnen worden.
Hoeveel ruimte moet ik reserveren voor een overdekte kerstmarkt?: Reserveer naast elke kraam voldoende werkruimte en houd de hoofdlooproute vrij; plan de exacte maatvoering op basis van de beschikbare locatie en het aantal kramen. Leg de indeling uiterlijk 1 week vooraf vast en deel die met alle kraamhouders.
Wanneer moet ik de catering voor een kerstmarkt regelen?: Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 2 weken vooraf en bevestig leveranciers daarna. Doe gekoelde boodschappen pas kort voor het evenement en controleer de koeling, dranken en hapjes opnieuw op de dag ervoor.
Wat moet ik op de dag van een overdekte kerstmarkt eerst doen?: Open de locatie, voer een veiligheidscontrole uit en maak de marktvloer vrij voordat je tafels en kramen opstelt. Plan minimaal 2 uur voor de opbouw, zodat je daarna nog betaalmiddelen, bewegwijzering en catering kunt controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.