Organiser un marché de Noël couvert, étape par étape

Un marché de Noël couvert se prépare d’abord sur papier : date, lieu, plan des stands et nombre d’exposants. Lancez ensuite les inscriptions assez tôt pour recueillir les besoins alimentaires, les équipements et les moyens de paiement. La dernière semaine sert surtout à confirmer les fournisseurs, finaliser les panneaux et répartir les bénévoles. Le jour J, prévoyez une ouverture en avance pour installer les tables, contrôler la sécurité et dégager les circulations avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Créer le plan du marché
2 personnes
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Enregistrer les exposants
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Faire les réservations
9
Confirmer les fournisseurs
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Partager la répartition des stands
12
Contrôler les moyens de paiement
13
Créer les listes de prix
2 personnes
14
Concevoir les panneaux de direction
15
Préparer les impressions
16
Acheter des décorations
2 personnes
17
Faire les courses
3 personnes
18
Contrôler les produits réfrigérés
2 personnes
19
Mettre les boissons au frais
2 personnes
20
Préparer les en-cas
4 personnes
21
Rappeler les exposants
22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
24
Dégager le sol du marché
4 personnes
25
Installer les tables
4 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Aménager les stands
6 personnes
28
Suspendre la décoration
4 personnes
29
Décorer le sapin de Noël
2 personnes
30
Brancher l’éclairage
2 personnes
31
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
32
Aménager le point d’information
2 personnes
33
Monter le buffet traiteur
4 personnes
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
36
Préparer la vaisselle
2 personnes
37
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
38
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
39
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

40
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
42
Enregistrer l’entrée
2 personnes
43
Tenir le point d'information
44
Assurer le service traiteur
4 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Collecter la vaisselle
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Vérifier les toilettes
51
Soutenir les exposants
2 personnes
52
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
53
Finaliser la vente
2 personnes
54
Clôturer le départ des exposants
2 personnes

Suivi

55
Démonter les stands
6 personnes
56
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
57
Retirer la décoration
4 personnes
58
Éteindre l’équipement
2 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Nettoyer le lieu
5 personnes
62
Trier le stock
2 personnes
63
Réfrigérer les restes
2 personnes
64
Vérifier le matériel
2 personnes
65
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 14
Tabourets de barqté 8
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Porte-manteauxqté 3
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Thermosqté 8
Carafes d'eauqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 10
Ordinateurs portablesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Bacs isothermesqté 6
Papier aluminiumqté 4

Décoration

Sapin de Noël artificiel
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 6
Crèche de Noël
Nappesqté 20
Personnages de Noëlqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 18
Bougies LEDqté 40
Interrupteursqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Supports de sacs poubelleqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 30
Balais à mainqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le plan du marché avant d’inscrire les exposants. Gardez des passages assez larges et réservez une zone distincte pour le buffet, les boissons et les équipements réfrigérés.
Fixez une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant le marché. Demandez à chaque exposant ses besoins en table, branchement électrique, paiement et alimentation pour éviter les changements de dernière minute.
Préparez les moyens de paiement et les listes de prix au plus tard 7 jours avant l’ouverture. Testez chaque terminal et identifiez les multiprises et rallonges nécessaires avant leur installation.
Organisez les boissons et les produits frais par ordre d’utilisation. Mettez les boissons au frais la veille et vérifiez les réfrigérateurs, glacières et bacs de maintien au chaud le matin même.
Donnez aux bénévoles une répartition écrite avec des horaires précis. Prévoyez au moins 60 à 90 minutes avant l’ouverture pour installer les stands, placer les tables et effectuer le contrôle de sécurité.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël couvert ?: Prévoyez environ 6 à 8 semaines pour un marché avec plusieurs exposants. Les inscriptions et les besoins matériels devraient être clôturés au moins 3 semaines avant la date prévue.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché de Noël ?: Contactez-les 6 à 8 semaines à l’avance, puis envoyez un rappel 7 jours avant l’événement. Demandez les informations qui influencent le plan : mobilier, alimentation, électricité et mode de paiement.
Combien de temps prévoir pour installer un marché de Noël couvert ?: Réservez 60 à 90 minutes avant l’ouverture pour installer les tables, les stands, la signalétique et les boissons. Ajoutez du temps si le mobilier doit être déplacé depuis une autre pièce ou un local de stockage.
Que faut-il vérifier le matin d’un marché de Noël couvert ?: Contrôlez les issues et les circulations, dégager le sol, tester les branchements et vérifier les produits réfrigérés. Faites aussi un dernier point avec les bénévoles et rappelez aux exposants leur emplacement avant l’arrivée du public.

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