Checklist voor een overdekte kerstmarkt organiseren

Een overdekte kerstmarkt vraagt vooral om een strakke indeling en tijdige afstemming met kraamhouders. Leg eerst datum, locatie en plattegrond vast; daarna volgen aanmeldingen, reserveringen, leveranciers en vrijwilligers. In de laatste week controleer je betalingen, printwerk, dieetwensen en gekoelde producten. Op de dag zelf draait alles om een vrije marktvloer, duidelijke bewegwijzering en een veiligheidscontrole vóór de deuren opengaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Plattegrond van de markt maken
2 personen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Kraamhouders registreren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Leveranciers bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Kraamindeling delen
Betaalmiddelen controleren
Prijslijsten maken
2 personen
Routebordjes ontwerpen
Printwerk voorbereiden
Versiering inkopen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten controleren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Kraamhouders herinneren
Locatie openen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Marktvloer vrijmaken
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Kramen inrichten
6 personen
Versiering ophangen
4 personen
Kerstboom versieren
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Infopunt inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Routebordjes ophangen
2 personen
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

Kraamhouders ontvangen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Entree registreren
2 personen
Infopunt bemannen
Catering bedienen
4 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies inzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Verkoop afronden
2 personen
Kraamhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

Kramen afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Voorraad sorteren
2 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 14
Barkrukkenaantal 8
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Kapstokkenaantal 3
Afzetpalenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Waterkaraffenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Betaalterminalsaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Laptopsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelbakkenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4

Decoratie

Kunstkerstboom
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 6
Kerststal
Tafelkledenaantal 20
Kerstfigurenaantal 12

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 18
LED-kaarsenaantal 40
Lichtschakelaarsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalzakhoudersaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handvegersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de plattegrond minimaal 2 weken vooraf en deel de definitieve kraamindeling met alle kraamhouders. Zo voorkom je last-minute vragen over plaats, stroom en looproutes.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de markt. Controleer daarna niet alleen hapjes, maar ook aparte serveerschalen, tangen en duidelijke prijslijsten.
Plan voor dranken en koffie minstens 2 controlemomenten: bij ontvangst van de voorraad en opnieuw op de ochtend van de markt. Zet gekoelde producten pas koud nadat de koelkasten en koelboxen zijn gecontroleerd.
Wijs vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur toe aan ontvangst, routebegeleiding, betaalmiddelen en opruimen. Noteer per blok één aanspreekpunt met toegang tot de actuele deelnemerslijst.
Reserveer de laatste 2 uur vóór opening uitsluitend voor opbouw en controle. Stel eerst tafels en marktkramen op, maak daarna de vloer vrij en controleer verlengkabels, stekkerdozen en doorgangen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een overdekte kerstmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie en kraamhouders. Leg de plattegrond, leveranciers en vrijwilligers uiterlijk 2 weken voor opening vast.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een overdekte kerstmarkt?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, marktkramen, bewegwijzering, catering en betaalpunten. Plan daarnaast 30 minuten voor de veiligheidscontrole en laatste correcties.
Wanneer moet ik kraamhouders herinneren aan een overdekte kerstmarkt?: Stuur een eerste herinnering 7 dagen vooraf met aankomsttijd, kraamplek en betaalinformatie. Stuur op de ochtend zelf nog een korte bevestiging naar wie nog niet heeft gereageerd.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een overdekte kerstmarkt?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per 10 tot 15 kraamhouders voor ontvangst en ondersteuning. Houd daarnaast per dienst 1 aanspreekpunt vrij voor betalingen, veiligheid en onverwachte vragen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.