Checklist pour organiser un marché de Noël couvert

Un marché de Noël couvert demande surtout une bonne coordination entre les exposants, le lieu et les bénévoles. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation de la date jusqu’à l’ouverture des stands. Prévois assez tôt le plan du marché, les inscriptions, les besoins alimentaires et les moyens de paiement. Le jour J, garde du temps pour la sécurité, l’installation des tables et la mise au frais des boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Créer le plan du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Enregistrer les exposants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Confirmer les fournisseurs
Répartir les bénévoles
2 personnes
Partager la répartition des stands
Contrôler les moyens de paiement
Créer les listes de prix
2 personnes
Concevoir les panneaux de direction
Préparer les impressions
Acheter des décorations
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Contrôler les produits réfrigérés
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Rappeler les exposants
Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Dégager le sol du marché
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager les stands
6 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Décorer le sapin de Noël
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Aménager le point d’information
2 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer l’entrée
2 personnes
Tenir le point d'information
Assurer le service traiteur
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Collecter la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Soutenir les exposants
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Finaliser la vente
2 personnes
Clôturer le départ des exposants
2 personnes

Suivi

Démonter les stands
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Trier le stock
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 14
Tabourets de barqté 8
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Porte-manteauxqté 3
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Thermosqté 8
Carafes d'eauqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 10
Ordinateurs portablesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Bacs isothermesqté 6
Papier aluminiumqté 4

Décoration

Sapin de Noël artificiel
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 6
Crèche de Noël
Nappesqté 20
Personnages de Noëlqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 18
Bougies LEDqté 40
Interrupteursqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Supports de sacs poubelleqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 30
Balais à mainqté 3

Catering

Courses

Conseils

Finalise le plan des stands avant de confirmer les exposants : indique les emplacements, les accès et la place nécessaire pour les tables, portants et chaises.
Fixe une date limite d’inscription au moins 2 semaines avant le marché. Demande à chaque exposant ses besoins en alimentation, en mobilier et en branchements électriques.
Prépare les panneaux de direction et les listes de prix plusieurs jours à l’avance, puis imprime quelques exemplaires supplémentaires pour remplacer ceux qui s’abîment.
Répartis les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures. Prévois une personne pour l’accueil, une pour les paiements et une autre pour surveiller les boissons, le buffet et les stocks réfrigérés.
Ouvre le lieu suffisamment tôt pour effectuer le contrôle de sécurité avant l’arrivée du public. Dégage les sols, installe les tables et vérifie les rallonges, multiprises et terminaux de paiement avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël couvert ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Confirme d’abord le lieu et la date, puis contacte les exposants avant de préparer le plan des stands et les inscriptions.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché de Noël ?: Prévois au minimum 3 heures avant l’ouverture au public pour installer les tables, les stands, la signalétique et le buffet. Ajoute 30 minutes pour le contrôle de sécurité et le test des paiements.
Combien de boissons prévoir pour un marché de Noël couvert ?: Pour le premier service, compte environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajuste selon la durée et la fréquentation. Mets les boissons au frais au moins 4 heures avant l’ouverture et garde une réserve hors du comptoir.
Quand confirmer les besoins des exposants ?: Demande les besoins alimentaires, le mobilier et les branchements au moment de l’inscription, puis confirme-les 7 jours avant le marché. Relance les exposants la veille pour éviter les changements de dernière minute.

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