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Überdachten Weihnachtsmarkt organisieren: die Checkliste

Ein überdachter Weihnachtsmarkt wirkt schnell gemütlich, braucht aber eine genaue Ablaufplanung. Du musst nicht nur Datum und Ort bestätigen, sondern auch Standbetreiber anmelden, Stände verteilen, Helfer einteilen und Lieferanten rechtzeitig festlegen. Besonders häufig werden Zahlungsgeräte, Kühlung, Beschilderung und die Kontrolle der Ernährungswünsche zu spät geprüft. Diese Checkliste führt dich von den ersten Zusagen bis zur Sicherheitskontrolle und zum Aufbau am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Marktplan erstellen

    2 Personen

  • Standbetreiber kontaktieren

    2 Personen

  • Standbetreiber registrieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen vornehmen

  • Lieferanten bestätigen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Standaufteilung teilen

  • Zahlungsmittel prüfen

  • Preisliste erstellen

    2 Personen

  • Wegweiser gestalten

  • Drucksachen vorbereiten

  • Dekoration einkaufen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Kühlprodukte kontrollieren

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Standbetreiber erinnern

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Marktplatz freiräumen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Stände einrichten

    6 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Weihnachtsbaum schmücken

    2 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Infopunkt einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Wegweiser aufhängen

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitsrunde gehen

    2 Personen

Event

  • Standbetreiber empfangen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Einlass registrieren

    2 Personen

  • Infostand besetzen

  • Catering servieren

    4 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr einsammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Verkauf abschließen

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Stände abbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    5 Personen

  • Vorräte sortieren

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 12
  • KlappischeAnz. 14
  • BarhockerAnz. 8
  • StühleAnz. 80
  • BuffetischeAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 3
  • AbsperrpfostenAnz. 12

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 150
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 8
  • WasserkaraffenAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlschränkeAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • KartenterminalsAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • LaptopsAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 6
  • MessbecherAnz. 4
  • KüchenzangenAnz. 6
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • KühlwannenAnz. 6
  • AluminiumfolieAnz. 4

Dekoration

  • Künstlicher Weihnachtsbaum
  • WeihnachtskugelnAnz. 80
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 20
  • WeihnachtskränzeAnz. 6
  • Krippe
  • TischdeckenAnz. 20
  • WeihnachtsfigurenAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 18
  • LED-KerzenAnz. 40
  • LichtschalterAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • MüllbeutelhalterAnz. 10
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 30
  • HandfegerAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Anmeldung der Standbetreiber spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Markt ab. So kannst du Standflächen, Strombedarf, Verkaufsangebote und besondere Ernährungswünsche noch sinnvoll abstimmen.
  • Teile den fertigen Marktplan mindestens 7 Tage vorher mit allen Standbetreibern. Markiere darin Stände, Tische, Absperrpfosten, Wege und den Platz für Buffetische, damit am Aufbau keine Rückfragen entstehen.
  • Prüfe Zahlungsmittel und Kartenterminals nicht erst beim Einlass. Führe mindestens 3 Tage vorher einen Test durch und lege zusätzlich eine klare Preisliste sowie eine Regelung für Bargeld oder Ausfälle bereit.
  • Kühle verderbliche Produkte und Getränke früh genug, aber kontrolliere die Kühlmöglichkeiten bereits am Vortag. Zähle Kühlschränke, Kühlboxen, Thermoskannen und Warmhaltebehälter nach und plane Ersatz für fehlende Kapazitäten ein.
  • Plane am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten für Öffnen, Sicherheitskontrolle, freigeräumte Wege und das Aufstellen der Tische ein. Weise dafür konkrete Personen zu, statt den Aufbau nebenbei den Standbetreibern zu überlassen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen überdachten Weihnachtsmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Standbetreibern. Zwei bis 3 Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Standaufteilung und Lieferanten feststehen.
Wie viele Helfer braucht ein überdachter Weihnachtsmarkt?
Für einen kleinen Markt solltest du mindestens 4 bis 6 Helfer einteilen: zwei für Aufbau und Wege, eine Person für Lieferanten sowie eine Person für Zahlungen und Rückfragen. Bei mehr als 10 Ständen brauchst du zusätzliche Unterstützung für Einlass und Betreuung.
Wann müssen Getränke und Kühlprodukte vorbereitet werden?
Kontrolliere Kühlprodukte am Vortag und stelle Getränke so kalt wie möglich, ohne die Kühlkapazität zu überlasten. Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen sollten spätestens 60 Minuten vor Beginn einsatzbereit sein.
Was muss am Tag des Weihnachtsmarkts zuerst erledigt werden?
Öffne die Location, kontrolliere Sicherheit und Fluchtwege und räume den Marktplatz vollständig frei. Danach stellst du Tische und Marktstände auf, prüfst Strom und Kartenterminals und gibst den Standbetreibern mindestens 30 Minuten für die Einrichtung.

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