Zo organiseer je een oudjaarsdienst zonder last-minute stress

Begin met de inhoud en planning van de oudjaarsdienst voordat je stoelen zet of boodschappen doet. Leg eerst datum, programma, voorgangers en musici vast; daarna volgen locatie, aanmeldingen, vrijwilligers en kinderopvang. Werk vervolgens de liturgie, liederen, presentatie en techniek uit. Pas als het verwachte aantal bezoekers en dieetwensen bekend zijn, bestel je catering en plan je koffie, thee, hapjes en dranken. Reserveer de laatste uren voor opbouw, testen en een korte controle van alle materialen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Voorgangers en musici vastleggen
2 personen
3
Locatie en zaalindeling bevestigen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Kinderopvang inventariseren
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Muziek en liederen selecteren
3 personen
11
Liturgie en teksten opstellen
2 personen
12
Presentatie voorbereiden
2 personen
13
Techniek testen
2 personen
14
Catering bestellen
2 personen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Liturgieën en liedbladen printen
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
4 personen
20
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
21
Zaal schoonmaken
4 personen
22
Stoelen opstellen
4 personen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Altaartafel en lessenaar klaarmaken
2 personen
25
Decoratie ophangen
3 personen
26
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
27
Beamer en presentatie aansluiten
2 personen
28
Muziekinstrumenten opstellen
3 personen
29
Liturgieën klaarleggen
2 personen
30
Koffie en thee zetten
2 personen
31
Hapjes en beleg klaarzetten
3 personen
32
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

33
Deuren openen en gasten ontvangen
3 personen
34
Programma en liederen uitdelen
2 personen
35
Oudjaarsdienst begeleiden
5 personen
36
Geluids- en presentatietechniek bedienen
2 personen
37
Koffie en thee serveren
3 personen
38
Hapjes serveren
3 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Servies en glazen aanvullen
2 personen
41
Kinderprogramma begeleiden
3 personen
42
Avondprogramma begeleiden
4 personen
43
Middernachtmoment voorbereiden
3 personen
44
Gasten begeleiden bij vertrek
3 personen

Nazorg

45
Afval verzamelen
4 personen
46
Servies en glazen afwassen
4 personen
47
Catering opruimen
3 personen
48
Techniek afbouwen
3 personen
49
Decoratie verwijderen
3 personen
50
Stoelen en tafels terugplaatsen
4 personen
51
Zaal en keuken schoonmaken
4 personen
52
Gevonden voorwerpen verzamelen
53
Materialen retourneren
2 personen
54
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
55
Aanmeldingen en administratie archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Klaptafelsaantal 10
Biertafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Scharenaantal 4
Schaaltjesaantal 16
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 8

Apparatuur

Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledkaarsenaantal 30

Decoratie

Oudjaarsdecoratie
Tafelkledenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Plakbandaantal 4
Slingersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek niet op de avond zelf: test microfoons, microfoonstatieven, luidsprekers, mengpaneel, beamer en projectiescherm uiterlijk één dag vooraf met dezelfde aansluitingen en presentatiebestanden.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de dienst, zodat je aantallen, dieetwensen en eventuele kinderopvang kunt verwerken voordat je catering bestelt en tafels indeelt.
Maak voor de opbouw een tijdschema met minstens drie blokken: zaal en stoelen, altaartafel en lessenaar, en daarna techniek en decoratie. Zo staan lichtslingers en kabels niet meer in de weg tijdens het testen.
Zet koffie- en theepunten ruim voor aanvang klaar met koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, kopjes, glazen en kannen. Koel dranken in koelboxen en controleer of serveerschalen, schaaltjes en bestek op één plek liggen.
Print liturgieën en liedbladen met een kleine reserve boven het aantal aanmeldingen en leg ze vóór de deuren opengaan klaar. Wijs ook iemand aan die tijdens de dienst presentatie, microfoons en eventuele kabelproblemen opvangt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een oudjaarsdienst organiseren?: Leg datum, locatie, programma, voorgangers en musici bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Open daarna de aanmeldingen en plan de techniek- en vrijwilligersindeling uiterlijk 2 weken voor de dienst.
Wanneer moet ik de catering voor een oudjaarsdienst bestellen?: Bestel de catering zodra de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Controleer 2 dagen voor de dienst opnieuw het aantal personen en de boodschappenlijst.
Hoeveel stoelen en tafels heb ik nodig voor een oudjaarsdienst?: Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en zet voor de zitplaatsen ongeveer 5 procent reserve klaar. Plan daarnaast aparte tafels voor koffie, thee, hapjes en eventuele materialen bij de uitgang.
Wanneer test je de techniek voor een oudjaarsdienst?: Doe een volledige test uiterlijk 1 dag vooraf en herhaal een korte controle 60 tot 90 minuten voor aanvang. Test niet alleen geluid, maar ook beamer, projectiescherm, presentatie, verlengkabels en de positie van de microfoons.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.