Organiser un service du réveillon sans rien laisser au dernier moment
Un service du réveillon demande de coordonner un temps liturgique, la musique, l’accueil et un moment convivial. Commencez par fixer la date et le programme, puis confirmez le lieu, les officiants et les musiciens avant d’ouvrir les inscriptions. Les réponses des participants servent ensuite à prévoir les besoins alimentaires, la garde d’enfants et le nombre de bénévoles. La dernière semaine est consacrée aux textes, aux achats, au test technique et à l’installation de la salle.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Confirmer les officiants et les musiciens
2 personnes
- 3
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Ouvrir les inscriptions
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Recenser la garde d'enfants
- 9
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 10
Sélectionner la musique et les chants
3 personnes
- 11
Rédiger la liturgie et les textes
2 personnes
- 12
Préparer la présentation
2 personnes
- 13
Tester la technique
2 personnes
- 14
Commander le catering
2 personnes
- 15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 16
Imprimer les liturgies et les feuilles de chants
2 personnes
- 17
Faire les courses
3 personnes
- 18
Refroidir les boissons
2 personnes
- 19
Préparer les en-cas
4 personnes
- 20
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
- 21
Nettoyer la salle
4 personnes
- 22
Installer les chaises
4 personnes
- 23
Installer les tables
3 personnes
- 24
Préparer la table d’autel et le pupitre
2 personnes
- 25
Installer la décoration
3 personnes
- 26
Installer le système de sonorisation
3 personnes
- 27
Brancher le projecteur et la présentation
2 personnes
- 28
Installer les instruments de musique
3 personnes
- 29
Préparer les liturgies
2 personnes
- 30
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 31
Préparer les en-cas et les garnitures
3 personnes
- 32
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Événement
- 33
Ouvrir les portes et accueillir les invités
3 personnes
- 34
Distribuer le programme et les chants
2 personnes
- 35
Encadrer le service du Nouvel An
5 personnes
- 36
Gérer le son et la technique de présentation
2 personnes
- 37
Servir le café et le thé
3 personnes
- 38
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 40
Réapprovisionner la vaisselle et les verres
2 personnes
- 41
Encadrer le programme pour enfants
3 personnes
- 42
Encadrer le programme du soir
4 personnes
- 43
Préparer le moment de minuit
3 personnes
- 44
Accompagner les invités au départ
3 personnes
Suivi
- 45
Rassembler les déchets
4 personnes
- 46
Laver la vaisselle et les verres
4 personnes
- 47
Ranger le service traiteur
3 personnes
- 48
Démonter la technique
3 personnes
- 49
Retirer la décoration
3 personnes
- 50
Remettre les chaises et les tables en place
4 personnes
- 51
Nettoyer la salle et la cuisine
4 personnes
- 52
Rassembler les objets trouvés
- 53
Retourner les matériels
2 personnes
- 54
Ranger le stock restant
2 personnes
- 55
Archiver les inscriptions et l’administration
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 80
- Tables pliantesqté 10
- Tables de bièreqté 4
- Portantsqté 2
- Tabouretsqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 100
- Assiettesqté 100
- Couteauxqté 100
- Fourchettesqté 100
- Cuillèresqté 100
- Cuillères de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Ciseauxqté 4
- Petits bolsqté 16
- Plateaux de serviceqté 12
- Carafesqté 8
Équipement
- Microphonesqté 3
- Pieds de microqté 3
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Rallongesqté 6
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Bougies LEDqté 30
Décoration
- Décoration du Nouvel An
- Nappesqté 10
- Ballonsqté 100
- Ruban à ballonsqté 2
- Ruban adhésifqté 4
- Guirlandesqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez les horaires du service, du repas et du rangement, puis indiquez une date limite d’inscription située environ 7 jours avant le réveillon.
- Traitez les inscriptions au fur et à mesure. Demandez le nombre de participants, les besoins alimentaires et les besoins de garde d’enfants ; relancez les personnes qui n’ont pas répondu 10 à 14 jours avant l’événement.
- Ne laissez pas la liturgie et les chants pour la veille. Rédigez les textes, préparez la présentation et imprimez les feuilles au plus tard 2 jours avant, après validation par les officiants.
- Testez toute la technique dans la salle, et non sur une table séparée : microphones, pieds, haut-parleurs, table de mixage, vidéoprojecteur, écran et rallonges doivent être vérifiés au moins 48 heures avant.
- Organisez l’installation en deux temps : nettoyez la salle et préparez les tables, chaises, décoration et espace café la veille ; refroidissez les boissons et préparez les en-cas le jour même, quelques heures avant l’accueil.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un service du réveillon ?
- Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une clôture des inscriptions environ 7 jours avant, afin d’ajuster le catering, les tables et les équipes bénévoles.
- Quand commander le catering pour le réveillon ?
- Passez la commande dès que le nombre de participants est suffisamment stable, généralement 10 à 14 jours avant. Confirmez ensuite les quantités et les besoins alimentaires 3 à 5 jours avant l’événement.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?
- Comptez au moins 2 heures pour nettoyer, placer les tables et les chaises, installer la table d’autel, le pupitre et la décoration. Ajoutez 30 à 45 minutes si la technique ou la projection doit être montée et testée sur place.
- Quand préparer les boissons et le café pour un service du réveillon ?
- Refroidissez les boissons la veille, surtout si les glacières ont besoin de temps pour atteindre la bonne température. Préparez l’espace café et thé le jour même, environ 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants, puis remplissez les thermos juste avant le service.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !