Cómo organizar un Servicio de Nochevieja sin imprevistos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Incluye la hora de llegada, el comienzo de la liturgia, la música, la recepción y la hora prevista de finalización para que los participantes sepan qué esperar.
• Pide las preferencias dietéticas al inscribirse y entrega el número definitivo al catering con varios días de margen. Guarda una lista separada para comprobar que las opciones especiales llegan a la mesa correcta.
• Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes: micrófonos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, proyector, pantalla y cables alargadores. Prueba también la presentación desde el lugar donde se utilizará.
• No dejes el montaje para la última hora. Reserva entre 2 y 3 horas para limpiar la sala, colocar sillas y mesas, preparar el altar y el atril, colgar las guirnaldas y montar el punto de café y té.
• Asigna responsables con nombre para las inscripciones, el cuidado infantil, la música, la liturgia, la cocina y la técnica. Prepara bebidas frías y aperitivos antes de que lleguen los invitados, porque durante el servicio nadie podrá ocuparse de todo a la vez.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Servicio de Nochevieja?

Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, confirmar el lugar, los músicos y los celebrantes, y enviar las invitaciones. Deja cerrados el catering, los voluntarios y la técnica al menos 7 días antes.

¿Cuándo debo cerrar las inscripciones y las preferencias dietéticas?

Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del servicio. Usa ese mismo plazo para confirmar alergias, dietas y necesidades de cuidado infantil, y entrega el número final al catering.

¿Cuánto tiempo necesito para preparar la sala?

Calcula entre 2 y 3 horas para limpiar, colocar sillas y mesas, preparar el altar y el atril, organizar la recepción y montar la decoración. Si también instalas proyector y sonido, añade 60 minutos para una prueba completa.

¿Cuándo hay que probar el sonido y la presentación?

Haz una primera prueba 24 horas antes y otra breve el mismo día, al menos 60 minutos antes de la llegada del público. Comprueba cada micrófono, los altavoces, la mesa de mezclas, el proyector, la pantalla y los cables.

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