Ouder-kindmiddag organiseren: checklist

Een ouder-kindmiddag vraagt om meer voorbereiding dan alleen activiteiten klaarzetten. Je regelt vooraf een geschikte ruimte, een helder programma, aanmeldingen, dieetwensen en voldoende begeleiding. Daarna volgen de praktische details: naamlabels, routeborden, spelmaterialen, catering en een plan voor wisselvallig weer. Met deze checklist werk je stap voor stap van eerste reserveringen naar een soepel verloop op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Ruimtes en terrein reserveren
Activiteiten selecteren
3 personen
Leveranciers reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Activiteitenbegeleiders indelen
2 personen
Definitieve bezoekerslijst maken
Programma naar deelnemers sturen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Spelmaterialen sorteren
2 personen
Naamlabels voorbereiden
2 personen
Routeborden maken
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten opslaan
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Dips en sauzen portioneren
2 personen
Dessert portioneren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Activiteitenstations inrichten
5 personen
Knutseltafels inrichten
2 personen
Sportveld uitzetten
2 personen
Speurtocht uitzetten
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Toiletten controleren
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Naamlabels klaarleggen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen

Event

Inloop en registratie begeleiden
3 personen
Naamlabels uitdelen
2 personen
Welkom en programma toelichten
Koffie en thee serveren
2 personen
Kinderen bij knutselactiviteit begeleiden
3 personen
Sportactiviteiten begeleiden
4 personen
Spelletjes begeleiden
3 personen
Speurtocht begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes presenteren
3 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Prijsjes uitdelen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Muziek verzorgen
Dessert en fruit serveren
3 personen
Gezamenlijke afsluiting begeleiden
2 personen
Uitloop en vertrek begeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Activiteitenmateriaal opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten veilig opslaan
Gevonden voorwerpen teruggeven

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 10
Stoelaantal 90
Buffettafelaantal 3
Krukaantal 8
Tafellinnenaantal 12

Servies

Herbruikbaar bordaantal 100
Herbruikbare komaantal 90
Herbruikbare bekeraantal 120
Koffiekopaantal 50
Theeglasaantal 50
Besteksetaantal 100
Opscheplepelaantal 12
Schaalaantal 16
Kanaantal 8

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskanaantal 6
Snijplankaantal 4
Keukenmesaantal 6
Koelboxaantal 4
Serveertangaantal 8
Broodmandaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Microfoon
Verlengkabelaantal 6
Stekkerdoosaantal 4
Oplaadbare powerbankaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Welkomstbord
Routebordaantal 10
Naamlabelhouderaantal 100
Naamlabelsaantal 100
Tafeldecoratieaantal 12

Verlichting

Lichtslingeraantal 6
LED-lantaarnaantal 8

Sportmateriaal

Voetbalaantal 4
Basketbalaantal 2
Softbalaantal 6
Hoepelaantal 12
Pionaantal 30
Springtouwaantal 12
Estafettestokaantal 8
Veldmarkeringaantal 2

Spelmateriaal

Gezelschapsspelaantal 12
Puzzelaantal 8
Speurtochtkaartaantal 40
Stempelkaartaantal 100
Kleurpotloodsetaantal 20
Schaaraantal 20
Lijmstiftaantal 30
Knutselpapieraantal 10
Verfschortaantal 20

Veiligheid

EHBO-doos
Zaklampaantal 4
Afzetlintaantal 2
Antislipmataantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld per activiteit de starttijd, duur en leeftijdsgroep, zodat ouders weten wat ze kunnen verwachten en begeleiders gericht worden ingedeeld.
Open het aanmeldformulier uiterlijk drie weken vooraf en vraag meteen naar dieetwensen. Maak na de sluitingsdatum één definitieve bezoekerslijst en stuur het programma opnieuw naar de deelnemers.
Plan per activiteit minimaal één begeleider en wijs daarnaast iemand aan voor ontvangst en praktische vragen. Naamlabels en routeborden voorkomen dat gezinnen bij de verkeerde ruimte of activiteit terechtkomen.
Controleer materialen minstens twee dagen vooraf en sorteer spelmaterialen per activiteit. Test ook de bluetoothspeaker, microfoon, verlengkabel en stekkerdoos; technische problemen worden vaak pas op de dag zelf ontdekt.
Bereid hapjes zo veel mogelijk de dag ervoor voor: was en snijd groenten, portioneer dips en sauzen en zet dessert klaar. Bewaar koelproducten in een koelbox of koelkast en controleer op de ochtend zelf de weersverwachting voor de partytent en buitenactiviteiten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ouder-kindmiddag organiseren?: Begin bij voorkeur vier tot zes weken vooraf met datum, programma, ruimte en terrein. Verstuur de uitnodigingen ongeveer drie weken voor de middag en sluit de aanmeldingen uiterlijk één week vooraf.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een ouder-kindmiddag?: Plan minimaal één activiteitenbegeleider per activiteit en houd daarnaast één persoon vrij voor ontvangst en onverwachte vragen. Bij meerdere groepen is een extra coördinator verstandig, zodat wisselen en pauzes geen gaten in de bezetting veroorzaken.
Wanneer moet ik dieetwensen voor de ouder-kindmiddag verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer de lijst opnieuw zodra de inschrijving sluit. Doe dat uiterlijk één week vooraf, zodat je hapjes, dips, dessert en eventuele alternatieven nog kunt aanpassen.
Wat moet ik twee dagen voor een ouder-kindmiddag controleren?: Controleer 48 uur vooraf de bezoekerslijst, weersverwachting, materialen, spelmaterialen en technische apparatuur. Doe ook de boodschappen en leg koelproducten, servies en cateringmaterialen zo klaar dat je op de ochtend zelf alleen nog hoeft op te bouwen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.