Checklist pour organiser un après-midi parent-enfant

Un après-midi parent-enfant demande surtout une bonne coordination entre les activités, les familles et les bénévoles. Commence par fixer la date, le programme et les espaces, puis ouvre rapidement les inscriptions pour connaître le nombre d’enfants et les besoins alimentaires. La semaine précédente, confirme les animateurs, la météo, le matériel et les achats. Le jour même, prévois un accueil identifiable, des activités réparties clairement et des encas déjà portionnés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver les espaces et le terrain
Sélectionner les activités
3 personnes
Réserver les fournisseurs
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les animateurs d'activités
2 personnes
Établir la liste définitive des visiteurs
Envoyer le programme aux participants
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Trier le matériel de jeu
2 personnes
Préparer les badges nominaux
2 personnes
Créer les panneaux de direction
Faire les courses
3 personnes
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Laver et couper les légumes
3 personnes
Répartir les dips et les sauces en portions
2 personnes
Portionner le dessert
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les postes d’activités
5 personnes
Aménager les tables de bricolage
2 personnes
Délimiter le terrain de sport
2 personnes
Mettre en place la chasse au trésor
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Préparer les étiquettes nominatives
Briefer les bénévoles
3 personnes
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Gérer l'accueil et l'enregistrement
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Accueil et présentation du programme
Servir le café et le thé
2 personnes
Encadrer les enfants lors de l’activité manuelle
3 personnes
Encadrer les activités sportives
4 personnes
Animer les jeux
3 personnes
Encadrer la chasse au trésor
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Présenter les amuse-bouches
3 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Distribuer les prix
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Fournir la musique
Servir le dessert et les fruits
3 personnes
Animer la clôture collective
2 personnes
Encadrer la sortie et le départ
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Ranger le matériel d'activités
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
Restituer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Table plianteqté 10
Chaiseqté 90
Table de buffetqté 3
Tabouretqté 8
Nappesqté 12

Vaisselle

Assiette réutilisableqté 100
Bol réutilisableqté 90
Gobelet réutilisableqté 120
Tasse à caféqté 50
Verre à théqté 50
Set de couvertsqté 100
Cuillère de serviceqté 12
Platqté 16
Carafeqté 8

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Thermosqté 6
Planche à découperqté 4
Couteau de cuisineqté 6
Glacièreqté 4
Pince de serviceqté 8
Corbeille à painqté 6

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Microphone
Rallonge électriqueqté 6
Multipriseqté 4
Batterie externe rechargeableqté 2

Décoration

Guirlande de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Panneau d’orientationqté 10
Porte-étiquette de nomqté 100
Étiquettes nominativesqté 100
Décoration de tableqté 12

Éclairage

Guirlande lumineuseqté 6
Lanterne LEDqté 8

Matériel de sport

Footballqté 4
Basket-ballqté 2
Softballqté 6
Cerceauqté 12
Côneqté 30
Corde à sauterqté 12
Témoin de relaisqté 8
Marquage du terrainqté 2

Matériel de jeu

Jeu de sociétéqté 12
Puzzleqté 8
Carte de chasse au trésorqté 40
Carte à tamponnerqté 100
Set de crayons de couleurqté 20
Ciseauxqté 20
Bâton de colleqté 30
Papier de bricolageqté 10
Tablier de peintureqté 20

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampe de pocheqté 4
Ruban de balisageqté 2
Tapis antidérapantqté 6

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions au moins trois semaines avant l’événement. Demande le nombre d’enfants et d’adultes, les allergies et les besoins alimentaires afin d’établir une liste définitive sans devoir relancer les familles.
Répartis les animateurs avant d’envoyer le programme final. Prévois au moins un responsable par activité et transmets les horaires ainsi que le point de rendez-vous au plus tard trois jours avant.
Vérifie la météo 48 heures avant, surtout si une tente, un terrain ou des activités extérieures sont prévus. Garde une solution de repli clairement indiquée dans le programme envoyé aux participants.
Prépare les badges, les panneaux de direction et le matériel de jeu la veille. Teste aussi l’enceinte, le microphone, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des familles.
Fais les courses deux jours avant et stocke immédiatement les produits réfrigérés. Lave et coupe les légumes, répartis les dips en portions et portionne le dessert le jour précédent pour éviter une file d’attente au buffet.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un après-midi parent-enfant ?: Commence l’organisation quatre à six semaines avant la date. Réserve les espaces et les fournisseurs dès que le programme est défini, puis ouvre les inscriptions au moins trois semaines à l’avance.
Quand envoyer les invitations pour un après-midi parent-enfant ?: Envoie les invitations trois semaines avant l’événement, avec un délai d’inscription d’environ dix jours. Tu auras ainsi le temps de traiter les réponses, les allergies et les besoins alimentaires avant les achats.
Quand vérifier le matériel et préparer les encas ?: Contrôle tout le matériel la veille, notamment les jeux, les tables, les chaises et le matériel audio. Prépare les encas et les portions alimentaires le jour précédent, puis conserve les produits réfrigérés au froid jusqu’au service.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour les activités ?: Prévois au minimum un animateur par activité et une personne supplémentaire pour l’accueil et les imprévus. Pour un groupe de plus de 20 enfants, ajoute un bénévole de coordination afin de gérer les changements et les déplacements.

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