Checklist voor een orkestconcert organiseren

Een orkestconcert organiseren vraagt meer dan een orkest en een zaal vastleggen. Je moet vroeg keuzes maken over datum, dirigent, repertoire, auteursrechten en ticketverkoop, terwijl techniek en publieksontvangst later op elkaar moeten aansluiten. Deze checklist volgt de praktische volgorde van voorbereiding tot concertdag. Je vindt ook aandachtspunten die vaak te laat worden geregeld, zoals muziekpartijen, technische eisen, route-informatie en de controle van stoelen, lessenaars en verlichting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Concertdatum bevestigen
Locatie reserveren
Orkest vastleggen
Dirigent bevestigen
Repertoire samenstellen
2 personen
Auteursrechten melden
Programma-informatie verzamelen
2 personen
Ticketprijs vaststellen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Concert online publiceren
Promotiemateriaal verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
Orkestlijst controleren
Partijen controleren
3 personen
Technische eisen inventariseren
2 personen
Techniek reserveren
Catering bestellen
Programmaboekjes bestellen
Routebeschrijving versturen
Bezoekerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Programmaboekjes ophalen
Dranken koelen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Orkeststoelen plaatsen
3 personen
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
Dirigentenplek inrichten
2 personen
Techniek aansluiten
3 personen
Licht instellen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Orkest ontvangen
2 personen
Instrumenten plaatsen
4 personen
Soundcheck uitvoeren
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Entreebalie bemannen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Concert aankondigen
Deuren sluiten
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzecatering serveren
4 personen
Publiek terug naar zaal begeleiden
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen
Orkest uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Instrumenten verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Stoelen opruimen
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Garderobe afbouwen
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Restanten opslaan
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Bezoekersstoelenaantal 180
Orkeststoelenaantal 45
Dirigentenstoel
Entreetafelaantal 2
Cateringtafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 180

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 45
Dirigentenlessenaar
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Muzieklessenaarlampenaantal 45
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Pianobank
Metronoom

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Entreeverlichtingaantal 2
Batterijlampenaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 30
Koffielepelsaantal 60
Gebaksbordjesaantal 60
Serveerplateausaantal 8
Waterkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Opscheptangenaantal 8

Decoratie

Programmaboekjesaantal 200
Entreepostersaantal 6
Pijlbordenaantal 10
Tafelkledenaantal 6
Naamkaartjesaantal 50
Bloemstukkenaantal 4

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerbestekaantal 8
Kurkentrekkeraantal 2
Flessenopenersaantal 3

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg orkest, dirigent, locatie en concertdatum eerst vast; reserveer daarna tijd voor repertoire, auteursrechten en het verzamelen van programma-informatie. Zo voorkom je dat uitnodigingen uitgaan voordat de inhoud definitief is.
Controleer de orkestlijst en alle partijen uiterlijk enkele weken voor het concert. Vraag de technische eisen van het orkest op voordat je microfoons, mengpaneel, luidsprekers, muzieklessenaars en verlengkabels reserveert.
Open het aanmeldformulier zodra ticketprijs, programma en locatiegegevens klaar zijn. Verwerk aanmeldingen wekelijks en sluit de lijst op tijd om de bezoekersstoelen, catering en geprinte bezoekerslijst te kunnen afstemmen.
Plan de publieksroute apart van het podium: richt entree, garderobe en catering in met een entree- en cateringtafel, garderoberekken en verlichting. Verstuur de routebeschrijving uiterlijk enkele dagen voor het concert.
Bestel programmaboekjes niet op het laatste moment. Plan ophalen of levering minimaal één werkdag vóór het concert en controleer dan meteen of stoelen, lessenaarlampen, kabelgoten, gaffer tape, waterkannen en glazen aanwezig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een orkestconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met datum, locatie, orkest en dirigent. Plan repertoire, auteursrechten en ticketverkoop daarna in de eerste voorbereidingsfase, zodat je minstens enkele weken hebt voor promotie en aanmeldingen.
Wanneer moet ik auteursrechten voor een orkestconcert regelen?: Regel de auteursrechten zodra het repertoire definitief is, bij voorkeur enkele maanden vóór het concert. Wacht niet tot de programmaboekjes worden besteld: de benodigde programma-informatie moet dan al compleet zijn.
Wanneer reserveer ik techniek voor een orkestconcert?: Inventariseer de technische eisen uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf en reserveer daarna de benodigde techniek. Controleer vóór de concertdag of microfoons, statieven, mengpaneel, luidsprekers, kabels en verlichting op locatie passen.
Wanneer bestel ik programmaboekjes voor een orkestconcert?: Bestel de programmaboekjes zodra repertoire, auteursrechten en programma-informatie vaststaan, meestal 2 tot 3 weken vóór het concert. Haal ze minimaal één werkdag vooraf op, zodat je fouten nog kunt signaleren en herstellen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.