Checklist pour organiser un concert d’orchestre
Un concert d’orchestre demande de coordonner la salle, les musiciens, le chef, le programme et l’accueil du public dans le bon ordre. Commencez par confirmer la date, réserver le lieu et l’orchestre, puis avancez vers les droits d’auteur, la billetterie et la communication. Les dernières semaines servent surtout à vérifier les partitions, la technique, le catering et les besoins des bénévoles. Cette checklist vous aide à ne rien laisser au dernier moment.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date du concert
Réserver le lieu
Réserver l’orchestre
Confirmer le chef d’orchestre
Composer le répertoire
2 personnes
Déclarer les droits d’auteur
Recueillir les informations sur le programme
2 personnes
Fixer le prix du billet
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le concert en ligne
Distribuer le matériel promotionnel
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
Vérifier la liste de l’orchestre
Vérifier les parties
3 personnes
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Réserver la technique
Commander le catering
Commander les livrets du programme
Envoyer les indications d'accès
Imprimer la liste des visiteurs
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les livrets du programme
Refroidir les boissons
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les chaises d’orchestre
3 personnes
Installer les pupitres
3 personnes
Aménager la place du chef d’orchestre
2 personnes
Brancher la technique
3 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer les livrets de programme
2 personnes
Accueillir l’orchestre
2 personnes
Installer les instruments
4 personnes
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Tenir le comptoir d'accueil
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Annoncer le concert
Fermer les portes
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le service de pause
4 personnes
Reconduire le public dans la salle
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Faire ses adieux à l’orchestre
2 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les instruments
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les chaises
4 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Démonter le vestiaire
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Ranger les restes
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaises pour les visiteursqté 180
- Chaises d’orchestreqté 45
- Chaise de chef d’orchestre
- Table d’accueilqté 2
- Tables de cateringqté 4
- Portantsqté 3
- Cintresqté 180
Équipement
- Pupitres de musiqueqté 45
- Pupitre de chef d’orchestre
- Microphonesqté 3
- Pieds de microqté 3
- Table de mixage
- Haut-parleursqté 2
- Lampes de pupitre pour musiciensqté 45
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Goulottes de câblesqté 6
- Ruban gafferqté 4
- Banc de piano
- Métronome
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 6
- Éclairage d’entréeqté 2
- Lampes à batterieqté 6
Vaisselle
- Verres à eauqté 60
- Tasses à caféqté 60
- Verres à théqté 30
- Cuillères à caféqté 60
- Assiettes à pâtisserieqté 60
- Plateaux de serviceqté 8
- Carafes d’eauqté 8
- Thermosqté 6
- Pince de serviceqté 8
Décoration
- Brochures du programmeqté 200
- Affiches d’entréeqté 6
- Panneaux indicateursqté 10
- Nappesqté 6
- Badges nominatifsqté 50
- Compositions floralesqté 4
Cuisine
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Couverts de serviceqté 8
- Tire-bouchonqté 2
- Tire-bouchonsqté 3
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Sets de balaiqté 2
- Serpillièresqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date et le lieu avant d’annoncer le concert. Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer l’orchestre, le chef, le répertoire et les conditions techniques.
- Fixez le prix du billet avant d’ouvrir les inscriptions. Lorsque le formulaire est en ligne, recueillez aussi les besoins alimentaires afin de commander le catering sur une base réelle.
- Demandez rapidement la liste complète de l’orchestre et vérifiez les parties musicales. Comptez les pupitres, les chaises d’orchestre, les lampes de pupitre et les prises électriques avant la réservation de la technique.
- Ne repoussez pas les indications d’accès : envoyez-les 5 à 7 jours avant le concert. Elles doivent préciser l’entrée du public, l’horaire d’arrivée de l’orchestre et le point de rendez-vous des bénévoles.
- Gardez les livrets du programme pour les derniers contrôles. Imprimez la liste des visiteurs la veille, récupérez les livrets avant l’ouverture des portes et préparez l’accueil avec une table, des verres d’eau et l’éclairage nécessaire.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’orchestre ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et l’orchestre, composer le répertoire, déclarer les droits d’auteur, ouvrir les inscriptions et régler la technique.
- Quand réserver la salle et l’orchestre pour un concert ?
- Réservez-les dès que la date envisagée est connue, de préférence 3 mois avant le concert. La disponibilité de la salle conditionne ensuite les répétitions, l’installation des chaises et la réservation du matériel technique.
- Quand ouvrir les inscriptions pour un concert d’orchestre ?
- Ouvrez le formulaire environ 4 à 6 semaines avant le concert. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, d’ajuster le catering et d’imprimer la liste des visiteurs avant l’accueil.
- Quand vérifier la technique et les partitions ?
- Faites un premier recensement 2 à 3 semaines avant, puis une vérification finale dans les 3 à 5 jours précédant le concert. Contrôlez notamment les microphones, haut-parleurs, rallonges, pupitres, lampes et parties musicales.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !