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Orchesterkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Orchesterkonzert braucht mehr als ein gebuchtes Ensemble und einen reservierten Saal. Du musst Repertoire, Urheberrechte, Technik, Sitzplätze, Einlass und Verpflegung so koordinieren, dass am Konzerttag nichts zwischen Orchester und Publikum fehlt. Plane die organisatorischen Grundlagen mehrere Monate vorher und schließe offene Punkte spätestens in der letzten Woche. Die Checkliste führt dich durch Anmeldung, Werbung, Bühnenaufbau und Nachkontrolle.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Konzertdatum bestätigen

  • Location reservieren

  • Orchester buchen

  • Dirigenten bestätigen

  • Repertoire zusammenstellen

    2 Personen

  • Urheberrechte melden

  • Programminformationen sammeln

    2 Personen

  • Ticketpreis festlegen

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Konzert online veröffentlichen

  • Werbematerial verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

  • Orchesterliste prüfen

  • Partien kontrollieren

    3 Personen

  • Technische Anforderungen erfassen

    2 Personen

  • Technik reservieren

  • Catering bestellen

  • Programmhefte bestellen

  • Wegbeschreibung versenden

  • Besucherliste ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Programmhefte abholen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Orchesterstühle aufstellen

    3 Personen

  • Notenständer aufstellen

    3 Personen

  • Dirigentenplatz einrichten

    2 Personen

  • Technik anschließen

    3 Personen

  • Licht einstellen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Programmhefte bereitlegen

    2 Personen

  • Orchester empfangen

    2 Personen

  • Instrumente aufstellen

    4 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Eingangstheke besetzen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Konzert ankündigen

  • Türen schließen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausencatering servieren

    4 Personen

  • Publikum zurück in den Saal begleiten

    2 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

  • Orchester verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Instrumente zusammentragen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Garderobe abbauen

    2 Personen

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

  • Reste einlagern

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Besucher-StühleAnz. 180
  • OrchesterstühleAnz. 45
  • Dirigentenstuhl
  • EmpfangstischAnz. 2
  • Catering-TischeAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 3
  • KleiderbügelAnz. 180

Ausstattung

  • NotenpulteAnz. 45
  • Dirigentenpult
  • MikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 2
  • Lampen für NotenpulteAnz. 45
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 6
  • Gaffer TapeAnz. 4
  • Klavierbank
  • Metronom

Beleuchtung

  • BühnenstrahlerAnz. 6
  • EingangsbeleuchtungAnz. 2
  • BatterielampenAnz. 6

Geschirr

  • WassergläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TeegläserAnz. 30
  • KaffeelöffelAnz. 60
  • TortenplattenAnz. 60
  • ServierplattenAnz. 8
  • WasserkannenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8

Dekoration

  • ProgrammhefteAnz. 200
  • EintrittsplakateAnz. 6
  • WegweiserAnz. 10
  • TischdeckenAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 50
  • BlumenarrangementsAnz. 4

Küche

  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierbesteckAnz. 8
  • KorkenzieherAnz. 2
  • FlaschenöffnerAnz. 3

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 12
  • BesensetsAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Datum, Location, Orchester und Dirigent mehrere Monate vor dem Konzert schriftlich. Kläre dabei auch, welche Räume, Stühle und Zeiten für Aufbau, Probe und Einlass tatsächlich verfügbar sind.
  • Sammle Repertoire und Programminformationen frühzeitig und melde die Urheberrechte, bevor du Einladungen oder Online-Ankündigungen veröffentlichst. Prüfe außerdem, ob alle Partien für die eingeplante Orchesterbesetzung vorhanden sind.
  • Plane die Technik nicht nur nach der Raumgröße: Erfasse Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Notenpultleuchten, Verlängerungskabel und Kabelkanäle. Vereinbare spätestens 7 Tage vorher einen Technikcheck mit einer verantwortlichen Person.
  • Schließe Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Helfereinteilung spätestens 3 Tage vor dem Konzert ab. Drucke danach die Besucherliste und bestelle beziehungsweise hole Programmhefte mit der finalen Teilnehmerzahl ab.
  • Kontrolliere am Konzerttag vor dem Einlass zuerst die Sitzordnung für Publikum und Orchester, dann Beleuchtung, Notenpulte und Wasserkannen. Lege Empfangstisch, Garderobe und Catering so an, dass Wege nicht durch Kabel oder Instrumente blockiert werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Orchesterkonzert organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Datum, Location, Orchester und Dirigent. Repertoire, Rechte, Ticketpreis und Technik sollten spätestens 6 Wochen vor dem Konzert feststehen.
Wann muss die Technik für ein Orchesterkonzert gebucht werden?
Reserviere Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher und benötigte Beleuchtung mindestens 4 Wochen vorher. Führe spätestens 7 Tage vor dem Konzert einen Abgleich der technischen Anforderungen mit der Location durch.
Wie viele Getränke braucht man für ein Orchesterkonzert?
Plane für Musiker und Helfer während Probe und Konzert etwa 0,5 bis 0,75 Liter Wasser pro Person ein. Für den Empfang kannst du zusätzlich 2 bis 3 Getränke pro Person für die erste Stunde kalkulieren.
Wann sollte man Programmhefte und Besucherliste vorbereiten?
Schließe die Anmeldungen 3 bis 5 Tage vor dem Konzert und drucke danach die Besucherliste. Bestelle die Programmhefte so, dass sie spätestens am Vortag abgeholt oder geliefert werden können.

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