Zo organiseer je een oriëntatiewandeling

Begin met een haalbare route, een vaste start- en finishlocatie en een duidelijk tijdschema voor de groepen. Loop de route vooraf volledig na: controleer niet alleen de afstand, maar ook kruisingen, rustpunten, opdrachten en plekken waar markeringen kunnen verdwijnen. Werk daarna de deelnemersinformatie, posten en materialen uit. Plan een alternatief bij slecht weer en geef begeleiders per post een compleet pakket, zodat op de dag zelf niemand nog hoeft te zoeken naar routekaarten, stempels of opdrachten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Route op kaart uitwerken
2 personen
5
Rustpunten bepalen
2 personen
6
Oriëntatieopdrachten samenstellen
2 personen
7
Route vooraf proeflopen
3 personen
8
Routebeschrijving aanpassen
2 personen
9
Startgroepen en tijdsloten indelen
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
14
Vrijwilligers voor posten indelen
2 personen
15
Routekaarten ontwerpen
2 personen
16
Routekaarten afdrukken
2 personen
17
Opdrachtkaarten afdrukken
2 personen
18
Deelnemerslijst afdrukken
19
Weersverwachting controleren
20
Alternatieve route klaarzetten
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Materialen verzamelen
3 personen
23
Materialen per post sorteren
3 personen
24
Pakketten voor begeleiders maken
2 personen
25
Koelboxen vullen
2 personen
26
Route nogmaals controleren
2 personen
27
Markeringen langs de route plaatsen
4 personen
28
Controleposten inrichten
4 personen
29
Start- en finishterrein opbouwen
6 personen
30
Partytenten opzetten
4 personen
31
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
32
Inschrijftafel inrichten
2 personen
33
Infobord en routekaart plaatsen
2 personen
34
Catering klaarzetten
3 personen
35
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
36
Deelnemerspakketten klaarleggen
2 personen
37
Briefing voor begeleiders geven
6 personen
38
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen

Event

39
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
40
Deelnemers registreren
2 personen
41
Routekaarten uitdelen
2 personen
42
Startinstructies geven
2 personen
43
Startgroepen laten vertrekken
2 personen
44
Controleposten bemannen
6 personen
45
Routeverkeer begeleiden
2 personen
46
Deelnemers onderweg informeren
4 personen
47
Water en fruit uitdelen
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Hapjes serveren
2 personen
51
Finishregistratie bijhouden
2 personen
52
Antwoorden van opdrachten innemen
2 personen
53
Aankomstdeelnemers verwelkomen
2 personen
54
Verloren voorwerpen registreren
55
Route vrijgeven na laatste groep
2 personen
56
Laatste wandelaars binnenhalen
2 personen
57
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
58
Afsluiting aankondigen

Nazorg

59
Markeringen langs de route verwijderen
4 personen
60
Controleposten afbreken
4 personen
61
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
62
Partytenten afbreken
4 personen
63
Servies en materialen verzamelen
3 personen
64
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
65
Servies afwassen
2 personen
66
Terrein schoonmaken
4 personen
67
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
68
Materialen terugbrengen
3 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Routecontrole na afloop uitvoeren
2 personen
71
Gevonden voorwerpen afhandelen
72
Bedankbericht aan deelnemers sturen
73
Uitslag van de opdrachten delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Mobiele geluidsboxenaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Sportmateriaal

Kompasaantal 20
Routepijlenaantal 60
Markeerlintaantal 12
Pionnenaantal 24
Stempelpostenaantal 8
Stempelkussensaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 8
Reflectiehesjesaantal 12
Wandelstokkenaantal 6
Waterdichte routehoezenaantal 30
Klembordenaantal 12
Pennenaantal 40
Prijzenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare koffiebekersaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Schenkkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermosbekers voor onderwegaantal 12
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Tangen en opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Welkomstbord
Infobordenaantal 4
Routekaarten op groot formaataantal 2
Tafelnummersaantal 8
Naamstickersaantal 80
Touwaantal 2
Tie-wrapsaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4
Desinfecterende doekjesaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 6
Zaklampenaantal 8
Veiligheidspionnenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Proefloop de volledige route uiterlijk één week vooraf en noteer per post de exacte opdracht, benodigde spullen en verwachte doorlooptijd. Pas daarna de routebeschrijving aan; kaart en werkelijkheid lopen anders snel uiteen.
Plan startgroepen of tijdsloten met voldoende tussenruimte. Reken per groep op de verwachte wandeltijd plus minimaal 15 minuten voor opdrachten, zoeken en een korte rustpauze.
Maak voor elke begeleider één pakket met opdrachtkaarten, route-informatie, pennen, een klembord en het materiaal van die post. Zo voorkom je dat op de ochtend zelf nog spullen tussen tafels en tassen worden verdeeld.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en zet dan de alternatieve route klaar. Denk ook aan waterdichte routehoezen, verlichting en een plek waar deelnemers bij regen kunnen schuilen.
Verstuur de deelnemersinformatie uiterlijk drie dagen voor de wandeling. Zet daarin starttijd, verzamelpunt, route-instructies, wat deelnemers moeten meenemen en hoe je omgaat met dieetwensen of wijzigingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een oriëntatiewandeling te organiseren?: Reken op 3 tot 4 weken voor een wandeling met meerdere posten en startgroepen. Plan de proefloop uiterlijk één week vooraf en sluit de deelnemersinformatie minimaal 3 dagen voor de start af.
Hoeveel startgroepen plan je bij een oriëntatiewandeling?: Dat hangt af van de route en de posten, maar houd bij drukke opdrachten minstens 10 tot 15 minuten tussen groepen aan. Zo staan deelnemers niet tegelijk bij dezelfde stempelpost en blijven begeleiders het overzicht houden.
Wanneer moet je de route van een oriëntatiewandeling proeflopen?: Loop de volledige route uiterlijk 7 dagen vooraf en nogmaals kort na een grote weersverandering of werkzaamheden. Controleer op de dag zelf de start, finish en opvallende markeringen voordat de eerste groep vertrekt.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een oriëntatiewandeling?: Neem 48 uur vooraf een besluit op basis van de weersverwachting en zet een alternatieve route klaar. Bescherm routekaarten met waterdichte hoezen en regel een beschutte plek bij start of finish voor deelnemers en materiaal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.